Inkoopfacturen inlezen en controleren

Inleiding: Wat is inkoopfacturen inlezen?

Inkoopfacturen inlezen betekent dat je de facturen van leveranciers in Easyflor zet en vergelijkt met wat je daadwerkelijk hebt ontvangen in je voorraad. Zo kun je controleren of alles wat je hebt betaald ook echt is binnengekomen.

Waarom inkoopfacturen inlezen en controleren?

Je wilt dit doen omdat:

• Je kunt controleren of je alles hebt ontvangen wat op de factuur staat
• Je kunt zien of de prijzen op de factuur kloppen met wat je hebt ingekocht
• Je fouten of ontbrekende leveringen kunt opsporen
• Je bewijsmateriaal hebt als er iets niet klopt
• Je een compleet overzicht hebt van wat je hebt ingekocht en betaald

Hoe lees je inkoopfacturen in?

Er zijn twee manieren: handmatig invoeren of automatisch importeren. Kies de methode die het beste bij jouw situatie past.

Methode 1: Handmatig inkoopfacturen aanmaken

Gebruik deze methode als je een paar losse facturen hebt of als de leverancier geen digitaal bestand aanlevert.

Stap 1: Naar het inkoopfacturen menu

1. Ga naar de tegel "Voorraad"
2. Zoek het kopje "Inkoopcontrole"
3. Klik op "Inkoopfacturen"
4. Klik bovenin op "+Nieuw" om een nieuwe factuur toe te voegen

Stap 2: Basisgegevens invullen Vul de volgende informatie in:

• Factureerder: De naam van de leverancier (bijvoorbeeld "Kwekerij Jansen")
• Valuta: De munteenheid (meestal euro)
• Datum van: Vanaf welke datum moet het systeem zoeken in de voorraad?
• Datum t/m: Tot welke datum moet het systeem zoeken in de voorraad?
• Factuurdatum: De datum die op de factuur staat

Tip: De "Datum van" en "Datum t/m" helpen het systeem om de juiste aankopen te vinden in je voorraad om te vergelijken.

Stap 3: Factuurregels toevoegen

1. Klik op de inkoopfactuur die je net hebt aangemaakt
2. Je krijgt nu de mogelijkheid om factuurregels toe te voegen
3. Klik op een artikel uit de lijst om het toe te voegen aan de factuur
4. Het artikel verschijnt nu in de factuurregels

Stap 4: Alle regels toevoegen en afronden

1. Herhaal stap 3 voor alle producten die op de factuur staan
2. Controleer of alle prijzen en aantallen kloppen
3. Als alles in orde is, klik dan op de knop "Klaar"
4. De factuur is nu gecontroleerd en afgesloten

Methode 2: Inkoopfacturen automatisch importeren

Gebruik deze methode als je veel facturen hebt of als leveranciers digitale bestanden (CSV, Excel, XML) aanleveren.

Wat je kunt importeren:

• CSV-bestanden (tekstbestanden met komma's)
• Excel-bestanden (.xlsx)
• XML-bestanden (gestandaardiseerd formaat)

Stap A: Een import template aanmaken

Eerst maken we een sjabloon zodat Easyflor weet hoe het bestand moet worden gelezen.

Stap 1: Template kiezen

1. Ga naar de tegel "Voorraad"
2. Ga naar "Inkoopfacturen"
3. Klik op "Importeren"
4. Kies het bestandstype dat je wilt importeren:
   • CSV
   • Excel
   • XML

Stap 2: Template basisinstellingen invullen Je ziet nu een scherm met instellingen:

Vul het volgende in:

• Naam: De naam van de leverancier (bijvoorbeeld "Kwekerij Jansen")
• Datum van (dagen voor factuurdatum): Hoeveel dagen voor de factuurdatum moet het systeem in de voorraad zoeken? (bijvoorbeeld 7 dagen)
• Datum t/m (dagen na factuurdatum): Hoeveel dagen na de factuurdatum moet het systeem in de voorraad zoeken? (bijvoorbeeld 1 dag)

Voorbeeld: Als de factuur gedateerd is op 10 januari en je vult 7 dagen ervoor en 1 dag erna in, dan zoekt het systeem naar aankopen tussen 3 januari en 11 januari.

Klik op "Opslaan"

Stap B: Voor CSV/Excel - Kolommen aangeven

Als je CSV of Excel hebt gekozen, moet je nog aangeven in welke kolommen de informatie staat.

Stap 1: Naar de kolommen instellingen

1. Klik op de template die je net hebt aangemaakt
2. Ga naar "Kolommen"

Stap 2: Kolommen koppelen Je ziet nu een lijst met velden die Easyflor ondersteunt:

Geef voor elk veld aan in welke kolom van je bestand deze informatie staat. Bijvoorbeeld:

• Artikelnaam: Kolom A
• Aantal: Kolom B
• Prijs: Kolom C
• Factuurnummer: Kolom D

Klik op "Opslaan"

Stap C: Voor XML - Standaard formaat gebruiken

Als je XML hebt gekozen, is het veel eenvoudiger:

Goed nieuws: Easyflor werkt met een standaard XML-formaat. Er zijn geen extra instellingen nodig! Je kunt direct bestanden importeren na het aanmaken van de template.

Stap D: Bestanden importeren

Nu je template klaar is, kun je facturen gaan importeren.

Stap 1: Importeren starten

1. Ga naar de tegel "Voorraad"
2. Ga naar "Inkoopfacturen"
3. Klik op "+Importeren"
4. Je ziet nu een lijst met alle templates die je hebt aangemaakt
5. Klik op de template die je wilt gebruiken (bijvoorbeeld "Kwekerij Jansen")

Stap 2: Bestand selecteren

1. Klik op "Bestand kiezen" of het upload-icoon
2. Zoek het factuurbestan op je computer
3. Selecteer het bestand
4. Klik op "Importeren"

Stap 3: Controleren

1. De factuur wordt nu automatisch ingelezen
2. Easyflor vergelijkt de factuur met je voorraad
3. Controleer of alles klopt
4. Klik op "Klaar" als de controle in orde is

Praktische voorbeelden

Voorbeeld 1: Handmatige factuur

• Je ontvangt een papieren factuur van een kleine kweker
• Je voert de factuur handmatig in met alle producten
• Je controleert of je alles hebt ontvangen wat op de factuur staat

Voorbeeld 2: CSV importeren

• Een grote leverancier stuurt je elke week een CSV-bestand met facturen
• Je hebt één keer een template aangemaakt voor deze leverancier
• Elke week importeer je het nieuwe bestand in een paar klikken

Voorbeeld 3: XML importeren

• Een veiling stuurt XML-bestanden met alle aankopen
• Je importeert deze automatisch zonder kolommen in te hoeven stellen
• Het systeem controleert automatisch of alles klopt

Samenvatting

Inkoopfacturen inlezen kan op twee manieren:

• Handmatig: Voor losse facturen, voer alle regels één voor één in
• Importeren: Voor veel facturen, maak een template en importeer CSV, Excel of XML bestanden
• Doel: Controleren of alles wat je hebt betaald ook echt is ontvangen in je voorraad