Crear factura

Paso a paso: crear y procesar una factura

Introducción: ¿Qué es crear facturas?

Crear facturas significa elaborar una factura oficial para un cliente por los productos que has entregado. La factura muestra lo que el cliente ha pedido, cuánto cuesta y cuándo debe pagarse.

¿Por qué crear facturas?

Debes crear facturas porque:

  • Los clientes saben lo que tienen que pagar y por qué
  • Tienes prueba de haber entregado los productos
  • Es legalmente obligatorio para tu administración
  • Puedes hacer un seguimiento de qué clientes ya han pagado
  • Puedes hacer correctamente tu declaración de impuestos
  • Los clientes tienen un documento oficial para su propia contabilidad

¿Cómo crear una factura?

Paso 1: Al cliente

Abrir Distribución

  1. Ve a "Distribución"
  2. Haz clic en "Por deudor"
  3. Ahora ves una lista de todos los clientes

Seleccionar cliente

  1. Busca el cliente para el que quieres crear una factura
  2. Haz clic en este cliente
  3. Ahora ves todas las distribuciones (productos entregados) para este cliente

Paso 2: Comprobar las distribuciones

Antes de crear una factura, comprueba que todas las distribuciones (entregas) son correctas.

¿Qué son las distribuciones? Las distribuciones son los productos que has entregado o asignado a este cliente. Cada entrega aparece como una línea con:

  • La fecha de entrega
  • El producto (por ejemplo "Rosas rojas 60cm")
  • La cantidad (por ejemplo 50 piezas)
  • El precio por pieza
  • El importe total

Comprobar

  1. Comprueba que todos los productos sean correctos
  2. Comprueba que las cantidades coincidan
  3. Comprueba que los precios sean correctos
  4. Si hay errores, corrígelos primero antes de continuar

Paso 3: Crear factura

Si todas las distribuciones son correctas, puedes crear la factura.

Abrir menú de facturación

  1. Haz clic arriba en "Facturar"
  2. Ahora ves dos opciones

Opción A: Crear factura (solo este día)

Usa esta opción cuando quieras facturar solo para un día específico.

¿Cuándo usar?

  • El cliente recibe una factura separada cada día
  • Facturas por entrega
  • El cliente solo ha tenido una entrega hoy

Cómo usar:

  1. Haz clic en "Crear factura"
  2. Se crea ahora una factura solo para el día elegido
  3. Continúa al paso 4

Opción B: Crear factura (todos los días)

Usa esta opción cuando quieras facturar todas las entregas pendientes.

¿Cuándo usar?

  • El cliente recibe una factura por semana o por mes
  • Quieres facturar todas las entregas pendientes juntas
  • El cliente ha tenido varias entregas que aún no se han facturado

Ejemplo: El cliente recibió productos el lunes, miércoles y viernes. Con esta opción, pones las tres entregas en una sola factura.

Cómo usar:

  1. Haz clic en "Crear factura (todos los días)"
  2. Se crea ahora una factura con todas las entregas pendientes
  3. Continúa al paso 4

Paso 4: Comprobar la factura

Antes de finalizar la factura, debes primero comprobarla.

Ver factura

  1. Haz clic en "Imprimir"
  2. Haz clic en "Ver e imprimir"
  3. La factura se abre ahora (normalmente como PDF)

¿Qué comprobar?

  • Datos del cliente: ¿Son el nombre y la dirección correctos?
  • Número de factura: ¿Hay un número único?
  • Fecha: ¿Es correcta la fecha de la factura?
  • Productos: ¿Están todos los productos correctos?
  • Cantidades: ¿Son correctas las cantidades?
  • