RMA's aanmaken (producten terugsturen of weggooien)

Inleiding: Wat is een RMA?

RMA staat voor "Return Merchandise Authorization". Dit betekent dat je toestemming vraagt aan de leverancier om een product terug te sturen of weg te gooien. Bijvoorbeeld als een product kapot is of niet goed genoeg.

Let op: Deze handleiding gaat over het maken van nieuwe RMA's. Wil je een bestaande RMA aanpassen? Gebruik dan de handleiding "Bestaande RMA's wijzigen".

Waarom moet je RMA's gebruiken?

Met RMA's kun je:

• Slechte of kapotte producten netjes afhandelen
• Toestemming vragen aan de leverancier voordat je iets weggooit
• Bijhouden welke producten niet goed waren
• Producten terugboeken in je voorraad of doorverkopen aan een andere klant
• Een overzicht houden van wat er mis is gegaan

Hoe maak je een RMA aan?

Stap 1: Het systeem instellen (doe je één keer)

Voordat je RMA's kunt gebruiken, moet je het eerst instellen:

1. Ga naar "Admin"
2. Klik op "(Systeem) Configuratie"
3. Klik op "RMA"
4. Vul je "RMA afboek debiteur" in (dit is een speciale klant waar je slechte producten naartoe boekt)
   • Standaard is er een debiteur "Weggooi" aangemaakt die je hiervoor kunt gebruiken
5. Kies voor hoeveel dagen je RMA's toestaat (bijvoorbeeld: alleen producten van de laatste 14 dagen mogen worden teruggestuurd)
6. Klik op "Toepassen"

Stap 2: RMA redenen aanmaken

Nu moet je aangeven waarom producten kunnen worden teruggestuurd:

1. Maak redenen aan zoals:
   • Slechte kwaliteit
   • Niet geleverd
   • Of andere redenen die bij jouw bedrijf voorkomen
2. Vergeet niet elke reden te beschrijven
3. Klik op "Opslaan"

Stap 3: Een RMA aanmaken

Als alles is ingesteld, kun je RMA's gaan gebruiken:

1. Open de tegel "Bestellingen"
2. Kies de klant voor wie de RMA bedoeld is
3. Kies de datum
4. Klik op "Bestellingen"
5. Klik bovenin op "Meer..."
6. Klik op "RMA aanmaken"
7. Je ziet nu alle producten die binnen de RMA-termijn zijn besteld (bijvoorbeeld alles van de laatste 14 dagen)

Stap 4: Producten selecteren en reden invullen

1. Kies het product of de producten die terug moeten
2. Pas eventueel het aantal en de prijs aan
3. Vul de reden in waarom het product terug moet

Stap 5: Kies wat er met de producten moet gebeuren

Je hebt bovenin drie keuzes:

Optie 1: Afschrijven

• Gebruik deze optie als je de producten weggooit
• De producten worden geboekt naar de "RMA afboek debiteur" (bijvoorbeeld "Weggooi")

Optie 2: Debiteur

• Gebruik deze optie als je een andere klant hebt die de producten misschien wil kopen
• Je kunt dan een andere klant kiezen

Optie 3: Voorraad

• Gebruik deze optie als de producten nog goed genoeg zijn
• De producten worden teruggeboekt in je voorraad en kun je opnieuw verkopen

Stap 6: RMA's terugvinden en controleren

Wil je later een RMA terugkijken?

1. Open de tegel "Verdeling"
2. Kies de datum van de RMA
3. Klik op "Verdeling"
4. Klik op "Per debiteur"
5. Hier zie je de RMA's als een negatieve verdeling (met een minteken ervoor)