Rapport par achat

Créer le rapport Par achat

Introduction : Qu'est-ce que le rapport Par achat ?

Le rapport Par achat est un fichier Excel avec un aperçu de tout ce que vous avez acheté dans une période déterminée. Vous voyez exactement quels produits vous avez achetés chez quels fournisseurs, combien de pièces et à quels prix. Vous pouvez filtrer et trier ce rapport dans Excel pour faire des analyses.

Pourquoi utiliser le rapport Par achat ?

Vous voulez utiliser ce rapport parce que :

Vous obtenez un aperçu complet de tous vos achats sur une période
Vous pouvez analyser ce que vous achetez le plus
Vous pouvez comparer les prix de différents fournisseurs
Vous pouvez voir quels produits ne sont pas encore vendus (quantité restante)
Vous pouvez l'exporter vers Excel pour le traiter davantage
Vous pouvez conserver des données d'achat historiques pour votre administration

**Avertissement important 😗* Dès que vous créez un rapport, il peut déjà être obsolète ! Les collègues peuvent avoir modifié des choses dans Easyflor entre-temps. Utilisez donc les rapports principalement pour des analyses rétrospectives, pas pour le travail quotidien. Pour des informations à jour, travaillez directement dans Easyflor.

Comment créer un rapport Par achat ?

Ouvrir les rapports

Allez dans « Rapports »
Cliquez sur « (Achats) Par achat »
Vous voyez maintenant un écran avec les paramètres du rapport

Étape 2 : Configurer les filtres

Attention : Cela peut devenir un très grand rapport !

Plus vous demandez de données, plus le fichier sera grand
Les grands fichiers prennent beaucoup de temps à créer et sont lents dans Excel
Il est plus judicieux d'utiliser des filtres pour garder le rapport plus petit

**Conseil par taille d'entreprise 😗*

**Entreprises avec 2+ employés 😗* Créez des rapports par mois (pas plus d'un mois)
**Première création de rapport 😗* Commencez petit, essayez 1 semaine ou même 1 jour
**Plus tard 😗* Une fois que vous savez quelle taille atteignent vos rapports, vous pouvez essayer des périodes plus longues

Configuration des filtres

**Obligatoire 😗*

**Adresse e-mail 😗* Saisissez votre propre adresse e-mail
- Le rapport sera envoyé à cette adresse
- Vous recevez un lien pour télécharger le fichier Excel

**Optionnel (pour rendre le rapport plus petit) 😗*

**Date de 😗* À partir de quelle date voulez-vous voir les achats ? (par exemple 1 décembre 2025)
**Date à 😗* Jusqu'à quelle date voulez-vous voir les achats ? (par exemple 31 décembre 2025)
**Fournisseur 😗* Seulement les achats d'un fournisseur spécifique
**Groupe d'articles 😗* Seulement les achats d'un groupe de produits déterminé (par exemple seulement des roses)
**Code VBN 😗* Seulement les achats avec un code VBN spécifique
**Autres filtres 😗* Selon votre système, il existe d'autres options de filtrage

**Exemple de paramètres de filtre 😗*

Date de : 1 décembre 2025
Date à : 31 décembre 2025
Adresse e-mail : jan@entreprise.fr
Reste : laisser vide (tous les fournisseurs et produits)

Étape 3 : Créer le rapport

Démarrer le rapport

Vérifiez que tous les paramètres sont corrects
Cliquez sur « Appliquer »
Le système commence maintenant à créer le rapport
Cela peut prendre du temps, surtout pour de grandes périodes

Que se passe-t-il maintenant ?

