Bestandskontrolle durchführen (Inventur)

Einleitung: Was ist eine Bestandskontrolle?

Eine Bestandskontrolle (auch „Inventur" genannt) ist das Zählen von allem, was Sie in Ihrem Lager haben, und der Vergleich mit dem, was das System denkt, dass Sie haben. So können Sie sehen, ob Produkte fehlen oder ob es mehr gibt als erwartet.

Warum eine Bestandskontrolle durchführen?

Sie möchten eine Bestandskontrolle durchführen, weil:

• Sie wissen möchten, ob der Bestand im System mit der Realität übereinstimmt
• Sie entdecken können, ob Produkte verschwunden sind oder falsch registriert wurden
• Sie Fehler aufspüren und korrigieren können
• Sie einen zuverlässigen Überblick über das bekommen, was Sie wirklich haben
• Sie sehen können, welche Produkte möglicherweise gestohlen, vergessen oder falsch eingegeben wurden

Beachten Sie: Es funktioniert am besten mit Handscannern, aber es kann auch manuell erfolgen.

Wie führen Sie eine Bestandskontrolle durch?

Schnelle Schrittübersicht

1. Gehen Sie zu Lager → Standort und Datum prüfen → (Allgemein) Bestandskontrolle
2. Scannen Sie Produkte (oder klicken Sie auf +Neu, wenn Sie keinen Scanner haben)
3. Gehen Sie zu „Kontrollierter Bestand" und prüfen Sie, ob die Produkte stimmen
4. Klicken Sie auf „Bestand vergleichen" und filtern Sie gegebenenfalls
5. Optional: Drucken Sie eine Übersicht der Anpassungen
6. Klicken Sie auf „→ zu Debitor", um fehlerhaften Bestand auszubuchen

Wichtige Warnung: Wenn Ihre Bestandszählung große Unterschiede aufweist, kann Schritt 6 lange dauern. Tun Sie dies am Ende des Arbeitstages oder wenn andere das System nicht verwenden!

Ausführliche Erklärung pro Schritt

Schritt 1: Vorbereiten und starten

1. Gehen Sie zur Kachel „Lager"
2. Prüfen Sie zuerst, ob Standort und Datum korrekt sind (das ist sehr wichtig!)
3. Klicken Sie auf „(Allgemein) Bestandskontrolle"
4. Sie sind jetzt bereit, mit dem Zählen zu beginnen

Schritt 2: Produkte scannen oder eingeben

Option A: Mit Scanner (empfohlen)

1. Scannen Sie den Barcode des Produkts
2. Das Produkt erscheint rechts auf dem Bildschirm
3. Geben Sie ein, wie viele Stück Sie tatsächlich gezählt haben
4. Klicken Sie auf „Anwenden"
5. Das Produkt erscheint nun in der linken Liste

Option B: Ohne Scanner (manuell)

1. Klicken Sie oben auf „Neu"
2. Suchen Sie den Artikel, den Sie kontrollieren möchten
3. Wählen Sie den Artikel aus
4. Geben Sie ein, wie viele Stück Sie tatsächlich gezählt haben
5. Klicken Sie auf „Anwenden"
6. Das Produkt erscheint nun in der linken Liste

Farbcodes verstehen:

• Grün: Perfekt! Die Anzahl stimmt genau mit dem System überein
• Orange: Es gibt weniger Produkte als das System denkt
• Rot: Es gibt mehr Produkte als das System denkt

Reihenfolge in der Liste:

• Abweichende Produkte (orange und rot) stehen oben
• Korrekte Zählungen (grün) stehen unten

Wiederholen Sie diesen Schritt für jedes Produkt in Ihrem Lager, bis alles gezählt ist.

Schritt 3: Kontrollierten Bestand ansehen

1. Klicken Sie oben auf „Kontrollierter Bestand"
2. Sie sehen nun eine Übersicht von allem, was Sie und Ihre Kollegen gescannt haben
3. Prüfen Sie, ob die Liste vollständig ist und ob alles stimmt
4. Gibt es Produkte, die Sie erwartet haben, aber nicht in der Liste stehen? Dann wurden sie vielleicht vergessen zu zählen

Schritt 4: Bestand mit dem System vergleichen

Jetzt schauen wir, welche Produkte Unterschiede zwischen der Zählung und dem System aufweisen.

1. Klicken Sie auf „Bestand vergleichen"
2. Sie erhalten nun Optionen zum Filtern:
   • Artikelgruppen: Wenn Sie nur bestimmte Produktgruppen kontrollieren möchten (zum Beispiel nur Rosen)
   • Labelgruppen: Wenn Sie nur bestimmte Zonen kontrollieren möchten
   • Nichts eingeben: Wenn Sie alles vergleichen möchten
3. Klicken Sie auf „Anwenden"
4. Warten Sie, während das System vergleicht

Was passiert jetzt?

