Einkaufsrechnungen einlesen und prüfen

Einleitung: Was bedeutet Einkaufsrechnungen einlesen?

Einkaufsrechnungen einlesen bedeutet, dass Sie die Rechnungen von Lieferanten in Easyflor eingeben und mit dem vergleichen, was Sie tatsächlich in Ihrem Lagerbestand erhalten haben. So können Sie prüfen, ob alles, was Sie bezahlt haben, auch wirklich angekommen ist.

Warum Einkaufsrechnungen einlesen und prüfen?

Sie möchten dies tun, weil:

• Sie prüfen können, ob Sie alles erhalten haben, was auf der Rechnung steht
• Sie sehen können, ob die Preise auf der Rechnung mit Ihrem Einkauf übereinstimmen
• Sie Fehler oder fehlende Lieferungen aufspüren können
• Sie Beweismaterial haben, wenn etwas nicht stimmt
• Sie einen vollständigen Überblick über Ihre Einkäufe und Zahlungen haben

Wie lesen Sie Einkaufsrechnungen ein?

Es gibt zwei Methoden: manuell eingeben oder automatisch importieren. Wählen Sie die Methode, die am besten zu Ihrer Situation passt.

Methode 1: Einkaufsrechnungen manuell erstellen

Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie einige einzelne Rechnungen haben oder wenn der Lieferant keine digitale Datei liefert.

Schritt 1: Zum Einkaufsrechnungen-Menü

1. Gehen Sie zur Kachel „Lager"
2. Suchen Sie die Überschrift „Einkaufskontrolle"
3. Klicken Sie auf „Einkaufsrechnungen"
4. Klicken Sie oben auf „+Neu", um eine neue Rechnung hinzuzufügen

Schritt 2: Basisdaten ausfüllen Geben Sie die folgenden Informationen ein:

• Rechnungssteller: Der Name des Lieferanten (zum Beispiel „Gärtnerei Jansen")
• Währung: Die Währung (normalerweise Euro)
• Datum von: Ab welchem Datum soll das System im Lagerbestand suchen?
• Datum bis: Bis zu welchem Datum soll das System im Lagerbestand suchen?
• Rechnungsdatum: Das Datum, das auf der Rechnung steht

Tipp: „Datum von" und „Datum bis" helfen dem System, die richtigen Einkäufe in Ihrem Lagerbestand zum Vergleichen zu finden.

Schritt 3: Rechnungspositionen hinzufügen

1. Klicken Sie auf die Einkaufsrechnung, die Sie gerade erstellt haben
2. Sie haben nun die Möglichkeit, Rechnungspositionen hinzuzufügen
3. Klicken Sie auf einen Artikel aus der Liste, um ihn zur Rechnung hinzuzufügen
4. Der Artikel erscheint nun in den Rechnungspositionen

Schritt 4: Alle Positionen hinzufügen und abschließen

1. Wiederholen Sie Schritt 3 für alle Produkte, die auf der Rechnung stehen
2. Prüfen Sie, ob alle Preise und Mengen stimmen
3. Wenn alles in Ordnung ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertig"
4. Die Rechnung ist nun geprüft und abgeschlossen

Methode 2: Einkaufsrechnungen automatisch importieren

Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie viele Rechnungen haben oder wenn Lieferanten digitale Dateien (CSV, Excel, XML) liefern.

Was Sie importieren können:

• CSV-Dateien (Textdateien mit Kommas)
• Excel-Dateien (.xlsx)
• XML-Dateien (standardisiertes Format)

Schritt A: Eine Import-Vorlage erstellen

Zuerst erstellen wir eine Vorlage, damit Easyflor weiß, wie die Datei gelesen werden soll.

