E-maile z EasyFlor nie docierają

Na czym polega problem?

Wysłałeś e-mail z Easyflor (na przykład fakturę, potwierdzenie zamówienia lub EKT), ale odbiorca twierdzi, że e-mail nie dotarł. Może to mieć różne przyczyny, zarówno po stronie odbiorcy, jak i po stronie serwera.

Dlaczego e-maile czasami nie docierają?

• E-mail trafił do folderu spam
• Program pocztowy odbiorcy blokuje nadawcę
• Istnieje automatyczna reguła, która przenosi e-maile do kosza
• Adres e-mail w Easyflor nie jest prawidłowo wypełniony
• Serwer pocztowy osiągnął limit wysyłania

Lista kontrolna: Sprawdzanie krok po kroku

Krok 1: Sprawdź folder spam odbiorcy

• Poproś odbiorcę, aby zajrzał do folderu spam (nazywanego też „niechciana poczta" lub „junk")
• E-maile od nowych nadawców często automatycznie tam trafiają
• Jeśli e-mail tam jest: oznacz go jako „nie spam", aby przyszłe e-maile docierały prawidłowo

Krok 2: Sprawdź zablokowanych nadawców

• Poproś odbiorcę, aby sprawdził w swoim programie pocztowym, czy adres nadawcy Easyflor nie znajduje się na liście zablokowanych nadawców
• W Outlook: Ustawienia → Poczta → Niechciana poczta → Zablokowani nadawcy
• Jeśli adres jest zablokowany: usuń go z listy

Krok 3: Sprawdź reguły kosza

• Niektóre programy pocztowe mają automatyczne reguły, które przenoszą pewne e-maile bezpośrednio do kosza
• Poproś odbiorcę, aby sprawdził, czy nie jest aktywna reguła filtrowania, która automatycznie usuwa e-maile z Easyflor
• W Outlook: Ustawienia → Poczta → Reguły → sprawdź wszystkie aktywne reguły

Krok 4: Sprawdź adres e-mail w Easyflor

• Przejdź do Organizacja → Dłużnicy → wybierz klienta
• Kliknij „Osoby kontaktowe"
• Wybierz osobę kontaktową
• Kliknij „Adresy e-mail"
• Sprawdź, czy adres e-mail jest prawidłowo wypełniony
• Uważaj na literówki! Na przykład: „gmail.con" zamiast „gmail.com", lub spacja przed lub po adresie
• Więcej informacji o danych kontaktowych dłużników: Tworzenie i konfiguracja nowego klienta (dłużnika)

Krok 5: Sprawdź limit wysyłania serwera pocztowego

• Niektórzy dostawcy poczty mają maksymalną liczbę e-maili na godzinę
• Microsoft 365 (Office 365) ma limit maksymalnie 100 e-maili na godzinę
• Jeśli wysyłasz wiele faktur jednocześnie, ten limit może zostać osiągnięty
• Rozwiązanie: Poczekaj godzinę i spróbuj ponownie, lub rozłóż wysyłanie na kilka momentów

Problem nadal występuje?

Jeśli przeszedłeś przez wszystkie powyższe kroki, a e-maile nadal nie docierają, skontaktuj się z supportem EasyFlor. Podaj przy tym:

• Adres e-mail odbiorcy
• Czas wysłania e-maila
• Rodzaj e-maila (faktura, potwierdzenie zamówienia, EKT itp.)
• Czy problem występuje u jednego odbiorcy czy u wielu odbiorców

Podsumowanie

Jeśli e-maile z Easyflor nie docierają do odbiorcy, przejdź przez tę listę kontrolną: najpierw sprawdź folder spam odbiorcy, sprawdź czy adres nadawcy nie jest zablokowany, sprawdź czy nie są aktywne automatyczne reguły filtrowania usuwające e-maile, i zweryfikuj czy adres e-mail jest prawidłowo wpisany u dłużnika w Easyflor (Organizacja → Dłużnicy → [Klient] → Osoby kontaktowe → [Osoba kontaktowa] → Adresy e-mail). Zwróć też uwagę na limit wysyłania serwera pocztowego — Microsoft 365 pozwala na maksymalnie 100 e-maili na godzinę. Jeśli wysyłasz wiele faktur jednocześnie, ten limit może zostać osiągnięty. W takim przypadku poczekaj godzinę i spróbuj ponownie.