Admin: overzicht

In Admin richt je EasyFlor voor het hele bedrijf in: gebruikers en rechten, BTW en valuta, bedrijfsbrede instellingen per onderdeel, koppelingen met boekhouding, betaalpartijen en Floriday, en de keuzelijsten die elders terugkomen. Meestal doe je dit eenmalig bij de inrichting (zie Eerste inrichting) en daarna alleen bij een wijziging.

Scherm

De startkaart Admin heeft zes groepen:

• Gebruikers: Gebruikers, Groepen, Beveiligingsgroepen, Sleutels (tweestapsverificatie), wachtwoordeisen, en de API-gebruikers (Api, Api gebruikers).
• Localisatie: BTW tarieven, Landen, Landgroepen, Valuta, Talen, Nationaliteiten, Vertalingen.
• Systeem: Factuur CSV templates, Configuratie, Achtergrondtaken (logboek van de automatische taken), Taken (zie Controleren of een taak gelopen is) en Printers.
• Overig: Kleuren, Statistiekgroepen, Factuurstatussen, VMP Artikelgroep matchen, VMP Tag matchen, Dashboard beheer, FAQ beheer (de hulpteksten in EasyFlor, beheerd door EasyFlor).
• Organisatie: Nummer categorieën, Betaalmethoden, Vervoerders, Vervoerder nummercategorieën, Vervoersgebied categorieën, Vervoersgebieden.
• Contact: categorieën voor adressen, e-mail, mailings, telefoonnummers en websites, en Geslachten.

Configuratie bevat de bedrijfsbrede instellingen, in de groepen Algemeen (per onderdeel: Factuur, Verdeling, Orderpicken, Cash & Carry …), Systeem (Printer), Importeren (EKT-filters, Excel-templates, inkoopfacturen), Exporteer (boekhouding, betaalpartijen, kassa, Shopify, VMP), Transport en Floriday. Avalanche onder Exporteer is maatwerk voor één klant.

Begrippen

• Gebruiker en werknemer: een gebruiker is het inlogaccount (Admin › Gebruikers). Een werknemer is de persoon die in EasyFlor inkoopt, verkoopt en verdeelt (Organisatie › Werknemers). Een gebruiker kan pas werken als hij aan een werknemer gekoppeld is.
• Groep en beveiligingsgroep: een beveiligingsgroep beschrijft wat verborgen wordt, bijvoorbeeld een tegel of een veld. Een groep bundelt beveiligingsgroepen. Je geeft een gebruiker één of meer groepen.
• Nummercategorie: het soort nummer dat je bij een debiteur, administratie of fust vastlegt, zoals BTW-nummer, IBAN of klantenkaart. Instellingen als SEPA en AI2 wijzen aan welke categorie ze moeten lezen.
• Configuratiekaart: een kaart onder Configuratie. Je slaat hem op met Toepassen. De instelling geldt direct voor het hele bedrijf.

Taken

Werkstromen

• Nieuwe medewerker toegang geven
• SEPA-incasso inrichten
• AI2-incasso inrichten
• Boekhoudkoppeling inrichten
• Transportroutes inrichten
• Webshopknoppen uit een VMP maken
• Verdelen met verdeelprofielen inrichten
• Floriday koppelen

Gebruikers en rechten

• Gebruiker aanmaken of wijzigen
• Wachtwoord van een gebruiker resetten
• Gebruiker uit- of aanzetten
• Gebruikersgroep aanmaken
• Rechten beperken met een beveiligingsgroep
• Wachtwoordeisen instellen
• Tweestapsverificatie instellen
• Uitloglabel printen
• API-gebruiker aanmaken

Localisatie en keuzelijsten

• BTW-tarief en percentages instellen
• Wisselkoers invoeren
• Standaardtaal, -valuta en tijdzone instellen
• Landgroep aanmaken
• Keuzelijsten beheren
• Nummercategorie aanmaken
• Betaalmethode aanmaken
• Factuurstatus aanmaken
• Statistiekgroep instellen

Systeem

• Printer toevoegen
• Labelprinters toewijzen
• Factuur-CSV-template maken
• Dashboard aanpassen

Transport

• Vervoersgebied aanmaken
• Vervoerder aanmaken
• Wagen toevoegen
• Route aanmaken
• Chauffeur toevoegen
• Transport instellen

Facturen en betalen

• Factuurconfiguratie instellen
• Kopie van bevestigingen en facturen ontvangen
• SEPA instellen
• Flora verrekenen instellen
• Facturen automatisch aanmaken
• Betaalherinneringen en automatisch blokkeren instellen
• Inkoopfacturen instellen
• AI2 instellen
• Mollie of Stripe koppelen voor factuurbetalingen

Koppelingen

• Boekhoudkoppeling aanmaken
• Grootboekregels instellen
• Kassa koppelen
• Shopify koppelen
• Floriday koppelen als koper
• Floriday koppelen als leverancier
• Floriday-lijstsynchronisatie instellen
• Floriday-veilingformulier instellen
• Floriday-aanvoerbrief instellen

Import, EKT en VMP

• EKT-filter instellen
• Doorverdelen instellen
• Automatisch verdelen inplannen
• Excel-importtemplate maken
• VMP-artikelgroepen matchen
• VMP instellen

Instellingen per onderdeel

• Verdeling instellen
• Verdeelprofiel aanmaken
• Bestellen en inkopen instellen
• Binnenmelden instellen
• Samenstellingen instellen
• Orderpicken instellen
• Logistiek instellen
• Artikellabels instellen
• Cash & Carry instellen
• Store instellen
• Retouren (RMA) instellen
• Voorraadcontrole instellen
• Standaardinstellingen van lijsten
• Prijsrechten van de assistent instellen