Voorraadcontrole uitvoeren (balansen)

Inleiding: Wat is een voorraadcontrole?

Een voorraadcontrole (ook wel "balansen" genoemd) is het tellen van alles wat je in je magazijn hebt en dit vergelijken met wat het systeem denkt dat je hebt. Zo kun je zien of er producten missen of dat er juist meer zijn dan verwacht.

Waarom een voorraadcontrole uitvoeren?

Je wilt een voorraadcontrole doen omdat:

• Je wilt weten of de voorraad in het systeem klopt met de werkelijkheid
• Je kunt ontdekken of er producten zijn verdwenen of verkeerd zijn geregistreerd
• Je fouten kunt opsporen en corrigeren
• Je een betrouwbaar overzicht krijgt van wat je echt hebt
• Je kunt zien welke producten misschien zijn gestolen, vergeten of fout zijn ingevoerd

Let op: Het werkt het beste als je met handscanners werkt, maar het kan ook handmatig.

Hoe voer je een voorraadcontrole uit?

Snelle stappen overzicht

1. Ga naar Voorraad → Controleer locatie en datum → (Algemeen) Voorraadcontrole
2. Scan producten (of klik op +Nieuw als je geen scanner hebt)
3. Ga naar "Gecontroleerde voorraad" en check of de producten kloppen
4. Klik op "Vergelijk voorraad" en eventueel filteren
5. Optioneel: Print een overzicht van de aanpassingen
6. Klik op "→ naar debiteur" om onjuiste voorraad weg te boeken

Belangrijke waarschuwing: Als je voorraadtelling grote verschillen heeft, kan stap 6 lang duren. Doe dit aan het einde van de werkdag of wanneer anderen het systeem niet gebruiken!

Uitgebreide uitleg per stap

Stap 1: Voorbereiden en starten

1. Ga naar de tegel "Voorraad"
2. Controleer eerst of de locatie en datum goed staan (dit is heel belangrijk!)
3. Klik op "(Algemeen) Voorraadcontrole"
4. Je bent nu klaar om te beginnen met tellen

Stap 2: Producten scannen of invoeren

Optie A: Met scanner (aanbevolen)

1. Scan de barcode van het product
2. Het product verschijnt rechts in het scherm
3. Voer in hoeveel stuks je werkelijk hebt geteld
4. Klik op "Toepassen"
5. Het product verschijnt nu in de linkerlijst

Optie B: Zonder scanner (handmatig)

1. Klik bovenaan op "Nieuw"
2. Zoek het artikel dat je wilt controleren
3. Selecteer het artikel
4. Voer in hoeveel stuks je werkelijk hebt geteld
5. Klik op "Toepassen"
6. Het product verschijnt nu in de linkerlijst

Kleurcodes begrijpen:

• Groen: Perfect! Het aantal klopt precies met het systeem
• Oranje: Er zijn minder producten dan het systeem denkt
• Rood: Er zijn meer producten dan het systeem denkt

Volgorde in de lijst:

• Afwijkende producten (oranje en rood) staan bovenaan
• Correcte tellingen (groen) staan onderaan

Herhaal deze stap voor elk product in je magazijn totdat alles is geteld.

Stap 3: Gecontroleerde voorraad bekijken

1. Klik bovenaan op "Gecontroleerde voorraad"
2. Je ziet nu een overzicht van alles wat jij en je collega's hebben gescand
3. Controleer of de lijst compleet is en of alles klopt
4. Zijn er producten die je verwacht had maar niet in de lijst staan? Dan zijn ze misschien vergeten te tellen

Stap 4: Voorraad vergelijken met het systeem

Nu gaan we kijken welke producten verschillen tussen de telling en het systeem.

1. Klik op "Vergelijk voorraad"
2. Je krijgt nu opties om te filteren:
   • Artikelgroepen: Als je alleen bepaalde productgroepen wilt controleren (bijvoorbeeld alleen rozen)
   • Labelgroepen: Als je alleen bepaalde zones wilt controleren
   • Niets invullen: Als je alles wilt vergelijken
3. Klik op "Toepassen"
4. Wacht terwijl het systeem aan het vergelijken is

Wat gebeurt er nu?

• Producten die niet meer op voorraad zijn, worden rood getoond
• Producten waarvan de aantallen niet kloppen, worden oranje getoond
• Je gaat nu alleen de producten wegboeken die je NIET hebt

Stap 5: Overzicht printen (optioneel)

Wil je een papieren lijst van alle aanpassingen?

1. Klik op "Print"
2. Er wordt een overzicht geprint met alle verschillen
3. Dit kun je bewaren voor je administratie

Stap 6: Onjuiste voorraad wegboeken

Nu gaan we de producten die niet kloppen uit het systeem halen.

Belangrijke waarschuwing:

• Als je heel veel verschillen hebt, kan dit proces lang duren (soms wel 30 minuten of meer)
• Doe dit daarom aan het einde van de werkdag
• Of op een moment dat collega's het systeem niet gebruiken
• Anders kunnen zij problemen krijgen met hun werk

De producten wegboeken:

1. Klik op "→ naar debiteur"
2. Het systeem boekt nu alle producten die niet kloppen weg naar een speciale "weggooi-debiteur"
3. Wacht geduldig tot het proces klaar is
4. Niet het systeem afsluiten of andere dingen doen terwijl dit bezig is!

Wat als je een fout hebt gemaakt?

Stel je hebt per ongeluk te veel producten weggeboekt. Bijvoorbeeld: een collega was vergeten de hele afdeling met rozen te tellen, en nu zijn alle rozen uit het systeem verdwenen.

Zo maak je het ongedaan:

1. Ga naar "Verdeling"
2. Klik op "Verdeling per debiteur"
3. Kies de debiteur waar je net alles op hebt weggeboekt (meestal een "weggooi-debiteur")
4. Klik op "Meer"
5. Klik op "(Algemeen) Alle verdelingen verwijderen van deze debiteur"
6. Alle producten zijn nu terug in je voorraad
7. Je kunt nu opnieuw beginnen met de voorraadcontrole

Let op: Dit werkt alleen als je de fout direct ontdekt. Als je al verder bent gegaan met verkopen of andere bewerkingen, kan het ingewikkeld zijn om alles terug te draaien.

Tips voor een goede voorraadcontrole

Tip 1: Werk met een team

• Verdeel het magazijn in secties
• Laat verschillende mensen verschillende secties tellen
• Controleer elkaars werk

Tip 2: Kies een rustig moment

• Doe de telling op een moment dat er weinig verkoop is
• Bijvoorbeeld 's avonds of in het weekend
• Zo verandert de voorraad niet terwijl je aan het tellen bent

Tip 3: Wees zorgvuldig

• Tel alles, ook de kleine hoekjes
• Vergeet geen karren, koelcellen of losse producten
• Maak een checklist van alle locaties

Tip 4: Check dubbel

• Grote verschillen? Tel dan opnieuw
• Vraag een collega om mee te kijken
• Beter twee keer tellen dan foute administratie

Samenvatting

Een voorraadcontrole doe je om te checken of je echte voorraad klopt met het systeem:

• Scan of voer alle producten in met de werkelijke aantallen
• Bekijk de gecontroleerde voorraad en vergelijk met het systeem
• Producten die kloppen zijn groen, te weinig is oranje, te veel is rood
• Boek onjuiste voorraad weg naar een weggooi-debiteur (doe dit op een rustig moment!)
• Fout gemaakt? Verwijder alle verdelingen van de weggooi-debiteur om het ongedaan te maken