E-mails van EasyFlor komen niet aan

Wat is het probleem?

Je hebt vanuit Easyflor een e-mail verstuurd (bijvoorbeeld een factuur, bestelbevestiging of EKT), maar de ontvanger geeft aan dat de e-mail niet is aangekomen. Dit kan verschillende oorzaken hebben, zowel aan de kant van de ontvanger als aan de kant van de server.

Waarom komen e-mails soms niet aan?

• De e-mail is in de spamfolder terechtgekomen
• Het e-mailprogramma van de ontvanger blokkeert de afzender
• Er staat een automatische regel die e-mails naar de prullenmand verplaatst
• Het e-mailadres in Easyflor is niet correct ingevuld
• De mailserver heeft een verzendlimiet bereikt

Checklist: Stap voor stap controleren

Stap 1: Controleer de spamfolder van de ontvanger

• Vraag de ontvanger om in de spamfolder (ook wel "ongewenste e-mail" of "junk") te kijken
• E-mails van nieuwe afzenders komen hier vaak automatisch terecht
• Als de e-mail daar staat: markeer deze als "geen spam" zodat toekomstige e-mails wel aankomen

Stap 2: Controleer geblokkeerde afzenders

• Vraag de ontvanger om in het e-mailprogramma te controleren of het afzenderadres van Easyflor niet op de lijst van geblokkeerde afzenders staat
• In Outlook: Instellingen → E-mail → Ongewenste e-mail → Geblokkeerde afzenders
• Als het adres geblokkeerd is: verwijder het van de lijst

Stap 3: Controleer prullenmand-regels

• Sommige e-mailprogramma's hebben automatische regels die bepaalde e-mails direct naar de prullenmand verplaatsen
• Vraag de ontvanger om te controleren of er geen filterregel actief is die e-mails van Easyflor automatisch verwijdert
• In Outlook: Instellingen → E-mail → Regels → controleer alle actieve regels

Stap 4: Controleer het e-mailadres in Easyflor

• Ga naar Organisatie → Debiteuren → selecteer de klant
• Klik op "Contactpersonen"
• Selecteer de contactpersoon
• Klik op "Emailadressen"
• Controleer of het e-mailadres correct is ingevuld
• Let op typfouten! Bijvoorbeeld: "gmail.con" in plaats van "gmail.com", of een spatie voor of na het adres
• Meer informatie over contactgegevens bij debiteuren: Nieuwe klant (debiteur) aanmaken en inrichten

Stap 5: Controleer de verzendlimiet van de mailserver

• Sommige e-mailproviders hebben een maximaal aantal e-mails per uur
• Microsoft 365 (Office 365) heeft een limiet van maximaal 100 e-mails per uur
• Als je veel facturen tegelijk verstuurt, kan deze limiet worden bereikt
• Oplossing: Wacht een uur en probeer het opnieuw, of verspreid het versturen over meerdere momenten

Probleem blijft bestaan?

Als je alle bovenstaande stappen hebt doorlopen en de e-mails komen nog steeds niet aan, neem dan contact op met EasyFlor support. Vermeld daarbij:

• Het e-mailadres van de ontvanger
• Het tijdstip waarop de e-mail is verstuurd
• Welk type e-mail het betreft (factuur, bestelbevestiging, EKT, etc.)
• Of het probleem bij één ontvanger of bij meerdere ontvangers speelt

Samenvatting

Als e-mails van Easyflor niet aankomen bij de ontvanger, doorloop dan deze checklist: controleer eerst de spamfolder van de ontvanger, kijk of het afzenderadres niet geblokkeerd is, controleer of er geen automatische filterregels actief zijn die e-mails verwijderen, en verifieer of het e-mailadres correct staat ingevuld bij de debiteur in Easyflor (Organisatie → Debiteuren → [Klant] → Contactpersonen → [Contactpersoon] → Emailadressen). Let ook op de verzendlimiet van de mailserver — Microsoft 365 staat maximaal 100 e-mails per uur toe. Verstuur je veel facturen tegelijk, dan kan deze limiet bereikt worden. Wacht in dat geval een uur en probeer het opnieuw.