Rechnung erstellen

Schritt für Schritt: eine Rechnung erstellen und verarbeiten

Einleitung: Was ist Rechnungen erstellen?

Rechnungen erstellen bedeutet, dass du eine offizielle Rechnung für einen Kunden für die gelieferten Produkte erstellst. Die Rechnung zeigt, was der Kunde bestellt hat, wie viel es kostet und wann es bezahlt werden muss.

Warum Rechnungen erstellen?

Du musst Rechnungen erstellen, weil:

  • Kunden wissen, was sie bezahlen müssen und wofür
  • Du einen Nachweis hast, dass du Produkte geliefert hast
  • Es gesetzlich für deine Verwaltung vorgeschrieben ist
  • Du nachverfolgen kannst, welche Kunden bereits bezahlt haben
  • Du deine Steuererklärung korrekt machen kannst
  • Kunden ein offizielles Dokument für ihre eigene Buchhaltung haben

Wie erstellst du eine Rechnung?

Schritt 1: Zum Kunden

Verteilung öffnen

  1. Gehe zu „Verteilung"
  2. Klicke auf „Pro Debitor"
  3. Du siehst jetzt eine Liste aller Kunden

Kunden auswählen

  1. Suche den Kunden, für den du eine Rechnung erstellen möchtest
  2. Klicke auf diesen Kunden
  3. Du siehst jetzt alle Verteilungen (gelieferte Produkte) für diesen Kunden

Schritt 2: Verteilungen überprüfen

Bevor du eine Rechnung erstellst, überprüfe, ob alle Verteilungen (Lieferungen) korrekt sind.

Was sind Verteilungen? Verteilungen sind die Produkte, die du diesem Kunden geliefert oder zugewiesen hast. Jede Lieferung erscheint als Zeile mit:

  • Dem Lieferdatum
  • Dem Produkt (z.B. „Rosen rot 60cm")
  • Der Menge (z.B. 50 Stück)
  • Dem Preis pro Stück
  • Dem Gesamtbetrag

Überprüfen

  1. Prüfe, ob alle Produkte korrekt sind
  2. Prüfe, ob die Mengen stimmen
  3. Prüfe, ob die Preise richtig sind
  4. Wenn es Fehler gibt, korrigiere diese zuerst, bevor du fortfährst

Schritt 3: Rechnung erstellen

Wenn alle Verteilungen stimmen, kannst du die Rechnung erstellen.

Fakturieren-Menü öffnen

  1. Klicke oben auf „Fakturieren"
  2. Du siehst jetzt zwei Optionen

Option A: Rechnung erstellen (nur dieser Tag)

Verwende diese Option, wenn du nur für einen bestimmten Tag fakturieren möchtest.

Wann verwenden?

  • Der Kunde bekommt jeden Tag eine separate Rechnung
  • Du fakturierst pro Lieferung
  • Der Kunde hat heute nur eine Lieferung gehabt

Wie verwenden:

  1. Klicke auf „Rechnung erstellen"
  2. Es wird jetzt eine Rechnung nur für den gewählten Tag erstellt
  3. Gehe weiter zu Schritt 4

Option B: Rechnung erstellen (alle Tage)

Verwende diese Option, wenn du alle offenen Lieferungen fakturieren möchtest.

Wann verwenden?

  • Der Kunde bekommt eine Rechnung pro Woche oder pro Monat
  • Du möchtest alle offenen Lieferungen zusammen fakturieren
  • Der Kunde hat mehrere Lieferungen gehabt, die noch nicht fakturiert sind

Beispiel: Der Kunde hat am Montag, Mittwoch und Freitag Produkte erhalten. Mit dieser Option setzt du alle drei Lieferungen auf eine Rechnung.

Wie verwenden:

  1. Klicke auf „Rechnung erstellen (alle Tage)"
  2. Es wird jetzt eine Rechnung mit allen offenen Lieferungen erstellt
  3. Gehe weiter zu Schritt 4

Schritt 4: Rechnung überprüfen

Bevor du die Rechnung endgültig machst, musst du sie zuerst überprüfen.

Rechnung ansehen

  1. Klicke auf „Drucken"
  2. Klicke auf „Anzeigen und drucken"
  3. Die Rechnung öffnet sich jetzt (meist als PDF)

Was muss überprüft werden?

