Raport według zakupu

Tworzenie raportu Według zakupu

Wprowadzenie: Czym jest raport Według zakupu?

Raport Według zakupu to plik Excel z przeglądem wszystkiego, co zakupiłeś w określonym okresie. Widzisz dokładnie, jakie produkty kupiłeś u jakich dostawców, ile sztuk i po jakich cenach. Możesz filtrować i sortować ten raport w Excel, aby tworzyć analizy.

Dlaczego używać raportu Według zakupu?

Chcesz używać tego raportu, ponieważ:

  • Otrzymujesz pełny przegląd wszystkich swoich zakupów w danym okresie
  • Możesz analizować, co kupujesz najczęściej
  • Możesz porównywać ceny różnych dostawców
  • Możesz zobaczyć, które produkty nie zostały jeszcze sprzedane (ilość pozostała)
  • Możesz wyeksportować go do Excel do dalszej obróbki
  • Możesz zachować historyczne dane zakupowe dla swojej administracji

Ważne ostrzeżenie: Gdy tylko utworzysz raport, może być on już nieaktualny! Współpracownicy mogli w międzyczasie zmienić rzeczy w Easyflor. Dlatego używaj raportów głównie do analiz retrospektywnych, nie do codziennej pracy. Dla aktualnych informacji pracuj bezpośrednio w Easyflor.

Jak utworzyć raport Według zakupu?

Krok 1: Do menu raportów

Otwórz raporty

  1. Przejdź do „Raporty"
  2. Kliknij „(Zakupy) Według zakupu"
  3. Widzisz teraz ekran z ustawieniami raportu

Krok 2: Ustaw filtry

Uwaga: To może być bardzo duży raport!

  • Im więcej danych zażądasz, tym większy będzie plik
  • Duże pliki długo się tworzą i działają wolno w Excel
  • Mądrzej jest używać filtrów, aby raport był mniejszy

Porada według wielkości firmy:

  • Firmy z 2+ pracownikami: Twórz raporty miesięczne (nie dłuższe niż 1 miesiąc)
  • Pierwsze tworzenie raportu: Zacznij od małego, spróbuj 1 tydzień lub nawet 1 dzień
  • Później: Gdy wiesz, jak duże są twoje raporty, możesz spróbować dłuższych okresów

Ustawianie filtrów

Wymagane:

  • Adres e-mail: Wpisz swój własny adres e-mail
    • Raport zostanie wysłany na ten adres
    • Otrzymasz link do pobrania pliku Excel

Opcjonalne (aby zmniejszyć raport):

  • Data od: Od jakiej daty chcesz widzieć zakupy? (na przykład 1 grudnia 2025)
  • Data do: Do jakiej daty chcesz widzieć zakupy? (na przykład 31 grudnia 2025)
  • Dostawca: Tylko zakupy od konkretnego dostawcy
  • Grupa artykułów: Tylko zakupy z określonej grupy produktów (na przykład tylko róże)
  • Kod VBN: Tylko zakupy z konkretnym kodem VBN
  • Inne filtry: W zależności od systemu są dostępne inne opcje filtrowania

Przykład ustawień filtrów:

  • Data od: 1 grudnia 2025
  • Data do: 31 grudnia 2025
  • Adres e-mail: jan@firma.pl
  • Reszta: zostaw puste (wszyscy dostawcy i produkty)

Krok 3: Utwórz raport

Rozpocznij raport

  1. Sprawdź, czy wszystkie ustawienia są prawidłowe
  2. Kliknij „Zastosuj"
  3. System rozpoczyna teraz tworzenie raportu
  4. Może to chwilę potrwać, zwłaszcza dla dużych okresów

Co się teraz dzieje?

  • System zbiera wszystkie dane zakupowe z wybranego okresu
  • Są one konwertowane na plik Excel
  • Otrzymujesz e-mail z linkiem do pobrania
  • Może to potrwać od kilku minut do godziny, w zależności od ilości danych

Otrzymanie e-maila

  1. Sprawdź swoją skrzynkę odbiorczą
  2. Szukaj e-maila od Easyflor z raportem
  3. Kliknij link do pobrania w e-mailu
  4. Plik Excel jest pobierany na twój komputer

Krok 4: Wyświetl i używaj raport

Otwórz Excel

  1. Otwórz pobrany plik Excel
  2. Widzisz teraz duży przegląd z wieloma wierszami i kolumnami
  3. Każdy wiersz to jeden zakup

