Logistieke verdeling - Route

Routes maken voor vrachtwagenchauffeurs

Inleiding: Wat zijn routes?

Routes zijn vooraf ingestelde rijroutes voor vrachtwagenchauffeurs. Het systeem maakt een overzicht met alle adressen die de chauffeur moet bezoeken, in de juiste volgorde. Zo weet de chauffeur precies waar hij naartoe moet en in welke volgorde.

Waarom routes gebruiken?

Je wilt routes gebruiken omdat:

  • Chauffeurs precies weten welke klanten ze moeten bezoeken
  • Ze een logische volgorde hebben zodat ze niet onnodig veel kilometers rijden
  • Je tijd bespaart door routes niet elke keer opnieuw uit te hoeven zoeken
  • Chauffeurs een overzicht kunnen printen of op hun telefoon kunnen zetten
  • Je kunt zien welke klant als eerste of laatste wordt bezocht
  • Het werk overzichtelijk en professioneel wordt

Hoe maak je routes?

Deel 1: Voorbereidende instellingen (éénmalige setup)

Voordat je routes kunt gebruiken, moet je eerst een aantal dingen instellen in het systeem. Dit doe je één keer, daarna kun je elke week routes maken.

Stap 1: Vervoersgebied categorieën aanmaken

Vervoersgebied categorieën zijn grote gebieden waarin je rijdt, bijvoorbeeld "Noord-Holland" of "Randstad".

Naar het menu

  1. Ga naar "Admin"
  2. Klik op "(Organisatie) Vervoersgebied categorieën"
  3. Klik op "Nieuw"

Categorie aanmaken

  1. Geef een naam aan de categorie (bijvoorbeeld "Noord-Holland" of "Regio Amsterdam")
  2. Klik op "Opslaan"

Herhaal dit voor alle grote gebieden waarin je rijdt.

Stap 2: Vervoersgebieden aanmaken

Vervoersgebieden zijn kleinere gebieden binnen een categorie, bijvoorbeeld "Amsterdam Noord" of "Zaandam".

Naar het menu

  1. Ga naar "Admin"
  2. Klik op "(Organisatie) Vervoersgebieden"
  3. Klik op "Nieuw"

Vervoersgebied aanmaken

  1. Naam: Geef een naam aan het vervoersgebied (bijvoorbeeld "Amsterdam Noord")
  2. Categorie: Selecteer de categorie die je in stap 1 hebt aangemaakt (bijvoorbeeld "Noord-Holland")
  3. Land: Kies het land waarin dit gebied zich bevindt (meestal Nederland)
  4. Klik op "Opslaan"

Let op: Je kunt meerdere vervoersgebieden aan één categorie koppelen. Bijvoorbeeld: "Amsterdam Noord", "Amsterdam Zuid" en "Zaandam" kunnen alle drie onder de categorie "Noord-Holland" vallen.

Herhaal dit voor alle gebieden waarin je rijdt.

Stap 3: Vervoerders aanmaken

Een vervoerder is het bedrijf of de afdeling die verantwoordelijk is voor het transport.

Naar het menu

  1. Ga naar "Admin"
  2. Klik op "(Organisatie) Vervoerders"
  3. Klik op "Nieuw"

Vervoerder aanmaken

  1. Naam: Vul de naam van de vervoerder in (bijvoorbeeld "Transport BV" of "Eigen vervoer")
  2. Code: Geef een korte code (bijvoorbeeld "TV01")
  3. Land: Kies het land waar de vervoerder rijdt
  4. Klik op "Opslaan"

Stap 4: Chauffeur, route en wagen toevoegen

Nu ga je per vervoerder de details invullen: wie rijdt er, met welke wagen, en welke route.

Naar de vervoerder

  1. Klik op de vervoerder die je net hebt aangemaakt
  2. Je ziet nu drie tabbladen: Chauffeur, Route en Wagen

A. Chauffeur toevoegen

  1. Klik op het tabblad "Chauffeur"
  2. Klik op "Nieuw"
  3. Vul minimaal de achternaam van de chauffeur in (bijvoorbeeld "Jansen")
  4. Optioneel: vul ook voornaam, telefoonnummer en andere gegevens in
  5. Klik op "Opslaan"

B. Route toevoegen

  1. Klik op het tabblad "Route"
  2. Klik op "Nieuw"
  3. Vul de naam van de route in (bijvoorbeeld "Route Noord" of "Maandag ochtend")
  4. Klik op "Opslaan"

C. Wagen toevoegen

  1. Klik op het tabblad "Wagen"
  2. Klik op "Nieuw"
  3. Vul de naam van de wagen in (bijvoorbeeld "Vrachtwagen 1")
  4. Vul het kenteken in (bijvoorbeeld "AB-123-CD")
  5. Klik op "Opslaan"

Herhaal dit voor alle chauffeurs, routes en wagens die je hebt.