  • Kundendaten: Sind Name und Adresse korrekt?
  • Rechnungsnummer: Steht eine eindeutige Nummer darauf?
  • Datum: Stimmt das Rechnungsdatum?
  • Produkte: Stehen alle richtigen Produkte darauf?
  • Mengen: Stimmen die Mengen?
  • Preise: Sind die Preise korrekt (einschließlich eventueller Aufschläge)?
  • Gesamtbetrag: Ist der Gesamtbetrag korrekt berechnet?
  • MwSt.: Stimmt der MwSt.-Betrag?

Wenn es Fehler gibt:

  1. Schließe die Rechnung
  2. Gehe zurück zu den Verteilungen
  3. Korrigiere die Fehler
  4. Beginne erneut bei Schritt 3

Wenn alles stimmt: Gehe weiter zu Schritt 5

Schritt 5: Rechnung verarbeiten

Wenn die Rechnung in Ordnung ist, kannst du sie endgültig machen.

Endgültig machen

  1. Klicke auf „Verarbeiten"
  2. Die Rechnung wird jetzt endgültig
  3. Die Rechnungsnummer wird festgelegt
  4. Die Rechnung kann nicht mehr geändert werden

Was passiert jetzt?

  • Die Rechnung ist offiziell und hat eine eindeutige Nummer
  • Der Kunde kann diese Rechnung bezahlen
  • Die Rechnung erscheint in deiner Verwaltung
  • Du kannst die Rechnung an den Kunden senden (per Post oder E-Mail)

Fertig! Die Rechnung ist jetzt erstellt und verarbeitet.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Tägliche Rechnung

  • Situation: Kunde Jansen bekommt jeden Tag eine separate Rechnung
  • Aktion:
    1. Gehe zu Verteilung → Pro Debitor → Jansen
    2. Überprüfe die Verteilung von heute
    3. Klicke auf Fakturieren → Rechnung erstellen
    4. Schau dir die Rechnung an und überprüfe sie
    5. Klicke auf Verarbeiten
  • Ergebnis: Jansen hat eine Rechnung für die heutige Lieferung

Beispiel 2: Wöchentliche Sammelrechnung

  • Situation: Kunde Pietersen bekommt jeden Freitag eine Rechnung für die ganze Woche
  • Aktion:
    1. Gehe zu Verteilung → Pro Debitor → Pietersen
    2. Du siehst Lieferungen von Montag, Mittwoch und Freitag
    3. Klicke auf Fakturieren → Rechnung erstellen (alle Tage)
    4. Schau dir die Rechnung an: alle 3 Lieferungen stehen darauf
    5. Klicke auf Verarbeiten
  • Ergebnis: Pietersen hat eine Rechnung mit allen Lieferungen dieser Woche

Beispiel 3: Fehler entdeckt

  • Situation: Du siehst, dass ein falscher Preis auf der Rechnung steht
  • Aktion:
    1. Schließe die Rechnung, ohne auf Verarbeiten zu klicken
    2. Korrigiere den Preis in der Verteilung
    3. Erstelle die Rechnung erneut
    4. Überprüfe, ob der Preis jetzt stimmt
    5. Klicke auf Verarbeiten
  • Ergebnis: Die Rechnung ist korrekt und kann versendet werden

Beispiel 4: Monatsrechnung

  • Situation: Kunde De Boer bekommt eine Rechnung pro Monat für alle Lieferungen
  • Aktion:
    1. Warte bis zum Monatsende
    2. Gehe zu Verteilung → Pro Debitor → De Boer
    3. Klicke auf Fakturieren → Rechnung erstellen (alle Tage)
    4. Alle Lieferungen des ganzen Monats stehen auf einer Rechnung
    5. Verarbeite die Rechnung
  • Ergebnis: De Boer hat eine übersichtliche Monatsrechnung

Wichtige Tipps

Tipp 1: Überprüfe immer vor dem Verarbeiten

  • Einmal verarbeitet, kannst du die Rechnung nicht mehr ändern
  • Überprüfe alle Daten gründlich
  • Lieber zweimal hinschauen als eine Rechnung falsch versenden

Tipp 2: Triff Vereinbarungen mit Kunden

  • Bespreche, wie oft sie eine Rechnung möchten (täglich, wöchentlich, monatlich)
  • Notiere das in ihren Kundendaten
  • So weißt du immer, welche Option du wählen musst