Le système collecte toutes les données d'achat de la période choisie
Celles-ci sont converties en fichier Excel
Vous recevez un e-mail avec un lien de téléchargement
Cela peut prendre de quelques minutes à une heure, selon la quantité de données

Recevoir l'e-mail

Vérifiez votre boîte de réception
Cherchez un e-mail d'Easyflor avec le rapport
Cliquez sur le lien de téléchargement dans l'e-mail
Le fichier Excel est téléchargé sur votre ordinateur

Étape 4 : Consulter et utiliser le rapport

Ouvrir Excel

Ouvrez le fichier Excel téléchargé
Vous voyez maintenant un grand aperçu avec de nombreuses lignes et colonnes
Chaque ligne est un achat

**Colonnes dans le rapport 😗*

Le rapport contient les informations suivantes (de gauche à droite) :

**Fournisseur 😗* Le nom du fournisseur (par exemple « Pépinière Jansen »)
**Code fournisseur 😗* Le code du fournisseur dans votre système
**Cultivateur 😗* Le nom du cultivateur (s'il est différent du fournisseur)
**Code VBN 😗* Le numéro VBN du produit
**Nom 😗* Le nom du produit (par exemple « Rose rouge 60cm »)
**Description 😗* Description supplémentaire du produit
**Date 😗* La date à laquelle vous avez acheté le produit
**Quantité 😗* Combien de pièces vous avez achetées
**Quantité restante 😗* Combien de pièces ne sont pas encore vendues
**Devise 😗* La devise (généralement euro)
**Prix HT 😗* Prix par pièce hors TVA
**Prix TTC 😗* Prix par pièce avec TVA
**Total HT 😗* Prix total hors TVA (quantité × prix HT)
**Total TTC 😗* Prix total avec TVA (quantité × prix TTC)
**Total restant 😗* Valeur des produits qui ne sont pas encore vendus

Filtrer dans Excel

Cliquez sur les petits triangles dans la ligne d'en-tête (en haut de chaque colonne)
Vous pouvez maintenant filtrer sur chaque colonne
**Exemples 😗*
- Filtrer sur « Fournisseur » pour voir uniquement les achats d'un fournisseur
- Filtrer sur « Nom » pour voir uniquement les roses
- Filtrer sur « Date » pour voir uniquement une semaine spécifique

Trier dans Excel

Cliquez sur un en-tête de colonne
Cliquez sur « Trier de A à Z » ou « Trier de Z à A »
**Exemples 😗*
- Trier sur « Total TTC » pour voir vos achats les plus chers
- Trier sur « Quantité restante » pour voir quels produits ne sont pas encore vendus
- Trier sur « Fournisseur » pour grouper par fournisseur

Exemples pratiques

Exemple 1 : Rapport mensuel pour l'administration

**Situation 😗* Votre comptable veut un aperçu de tous les achats de décembre
**Action 😗*
1. Date de : 1 décembre 2025
2. Date à : 31 décembre 2025
3. Saisissez votre adresse e-mail
4. Cliquez sur Appliquer
**Résultat 😗* Excel avec tous les achats de décembre, organisé clairement par fournisseur

Exemple 2 : Analyse d'un fournisseur

**Situation 😗* Vous voulez savoir combien vous avez acheté chez Pépinière Jansen
**Action 😗*
1. Date de : 1 janvier 2025
2. Date à : 31 décembre 2025
3. Fournisseur : Pépinière Jansen
4. Saisissez votre adresse e-mail
**Résultat 😗* Aperçu uniquement des achats chez Pépinière Jansen en 2025

Exemple 3 : Vérification du stock

**Situation 😗* Vous voulez voir quels produits ne sont pas encore vendus
**Action 😗*
1. Faites un rapport du mois dernier
2. Ouvrez Excel et triez sur « Quantité restante »
3. Filtrez uniquement les lignes où « Quantité restante » est supérieur à 0
**Résultat 😗* Liste des produits encore en stock

Exemple 4 : Aperçu hebdomadaire

**Situation 😗* Vous voulez vérifier chaque semaine ce que vous avez acheté
**Action 😗*
1. Date de : lundi de cette semaine
2. Date à : dimanche de cette semaine
3. Créez le rapport
**Résultat 😗* Petit rapport clair d'une semaine

Conseils importants

Conseil 1 : Commencez petit

Faites d'abord un rapport d'1 jour ou d'1 semaine
Vérifiez sa taille et le temps que cela prend
Étendez ensuite à des périodes plus longues

Conseil 2 : Utilisez des filtres

Ne demandez pas tout en même temps
Filtrez par fournisseur, date ou groupe de produits
Cela rend les rapports plus petits et plus rapides

