E-Mails von EasyFlor kommen nicht an

Was ist das Problem?

Du hast aus Easyflor eine E-Mail gesendet (zum Beispiel eine Rechnung, Bestellbestätigung oder EKT), aber der Empfänger gibt an, dass die E-Mail nicht angekommen ist. Dies kann verschiedene Ursachen haben, sowohl auf der Seite des Empfängers als auch auf der Serverseite.

Warum kommen E-Mails manchmal nicht an?

• Die E-Mail ist im Spamordner gelandet
• Das E-Mail-Programm des Empfängers blockiert den Absender
• Es gibt eine automatische Regel, die E-Mails in den Papierkorb verschiebt
• Die E-Mail-Adresse in Easyflor ist nicht korrekt ausgefüllt
• Der Mailserver hat ein Sendelimit erreicht

Checkliste: Schritt für Schritt überprüfen

Schritt 1: Überprüfe den Spamordner des Empfängers

• Bitte den Empfänger, im Spamordner (auch „Junk-E-Mail" oder „unerwünschte E-Mail") nachzusehen
• E-Mails von neuen Absendern landen dort oft automatisch
• Wenn die E-Mail dort ist: als „kein Spam" markieren, damit zukünftige E-Mails ankommen

Schritt 2: Überprüfe blockierte Absender

• Bitte den Empfänger zu prüfen, ob die Absenderadresse von Easyflor auf der Liste blockierter Absender steht
• In Outlook: Einstellungen → E-Mail → Junk-E-Mail → Blockierte Absender
• Wenn die Adresse blockiert ist: von der Liste entfernen

Schritt 3: Überprüfe Papierkorb-Regeln

• Manche E-Mail-Programme haben automatische Regeln, die bestimmte E-Mails direkt in den Papierkorb verschieben
• Bitte den Empfänger zu prüfen, ob es eine Filterregel gibt, die E-Mails von Easyflor automatisch löscht
• In Outlook: Einstellungen → E-Mail → Regeln → alle aktiven Regeln überprüfen

Schritt 4: Überprüfe die E-Mail-Adresse in Easyflor

• Gehe zu Organisation → Debitoren → wähle den Kunden
• Klicke auf „Kontaktpersonen"
• Wähle die Kontaktperson
• Klicke auf „E-Mail-Adressen"
• Überprüfe, ob die E-Mail-Adresse korrekt ausgefüllt ist
• Achte auf Tippfehler! Zum Beispiel: „gmail.con" statt „gmail.com", oder ein Leerzeichen vor oder nach der Adresse
• Mehr Informationen über Kontaktdaten bei Debitoren: Neuen Kunden (Debitor) anlegen und einrichten

Schritt 5: Überprüfe das Sendelimit des Mailservers

• Manche E-Mail-Anbieter haben ein maximales Sendelimit pro Stunde
• Microsoft 365 (Office 365) hat ein Limit von maximal 100 E-Mails pro Stunde
• Wenn du viele Rechnungen gleichzeitig versendest, kann dieses Limit erreicht werden
• Lösung: Warte eine Stunde und versuche es erneut, oder verteile das Versenden über mehrere Zeitpunkte

Problem besteht weiterhin?

Wenn du alle oben genannten Schritte durchlaufen hast und die E-Mails immer noch nicht ankommen, kontaktiere den EasyFlor-Support. Gib dabei an:

• Die E-Mail-Adresse des Empfängers
• Den Zeitpunkt, zu dem die E-Mail gesendet wurde
• Um welche Art von E-Mail es geht (Rechnung, Bestellbestätigung, EKT, etc.)
• Ob das Problem bei einem Empfänger oder bei mehreren Empfängern auftritt

Zusammenfassung

Wenn E-Mails von Easyflor beim Empfänger nicht ankommen, durchlaufe diese Checkliste: überprüfe zuerst den Spamordner des Empfängers, prüfe ob die Absenderadresse nicht blockiert ist, überprüfe ob keine automatischen Filterregeln aktiv sind die E-Mails löschen, und überprüfe ob die E-Mail-Adresse korrekt beim Debitor in Easyflor eingetragen ist (Organisation → Debitoren → [Kunde] → Kontaktpersonen → [Kontaktperson] → E-Mail-Adressen). Achte auch auf das Sendelimit des Mailservers — Microsoft 365 erlaubt maximal 100 E-Mails pro Stunde. Wenn du viele Rechnungen gleichzeitig versendest, kann dieses Limit erreicht werden. Warte in dem Fall eine Stunde und versuche es erneut.