Tipp 3: Bewahre Rechnungen auf

  • Drucke oder speichere jede Rechnung
  • Du brauchst das für deine Verwaltung
  • Auch praktisch bei Kundenfragen

Tipp 4: Fakturiere regelmäßig

  • Warte nicht zu lange mit dem Fakturieren
  • Kunden zahlen schneller, wenn sie die Rechnung schnell erhalten
  • Es verhindert, dass du es vergisst

Tipp 5: Verwende klare Beschreibungen

  • Sorge dafür, dass die Produktnamen auf der Rechnung klar sind
  • Kunden müssen sehen können, was sie erhalten haben
  • Das verhindert Fragen und Diskussionen

Häufig gestellte Fragen

Frage: Kann ich eine verarbeitete Rechnung noch ändern?

  • Nein, einmal verarbeitet ist endgültig
  • Du musst dann eine Gutschrift erstellen, um Fehler zu korrigieren
  • Überprüfe also immer gut, bevor du auf Verarbeiten klickst

Frage: Was, wenn ich versehentlich zweimal fakturiere?

  • Der Kunde bekommt zwei Rechnungen für dieselben Produkte
  • Du musst eine Rechnung gutschreiben (rückgängig machen)
  • Nimm Kontakt mit dem Kunden auf, um es zu erklären

Frage: Wie weiß ich, welche Option ich wählen soll?

  • Schau in den Kundenvereinbarungen nach
  • Oder frage den Kunden, was er/sie möchte
  • Meist: täglich = „Rechnung erstellen", wöchentlich/monatlich = „Rechnung erstellen (alle Tage)"

Frage: Kann ich die Rechnung automatisch per E-Mail senden?

  • Das hängt von deinen Systemeinstellungen ab
  • Oft gibt es eine Option, Rechnungen automatisch zu versenden
  • Überprüfe dies in den Fakturierungs-Einstellungen

Frage: Was, wenn noch Produkte nicht geliefert sind?

  • Fakturiere nur, was bereits geliefert ist
  • Produkte, die noch kommen müssen, fakturierst du später
  • Oder warte, bis alles geliefert ist, und erstelle dann die Rechnung

Was tun bei Problemen?

Problem: Rechnung zeigt falschen Preis

  • Fahre nicht mit dem Verarbeiten fort
  • Schließe die Rechnung
  • Korrigiere den Preis in der Verteilung
  • Erstelle die Rechnung erneut

Problem: Kundendaten stimmen nicht

  • Schließe die Rechnung
  • Gehe zur Kundenkarte und passe die Daten an
  • Erstelle die Rechnung erneut

Problem: Produkte fehlen auf der Rechnung

  • Überprüfe, ob alle Verteilungen erstellt sind
  • Möglicherweise sind manche Lieferungen noch nicht eingegeben
  • Füge die fehlenden Verteilungen hinzu
  • Erstelle die Rechnung erneut

Problem: Rechnung kann nicht verarbeitet werden

  • Überprüfe, ob keine Fehlermeldungen vorliegen
  • Kontrolliere, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind
  • Versuche, die Rechnung erneut zu erstellen
  • Wende dich an den Support, wenn es weiterhin fehlschlägt

Zusammenfassung

Rechnungen für Kunden erstellst du in fünf einfachen Schritten:

  • Schritt 1: Gehe zu Verteilung → Pro Debitor und wähle den Kunden
  • Schritt 2: Überprüfe, ob alle Verteilungen (Lieferungen) korrekt sind
  • Schritt 3: Klicke auf Fakturieren und wähle: „Rechnung erstellen" für nur heute oder „Rechnung erstellen (alle Tage)" für alle offenen Lieferungen
  • Schritt 4: Schau dir die Rechnung an über Drucken → Anzeigen und drucken, überprüfe alle Daten (Kunde, Produkte, Preise, Summe)
  • Schritt 5: Wenn alles stimmt, klicke auf Verarbeiten, um die Rechnung endgültig zu machen
  • Achtung: Einmal verarbeitet, kannst du eine Rechnung nicht mehr ändern, also überprüfe immer gründlich, bevor du auf Verarbeiten klickst

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