• Produkte, die nicht mehr auf Lager sind, werden rot angezeigt
• Produkte, deren Mengen nicht stimmen, werden orange angezeigt
• Sie werden jetzt nur die Produkte ausbuchen, die Sie NICHT haben

Schritt 5: Übersicht drucken (optional)

Möchten Sie eine Papierliste aller Anpassungen?

1. Klicken Sie auf „Drucken"
2. Es wird eine Übersicht mit allen Unterschieden gedruckt
3. Diese können Sie für Ihre Verwaltung aufbewahren

Schritt 6: Fehlerhaften Bestand ausbuchen

Jetzt entfernen wir die Produkte, die nicht stimmen, aus dem System.

Wichtige Warnung:

• Wenn Sie sehr viele Unterschiede haben, kann dieser Prozess lange dauern (manchmal 30 Minuten oder mehr)
• Tun Sie dies daher am Ende des Arbeitstages
• Oder zu einem Zeitpunkt, wenn Kollegen das System nicht verwenden
• Sonst können diese Probleme mit ihrer Arbeit bekommen

Die Produkte ausbuchen:

1. Klicken Sie auf „→ zu Debitor"
2. Das System bucht nun alle Produkte, die nicht stimmen, auf einen speziellen „Entsorgungsdebitor" aus
3. Warten Sie geduldig, bis der Prozess abgeschlossen ist
4. Das System nicht schließen oder andere Dinge tun, während dies läuft!

Was, wenn Sie einen Fehler gemacht haben?

Nehmen wir an, Sie haben versehentlich zu viele Produkte ausgebucht. Zum Beispiel: Ein Kollege hatte vergessen, die gesamte Abteilung mit Rosen zu zählen, und jetzt sind alle Rosen aus dem System verschwunden.

So machen Sie es rückgängig:

1. Gehen Sie zu „Verteilung"
2. Klicken Sie auf „Verteilung pro Debitor"
3. Wählen Sie den Debitor, auf den Sie gerade alles ausgebucht haben (normalerweise ein „Entsorgungsdebitor")
4. Klicken Sie auf „Mehr"
5. Klicken Sie auf „(Allgemein) Alle Verteilungen von diesem Debitor löschen"
6. Alle Produkte sind jetzt wieder in Ihrem Bestand
7. Sie können nun erneut mit der Bestandskontrolle beginnen

Beachten Sie: Dies funktioniert nur, wenn Sie den Fehler sofort entdecken. Wenn Sie bereits mit dem Verkauf oder anderen Bearbeitungen fortgefahren sind, kann es kompliziert sein, alles rückgängig zu machen.

Tipps für eine gute Bestandskontrolle

Tipp 1: Arbeiten Sie im Team

• Teilen Sie das Lager in Sektionen auf
• Lassen Sie verschiedene Personen verschiedene Sektionen zählen
• Kontrollieren Sie gegenseitig die Arbeit

Tipp 2: Wählen Sie einen ruhigen Moment

• Führen Sie die Zählung zu einem Zeitpunkt durch, an dem wenig Verkauf stattfindet
• Zum Beispiel abends oder am Wochenende
• So ändert sich der Bestand nicht, während Sie zählen

Tipp 3: Seien Sie sorgfältig

• Zählen Sie alles, auch die kleinen Ecken
• Vergessen Sie keine Wagen, Kühlzellen oder lose Produkte
• Erstellen Sie eine Checkliste aller Standorte

Tipp 4: Doppelt prüfen

• Große Unterschiede? Zählen Sie dann erneut
• Bitten Sie einen Kollegen mitzuschauen
• Lieber zweimal zählen als falsche Verwaltung

Zusammenfassung

Eine Bestandskontrolle führen Sie durch, um zu prüfen, ob Ihr tatsächlicher Bestand mit dem System übereinstimmt:

• Scannen oder geben Sie alle Produkte mit den tatsächlichen Mengen ein
• Sehen Sie sich den kontrollierten Bestand an und vergleichen Sie mit dem System
• Produkte, die stimmen, sind grün, zu wenig ist orange, zu viel ist rot
• Buchen Sie fehlerhaften Bestand auf einen Entsorgungsdebitor aus (tun Sie dies zu einem ruhigen Moment!)
• Fehler gemacht? Löschen Sie alle Verteilungen vom Entsorgungsdebitor, um es rückgängig zu machen