Kolumny w raporcie:

Raport zawiera następujące informacje (od lewej do prawej):

  1. Dostawca: Nazwa dostawcy (na przykład „Szkółka Jansen")
  2. Kod dostawcy: Kod dostawcy w twoim systemie
  3. Hodowca: Nazwa hodowcy (jeśli różni się od dostawcy)
  4. Kod VBN: Numer VBN produktu
  5. Nazwa: Nazwa produktu (na przykład „Róża czerwona 60cm")
  6. Opis: Dodatkowy opis produktu
  7. Data: Data zakupu produktu
  8. Ilość: Ile sztuk zakupiłeś
  9. Ilość pozostała: Ile sztuk nie zostało jeszcze sprzedanych
  10. Waluta: Waluta (zwykle euro)
  11. Cena netto: Cena za sztukę bez VAT
  12. Cena brutto: Cena za sztukę z VAT
  13. Suma netto: Łączna cena bez VAT (ilość × cena netto)
  14. Suma brutto: Łączna cena z VAT (ilość × cena brutto)
  15. Suma pozostała: Wartość produktów, które nie zostały jeszcze sprzedane

Filtrowanie w Excel

  1. Kliknij małe trójkąty w wierszu nagłówka (na górze każdej kolumny)
  2. Możesz teraz filtrować według każdej kolumny
  3. Przykłady:
    • Filtruj według „Dostawca", aby zobaczyć tylko zakupy od jednego dostawcy
    • Filtruj według „Nazwa", aby zobaczyć tylko róże
    • Filtruj według „Data", aby zobaczyć tylko konkretny tydzień

Sortowanie w Excel

  1. Kliknij nagłówek kolumny
  2. Kliknij „Sortuj od A do Z" lub „Sortuj od Z do A"
  3. Przykłady:
    • Sortuj według „Suma brutto", aby zobaczyć najdroższe zakupy
    • Sortuj według „Ilość pozostała", aby zobaczyć, które produkty nie zostały jeszcze sprzedane
    • Sortuj według „Dostawca", aby grupować według dostawcy

Praktyczne przykłady

Przykład 1: Raport miesięczny dla administracji

  • Sytuacja: Twój księgowy chce przegląd wszystkich zakupów w grudniu
  • Działanie:
    1. Data od: 1 grudnia 2025
    2. Data do: 31 grudnia 2025
    3. Wpisz swój adres e-mail
    4. Kliknij Zastosuj
  • Wynik: Excel ze wszystkimi zakupami z grudnia, przejrzyście pogrupowane według dostawcy

Przykład 2: Analiza jednego dostawcy

  • Sytuacja: Chcesz wiedzieć, ile kupiłeś u Szkółki Jansen
  • Działanie:
    1. Data od: 1 stycznia 2025
    2. Data do: 31 grudnia 2025
    3. Dostawca: Szkółka Jansen
    4. Wpisz swój adres e-mail
  • Wynik: Przegląd tylko zakupów u Szkółki Jansen w 2025

Przykład 3: Sprawdzenie zapasów

  • Sytuacja: Chcesz zobaczyć, które produkty nie zostały jeszcze sprzedane
  • Działanie:
    1. Utwórz raport z poprzedniego miesiąca
    2. Otwórz Excel i sortuj według „Ilość pozostała"
    3. Filtruj tylko wiersze, gdzie „Ilość pozostała" jest większa niż 0
  • Wynik: Lista produktów wciąż w magazynie

Przykład 4: Przegląd tygodniowy

  • Sytuacja: Chcesz co tydzień sprawdzać, co kupiłeś
  • Działanie:
    1. Data od: poniedziałek tego tygodnia
    2. Data do: niedziela tego tygodnia
    3. Utwórz raport
  • Wynik: Mały, przejrzysty raport jednego tygodnia

Ważne wskazówki

Wskazówka 1: Zacznij od małego

  • Najpierw utwórz raport z 1 dnia lub 1 tygodnia
  • Sprawdź, jak duży się staje i ile czasu zajmuje
  • Następnie rozszerz na dłuższe okresy

Wskazówka 2: Używaj filtrów

  • Nie żądaj wszystkiego naraz
  • Filtruj według dostawcy, daty lub grupy produktów
  • To sprawia, że raporty są mniejsze i szybsze

