RMAs erstellen (Produkte zurücksenden oder entsorgen)

Einleitung: Was ist eine RMA?

RMA steht für "Return Merchandise Authorization". Das bedeutet, dass Sie beim Lieferanten die Erlaubnis anfragen, ein Produkt zurückzusenden oder zu entsorgen. Zum Beispiel wenn ein Produkt defekt oder nicht gut genug ist.

Hinweis: Diese Anleitung behandelt das Erstellen neuer RMAs. Möchten Sie eine bestehende RMA ändern? Verwenden Sie dann die Anleitung "Bestehende RMAs ändern".

Warum muss man RMAs verwenden?

Mit RMAs können Sie:

• Schlechte oder defekte Produkte ordentlich abwickeln
• Erlaubnis beim Lieferanten anfragen, bevor Sie etwas entsorgen
• Verfolgen, welche Produkte nicht gut waren
• Produkte in Ihren Bestand zurückbuchen oder an einen anderen Kunden weiterverkaufen
• Eine Übersicht behalten, was schief gegangen ist

Wie erstellt man eine RMA?

Schritt 1: Das System einrichten (einmalig)

Bevor Sie RMAs verwenden können, müssen Sie es zuerst einrichten:

1. Gehen Sie zu "Admin"
2. Klicken Sie auf "(System) Konfiguration"
3. Klicken Sie auf "RMA"
4. Füllen Sie Ihren "RMA Abbuchungs-Debitor" ein (dies ist ein spezieller Kunde, an den Sie schlechte Produkte buchen)
   • Standardmäßig ist ein Debitor "Entsorgung" erstellt, den Sie hierfür verwenden können
5. Wählen Sie, für wie viele Tage Sie RMAs erlauben (zum Beispiel: nur Produkte der letzten 14 Tage dürfen zurückgesendet werden)
6. Klicken Sie auf "Anwenden"

Schritt 2: RMA-Gründe erstellen

Jetzt müssen Sie angeben, warum Produkte zurückgesendet werden können:

1. Erstellen Sie Gründe wie:
   • Schlechte Qualität
   • Nicht geliefert
   • Oder andere Gründe, die in Ihrem Unternehmen vorkommen
2. Vergessen Sie nicht, jeden Grund zu beschreiben
3. Klicken Sie auf "Speichern"

Schritt 3: Eine RMA erstellen

Wenn alles eingerichtet ist, können Sie RMAs verwenden:

1. Öffnen Sie die Kachel "Bestellungen"
2. Wählen Sie den Kunden, für den die RMA bestimmt ist
3. Wählen Sie das Datum
4. Klicken Sie auf "Bestellungen"
5. Klicken Sie oben auf "Mehr..."
6. Klicken Sie auf "RMA erstellen"
7. Sie sehen jetzt alle Produkte, die innerhalb der RMA-Frist bestellt wurden (zum Beispiel alles der letzten 14 Tage)

Schritt 4: Produkte auswählen und Grund eingeben

1. Wählen Sie das Produkt oder die Produkte, die zurück müssen
2. Passen Sie eventuell die Menge und den Preis an
3. Geben Sie den Grund ein, warum das Produkt zurück muss

Schritt 5: Wählen Sie, was mit den Produkten passieren soll

Sie haben oben drei Auswahlmöglichkeiten:

Option 1: Abschreiben

• Verwenden Sie diese Option, wenn Sie die Produkte entsorgen
• Die Produkte werden an den "RMA Abbuchungs-Debitor" gebucht (zum Beispiel "Entsorgung")

Option 2: Debitor

• Verwenden Sie diese Option, wenn Sie einen anderen Kunden haben, der die Produkte vielleicht kaufen möchte
• Sie können dann einen anderen Kunden wählen

Option 3: Bestand

• Verwenden Sie diese Option, wenn die Produkte noch gut genug sind
• Die Produkte werden in Ihren Bestand zurückgebucht und Sie können sie erneut verkaufen

Schritt 6: RMAs wiederfinden und überprüfen

Möchten Sie später eine RMA nachschauen?

1. Öffnen Sie die Kachel "Verteilung"
2. Wählen Sie das Datum der RMA
3. Klicken Sie auf "Verteilung"
4. Klicken Sie auf "Pro Debitor"
5. Hier sehen Sie die RMAs als negative Verteilung (mit einem Minuszeichen davor)