Conseil 3 : Sauvegardez les rapports avec un nom clair

Par exemple : « Achat_decembre_2025.xlsx »
Ou : « Achat_Jansen_2025.xlsx »
Ainsi vous pouvez retrouver les rapports plus tard

Conseil 4 : Faites des rapports régulièrement

Par exemple chaque mois
Vous construisez ainsi des archives
Pratique pour les aperçus annuels et les analyses

Conseil 5 : Utilisez bien Excel

Apprenez les filtres et le tri dans Excel
Utilisez les tableaux croisés dynamiques pour les aperçus
Cela rend les rapports beaucoup plus utiles

Conseil 6 : Le rapport est un instantané

Les données peuvent déjà être obsolètes dès que vous avez le rapport
Utilisez-le pour des analyses rétrospectives, pas pour le travail courant
Pour les informations à jour : travaillez dans Easyflor même

Questions fréquemment posées

Question : Combien de temps prend la création d'un rapport ?

1 semaine de données : 1-5 minutes
1 mois de données : 5-15 minutes
3 mois de données : 15-60 minutes
Cela dépend du nombre d'achats que vous avez faits

Question : Pourquoi je ne reçois pas d'e-mail ?

Vérifiez votre dossier spam/courrier indésirable
Vérifiez que votre adresse e-mail est bien saisie
Attendez 10-15 minutes, les grands rapports prennent plus de temps
Si cela ne fonctionne pas, essayez une période plus petite

Question : Le fichier Excel est trop grand pour être ouvert

Vous avez demandé trop de données
Créez un nouveau rapport avec des filtres
Limitez la date à 1 mois ou moins
Ou filtrez sur un fournisseur ou groupe de produits

Question : Puis-je faire créer ce rapport automatiquement chaque jour ?

Non, vous devez le demander manuellement
Vous pouvez créer le même rapport chaque jour
Mais attention : pour le travail quotidien, Easyflor est meilleur que les rapports

Question : Les chiffres sont-ils toujours corrects ?

Au moment de la création oui
Mais les collègues peuvent ensuite changer des choses
C'est pourquoi un rapport est un instantané
Pour des chiffres à jour : vérifiez dans Easyflor même

Que pouvez-vous faire avec ce rapport ?

**Faire des analyses 😗*

Quel fournisseur est le moins cher ?
Quels produits achetez-vous le plus ?
Combien d'argent dépensez-vous par mois ?
Quels produits ne se vendent pas ? (« Quantité restante » élevée)

**Administration 😗*

Aperçu pour la comptabilité
Contrôle des factures des fournisseurs
Preuve des achats pour les impôts

**Planification 😗*

Voyez les tendances dans vos achats
Planifiez de meilleurs achats pour le mois prochain
Identifiez les produits à rotation lente

**Négociation 😗*

Comparez les prix de différents fournisseurs
Voyez combien vous achetez chez chaque fournisseur
Utilisez ceci pour de meilleures négociations de prix

Résumé

Vous créez le rapport Par achat pour obtenir un aperçu Excel de tous vos achats :

Allez dans Rapports → (Achats) Par achat
Configurez les filtres pour garder le rapport petit : surtout la date (max 1 mois), optionnellement le fournisseur ou groupe de produits
Saisissez votre adresse e-mail et cliquez sur Appliquer
Vous recevez un e-mail avec le fichier Excel avec 15 colonnes (fournisseur, produit, date, quantités, prix, totaux)
**Pourquoi utile 😗* Faire des analyses, administration, planification, négociation avec les fournisseurs
**Attention 😗* Le rapport est un instantané et peut être immédiatement obsolète, utilisez Easyflor même pour les informations à jour
**Conseil 😗* Commencez par de petites périodes (1 semaine), utilisez des filtres et faites régulièrement (par exemple mensuellement) des rapports

Vous avez des questions ou besoin d'aide? N'hésitez pas à nous contacter par téléphone au +31 (0)71 30 20 310 ou envoyez un e-mail à support@easyflor.nl.