Stap 5: Route per leverdag instellen (optioneel maar handig)

Als een chauffeur elke week op dezelfde dag dezelfde route rijdt, kun je dit automatisch laten maken.

Voorbeeld: Jan rijdt elke maandag "Route Noord" en elke vrijdag "Route Zuid".

Hoe stel je dit in?

  1. Ga naar "Organisatie"
  2. Klik op "(Algemeen) Debiteuren"
  3. Selecteer een klant
  4. Klik op "(Algemeen) Configuratie"
  5. Klik op "(Logistiek) Transport"
  6. Klik op "(Algemeen) Vervoerder per dag"
  7. Hier kun je per dag van de week instellen welke route deze klant krijgt

Voordeel: Het systeem maakt nu elke week automatisch dezelfde routes aan. Je hoeft dit niet meer handmatig te doen!

Deel 2: Routes gebruiken (elke week)

Nu de instellingen klaar zijn, kun je routes gaan gebruiken voor je chauffeurs.

Situatie A: Route per leverdag is ingesteld (automatisch)

Als je in Deel 1, Stap 5 routes per leverdag hebt ingesteld, worden routes automatisch aangemaakt.

Wat moet je nog wel doen? Soms wil je de volgorde van de stops aanpassen. Bijvoorbeeld: klant A moet vandaag als eerste in plaats van als derde.

Volgorde aanpassen:

  1. Ga naar "Logistieke verdeling"
  2. Klik op "(Transport) Route"
  3. Selecteer de route die je wilt aanpassen
  4. Klik op "Prioriteren"
  5. Je ziet nu een lijst met alle klanten op deze route
  6. Sleep de klanten naar de gewenste volgorde (of gebruik pijltjes om ze te verplaatsen)
  7. Klik op "Opslaan"

Klaar! De route is nu in de juiste volgorde.

Situatie B: Geen route per leverdag ingesteld (handmatig)

Als je routes niet automatisch hebt ingesteld, moet je ze elke keer handmatig aanmaken.

Route handmatig aanmaken:

  1. Ga naar "Logistieke verdeling"
  2. Klik op "(Transport) Route"
  3. Klik op "Nieuw"
  4. Vul de volgende dingen in:
    • Route: Kies de route die gereden moet worden (bijvoorbeeld "Route Noord")
    • Chauffeur: Kies wie er rijdt (bijvoorbeeld "Jan Jansen")
    • Wagen: Kies met welke wagen (bijvoorbeeld "Vrachtwagen 1")
  5. Klik op "Toepassen"

De route is nu aangemaakt en klaar om te gebruiken.

Stap 6: Routeoverzicht maken en versturen

Nu ga je het overzicht maken dat de chauffeur meekrijgt.

Naar het overzicht

  1. Ga naar "Logistieke verdeling"
  2. Klik op "(Transport) Overzicht"

Instellingen kiezen

  1. Chauffeur: Kies de chauffeur voor wie je een overzicht maakt
  2. Datum: Zet de datum goed (meestal vandaag of morgen)
  3. Locatie (optioneel): Kies eventueel de startlocatie van de chauffeur

Overzicht versturen Je hebt nu twee opties:

Optie 1: Printen

  • Klik op "Print"
  • Er wordt een papieren overzicht geprint
  • Geef dit mee aan de chauffeur

Optie 2: E-mailen

  • Klik op "E-mail"
  • Het overzicht wordt per e-mail naar de chauffeur gestuurd
  • De chauffeur kan het op zijn telefoon bekijken

Klaar! De chauffeur heeft nu een compleet overzicht van zijn route.

