Debiteur instellen en gebruiken

Deze handleiding bevat belangrijke basisinstructies, maar het kan zijn dat specifieke instellingen moeten worden aangepast. De consultant zal dit aangeven wanneer je samen een debiteur aanmaakt. Er is ook een video gemaakt van onderstaande stappen, klik hier.

Om een debiteur aan te maken, ga je naar "Organisatie" en klik je op "Debiteuren". Als je samen met een consultant een debiteur hebt aangemaakt, kun je deze selecteren, op de knop "Kopieer" drukken en vervolgens nogmaals op "Kopieer Debiteur" klikken. Hiermee worden de instellingen van deze debiteur overgenomen. Is er geen debiteur om te kopiëren? Klik dan op "+Nieuw". Voer in ieder geval de volgende gegevens in:

• Vul de naam van de debiteur in onder "Debiteur".
• Voer het FloraHolland-nummer in als dit beschikbaar is.
• Een "Code" is een verkorte versie van de naam die bijvoorbeeld op het label kan komen.
• Onder "Administratie" moet je de administratie selecteren waarvan de debiteur een factuur moet ontvangen. Als een vrachtwagen zijn eigen BV heeft en de factuur daaronder moet vallen, selecteer deze dan.
• Laat de categorie op "Debtors" staan.
• Land en Taal bepalen in welke taal de factuur zal zijn.
• Stel de valuta in op Euro.
• (Als er meerdere locaties zijn) Als de klant alleen zichtbaar moet zijn onder één locatie en niet onder de andere, selecteer dan de locatie waar hij zichtbaar moet zijn. Je kunt dit ook leeg laten.
• Nadat je een locatie hebt gekozen, selecteer dezelfde locatie als "Bovenliggende debiteur".
• Klik vervolgens op "Toepassen".

Selecteer nu de debiteur en voer de instellingen in onder "Contact":

Adressen: Hier kun je adressen invoeren als je ze wilt kunnen zien.

Contactpersonen: Maak een contactpersoon aan door op "+Nieuw" te klikken.

Het belangrijkste is dat er een achternaam wordt ingevuld en dat je kiest voor welk doel de contactpersoon wordt gebruikt, zoals "Factuur" en/of "Bestelling".

Daarna kun je het contact selecteren. Het belangrijkste is het gedeelte "Emailadressen". Hier kun je een e-mailadres invoeren dat Easyflor zal gebruiken om de factuur te sturen. Je kunt meerdere contactpersonen en e-mailadressen toevoegen.

EKT-adressen en -nummers: Deze hoef je alleen in te voeren als de debiteur een EKT-adres en/of -nummer heeft dat je wilt gebruiken, zoals een BTW-nummer.

Als je de kopieerfunctie hebt gebruikt, ben je nu klaar. Zo niet, stel dan de volgende instellingen in:

Voer een opslagcategorie in als dit nodig is (Opslag wordt besproken tijdens implementatie 2).

Configuratie:

Factuur: Als er een e-mail met de factuur moet worden verstuurd, moet er onder "Overig", bij "Te doen", "E-mail" staan. Facturatie/e-mail wordt besproken tijdens implementatie 4. Als je ook een Excel-bestand wilt sturen, kun je dat hier selecteren onder "Instellingen".

Verdeling: Als er fusten of karren op de factuur moeten worden vermeld, selecteer dan:

• "Fust automatisch"
• "Eenmalig fust automatisch"
• "Factureer fust"
• "Factureer eenmalig fust"
• "Factureer kar" Als er fusten worden gefactureerd, kies dan de gewenste BTW-tarieven. Laat dit anders leeg.

Als je het EKT-nummer wilt gebruiken, moet je dit toevoegen in de instellingen van de debiteur. Dit kun je vinden onder:

"Organisatie" --> "Debiteuren" --> [Debiteur] --> "Configuratie" --> "Verdeling".

Onder "Instellingen" kun je "Gebruik EKT" aanvinken. Het kan ook automatisch worden verzonden, dit kun je in hetzelfde menu instellen.

Prijs:

• Selecteer een prijsafspraak als je die hebt.
• Als de inkoopprijs moet worden gebruikt tijdens de verdeling voor deze debiteur, vink dit dan aan.
• Als je een "prijs" wilt gebruiken voor deze debiteur, selecteer dan de gewenste prijs.
• Als er een opslagcategorie moet worden berekend over de verkoopprijs, vink dan "Gebruik opslagcategorie over verkoopprijs" aan.

Label: Als je een label wilt gebruiken, kun je aangeven of het per stuk, fust of partij moet worden geprint.

Bij "Besteldagen" moeten alle dagen van de week worden ingevuld. Deze kunnen later nog worden aangepast.

Dit is hoe je een debiteur aanmaakt in Easyflor.