Wskazówka 3: Zapisuj raporty z jasną nazwą

  • Na przykład: „Zakup_grudzien_2025.xlsx"
  • Lub: „Zakup_Jansen_2025.xlsx"
  • Dzięki temu możesz później odnaleźć raporty

Wskazówka 4: Twórz raporty regularnie

  • Na przykład co miesiąc
  • W ten sposób budujesz archiwum
  • Praktyczne dla rocznych przeglądów i analiz

Wskazówka 5: Dobrze używaj Excel

  • Naucz się filtrów i sortowania w Excel
  • Używaj tabel przestawnych do przeglądów
  • To sprawia, że raportowanie jest znacznie bardziej użyteczne

Wskazówka 6: Raport to migawka

  • Dane mogą być już nieaktualne, gdy tylko otrzymasz raport
  • Używaj go do analiz retrospektywnych, nie do bieżącej pracy
  • Dla aktualnych informacji: pracuj w samym Easyflor

Często zadawane pytania

Pytanie: Jak długo trwa tworzenie raportu?

  • 1 tydzień danych: 1-5 minut
  • 1 miesiąc danych: 5-15 minut
  • 3 miesiące danych: 15-60 minut
  • Zależy to od liczby wykonanych zakupów

Pytanie: Dlaczego nie otrzymuję e-maila?

  • Sprawdź folder spam/wiadomości-śmieci
  • Sprawdź, czy adres e-mail jest poprawnie wpisany
  • Poczekaj 10-15 minut, duże raporty trwają dłużej
  • Jeśli nie działa, spróbuj mniejszego okresu

Pytanie: Plik Excel jest za duży, aby go otworzyć

  • Zażądałeś za dużo danych
  • Utwórz nowy raport z filtrami
  • Ogranicz datę do 1 miesiąca lub mniej
  • Lub filtruj według jednego dostawcy lub grupy produktów

Pytanie: Czy mogę automatycznie tworzyć ten raport codziennie?

  • Nie, musisz go żądać ręcznie
  • Możesz codziennie tworzyć ten sam raport
  • Ale uwaga: do codziennej pracy Easyflor jest lepszy niż raporty

Pytanie: Czy liczby zawsze są poprawne?

  • W momencie tworzenia tak
  • Ale współpracownicy mogą później zmieniać rzeczy
  • Dlatego raport jest migawką
  • Dla aktualnych liczb: sprawdź w samym Easyflor

Co możesz zrobić z tym raportem?

Tworzenie analiz:

  • Który dostawca jest najtańszy?
  • Jakie produkty kupujesz najczęściej?
  • Ile pieniędzy wydajesz miesięcznie?
  • Które produkty się nie sprzedają? (wysoka „Ilość pozostała")

Administracja:

  • Przegląd dla księgowości
  • Kontrola faktur od dostawców
  • Dowód zakupów do celów podatkowych

Planowanie:

  • Zobacz wzorce w swoich zakupach
  • Planuj lepsze zakupy na następny miesiąc
  • Identyfikuj wolno sprzedające się produkty

Negocjacje:

  • Porównuj ceny różnych dostawców
  • Zobacz, ile kupujesz u każdego dostawcy
  • Wykorzystaj to do lepszych negocjacji cenowych

Podsumowanie

Raport Według zakupu tworzysz, aby otrzymać przegląd Excel wszystkich swoich zakupów:

  • Przejdź do Raporty → (Zakupy) Według zakupu
  • Ustaw filtry, aby raport był mały: zwłaszcza data (maks. 1 miesiąc), opcjonalnie dostawca lub grupa produktów
  • Wpisz swój adres e-mail i kliknij Zastosuj
  • Otrzymasz e-mail z plikiem Excel z 15 kolumnami (dostawca, produkt, data, ilości, ceny, sumy)
  • Dlaczego przydatne: Tworzenie analiz, administracja, planowanie, negocjacje z dostawcami
  • Uwaga: Raport to migawka i może być natychmiast nieaktualny, używaj samego Easyflor dla aktualnych informacji
  • Porada: Zacznij od małych okresów (1 tydzień), używaj filtrów i twórz regularnie (na przykład miesięcznie) raporty

Masz pytania lub potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z nami telefonicznie pod numerem +31 (0)71 30 20 310 lub wyślij e-mail na adres support@easyflor.nl.