Praktische voorbeelden

Voorbeeld 1: Eerste keer opzetten

  • Situatie: Je hebt 2 chauffeurs die in Noord-Holland rijden
  • Actie:
    1. Maak categorie "Noord-Holland" aan
    2. Maak gebieden "Amsterdam" en "Zaandam" aan
    3. Maak vervoerder "Eigen vervoer" aan
    4. Voeg 2 chauffeurs, 2 routes en 2 wagens toe
  • Resultaat: Systeem is klaar om routes te maken

Voorbeeld 2: Vaste routes instellen

  • Situatie: Jan rijdt elke maandag dezelfde route
  • Actie:
    1. Ga naar elke klant op die route
    2. Stel in: Maandag = Route Noord met Jan
  • Resultaat: Elke maandag wordt automatisch de juiste route voor Jan aangemaakt

Voorbeeld 3: Dagelijkse route maken

  • Situatie: Het is maandagochtend, Jan gaat zo rijden
  • Actie:
    1. Ga naar Transport → Overzicht
    2. Kies Jan als chauffeur, datum van vandaag
    3. Print het overzicht
  • Resultaat: Jan heeft een lijst met alle adressen in de juiste volgorde

Voorbeeld 4: Volgorde aanpassen

  • Situatie: Klant Pietersen moet vandaag als eerste in plaats van als derde
  • Actie:
    1. Ga naar Transport → Route → Prioriteren
    2. Sleep Pietersen naar positie 1
  • Resultaat: Pietersen staat nu bovenaan de route

Belangrijke tips

Tip 1: Begin klein

  • Start met één chauffeur en één route
  • Als dat goed werkt, voeg dan meer toe
  • Zo leer je het systeem stap voor stap kennen

Tip 2: Gebruik logische namen

  • Route Noord, Route Zuid (duidelijk welk gebied)
  • Maandag ochtend, Vrijdag middag (duidelijk wanneer)
  • Vrachtwagen 1, Vrachtwagen 2 (duidelijk welke wagen)

Tip 3: Stel vaste routes in

  • Als een chauffeur elke week hetzelfde rijdt, stel dit dan in
  • Dit scheelt je elke week handmatig werk
  • Het systeem doet het dan automatisch

Tip 4: Controleer de volgorde

  • Check altijd of de volgorde logisch is
  • Pas aan als een klant haast heeft
  • Of als een klant dichter bij de start ligt dan gedacht

Tip 5: E-mail naar chauffeurs

  • Geef chauffeurs toegang tot hun e-mail onderweg
  • Zo kunnen ze altijd het overzicht raadplegen
  • Dit voorkomt papieren die zoekraken

Veelvoorkomende vragen

Vraag: Moet ik dit elke week opnieuw instellen?

  • Nee, als je vaste routes per dag instelt (Deel 1, Stap 5)
  • Dan maakt het systeem elke week automatisch de routes aan
  • Je hoeft alleen nog de volgorde aan te passen als dat nodig is

Vraag: Kan een chauffeur meerdere routes per dag rijden?

  • Ja, dat kan
  • Maak dan gewoon meerdere routes aan voor één dag
  • Bijvoorbeeld: "Ochtendroute" en "Middagroute"

Vraag: Wat als een chauffeur ziek is?

  • Ga naar Transport → Route
  • Wijzig de chauffeur naar een andere persoon
  • De route blijft hetzelfde, maar iemand anders rijdt hem

Vraag: Kunnen twee chauffeurs dezelfde route rijden?

  • Ja, maar niet tegelijk op dezelfde dag
  • Maak dan twee aparte routes aan met een deel van de klanten
  • Bijvoorbeeld: Route Noord A (chauffeur 1) en Route Noord B (chauffeur 2)

Samenvatting

Routes maken voor chauffeurs doe je in twee delen:

  • Deel 1 (éénmalig): Maak vervoersgebied categorieën en gebieden aan, maak vervoerders aan met chauffeurs/routes/wagens, stel optioneel vaste routes per leverdag in
  • Deel 2 (wekelijks): Als routes automatisch zijn: pas alleen de volgorde aan via Prioriteren, Als handmatig: maak elke week nieuwe routes aan, Maak routeoverzicht via Transport → Overzicht en print of e-mail naar chauffeur
  • Waarom handig: Chauffeurs weten precies waar ze naartoe moeten in de juiste volgorde, dit bespaart tijd en kilometers

Heeft u vragen of heeft u hulp nodig? Neem dan gerust contact met ons op via telefoonnummer +31 (0)71 30 20 310 of stuur een e-mail naar support@easyflor.nl.