Schritt 1: Vorlage auswählen

1. Gehen Sie zur Kachel „Lager"
2. Gehen Sie zu „Einkaufsrechnungen"
3. Klicken Sie auf „Importieren"
4. Wählen Sie den Dateityp, den Sie importieren möchten:
   • CSV
   • Excel
   • XML

Schritt 2: Grundeinstellungen der Vorlage ausfüllen Sie sehen nun einen Bildschirm mit Einstellungen:

Füllen Sie Folgendes aus:

• Name: Der Name des Lieferanten (zum Beispiel „Gärtnerei Jansen")
• Datum von (Tage vor Rechnungsdatum): Wie viele Tage vor dem Rechnungsdatum soll das System im Lagerbestand suchen? (zum Beispiel 7 Tage)
• Datum bis (Tage nach Rechnungsdatum): Wie viele Tage nach dem Rechnungsdatum soll das System im Lagerbestand suchen? (zum Beispiel 1 Tag)

Beispiel: Wenn die Rechnung auf den 10. Januar datiert ist und Sie 7 Tage davor und 1 Tag danach eingeben, sucht das System nach Einkäufen zwischen dem 3. Januar und dem 11. Januar.

Klicken Sie auf „Speichern"

Schritt B: Für CSV/Excel - Spalten angeben

Wenn Sie CSV oder Excel gewählt haben, müssen Sie noch angeben, in welchen Spalten die Informationen stehen.

Schritt 1: Zu den Spalteneinstellungen

1. Klicken Sie auf die Vorlage, die Sie gerade erstellt haben
2. Gehen Sie zu „Spalten"

Schritt 2: Spalten verknüpfen Sie sehen nun eine Liste mit Feldern, die Easyflor unterstützt:

Geben Sie für jedes Feld an, in welcher Spalte Ihrer Datei diese Information steht. Zum Beispiel:

• Artikelname: Spalte A
• Anzahl: Spalte B
• Preis: Spalte C
• Rechnungsnummer: Spalte D

Klicken Sie auf „Speichern"

Schritt C: Für XML - Standardformat verwenden

Wenn Sie XML gewählt haben, ist es viel einfacher:

Gute Nachricht: Easyflor arbeitet mit einem Standard-XML-Format. Es sind keine zusätzlichen Einstellungen erforderlich! Sie können Dateien direkt nach dem Erstellen der Vorlage importieren.

Schritt D: Dateien importieren

Jetzt, da Ihre Vorlage fertig ist, können Sie Rechnungen importieren.

Schritt 1: Import starten

1. Gehen Sie zur Kachel „Lager"
2. Gehen Sie zu „Einkaufsrechnungen"
3. Klicken Sie auf „+Importieren"
4. Sie sehen nun eine Liste mit allen Vorlagen, die Sie erstellt haben
5. Klicken Sie auf die Vorlage, die Sie verwenden möchten (zum Beispiel „Gärtnerei Jansen")

Schritt 2: Datei auswählen

1. Klicken Sie auf „Datei auswählen" oder das Upload-Symbol
2. Suchen Sie die Rechnungsdatei auf Ihrem Computer
3. Wählen Sie die Datei aus
4. Klicken Sie auf „Importieren"

Schritt 3: Prüfen

1. Die Rechnung wird nun automatisch eingelesen
2. Easyflor vergleicht die Rechnung mit Ihrem Lagerbestand
3. Prüfen Sie, ob alles stimmt
4. Klicken Sie auf „Fertig", wenn die Prüfung in Ordnung ist

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Manuelle Rechnung

• Sie erhalten eine Papierrechnung von einem kleinen Züchter
• Sie geben die Rechnung mit allen Produkten manuell ein
• Sie prüfen, ob Sie alles erhalten haben, was auf der Rechnung steht

Beispiel 2: CSV importieren

• Ein großer Lieferant schickt Ihnen jede Woche eine CSV-Datei mit Rechnungen
• Sie haben einmal eine Vorlage für diesen Lieferanten erstellt
• Jede Woche importieren Sie die neue Datei mit wenigen Klicks

Beispiel 3: XML importieren

• Eine Auktion sendet XML-Dateien mit allen Einkäufen
• Sie importieren diese automatisch, ohne Spalten einstellen zu müssen
• Das System prüft automatisch, ob alles stimmt

Zusammenfassung

Einkaufsrechnungen einlesen kann auf zwei Arten erfolgen:

• Manuell: Für einzelne Rechnungen, geben Sie alle Positionen einzeln ein
• Importieren: Für viele Rechnungen, erstellen Sie eine Vorlage und importieren Sie CSV-, Excel- oder XML-Dateien
• Ziel: Prüfen, ob alles, was Sie bezahlt haben, auch tatsächlich in Ihrem Lagerbestand eingegangen ist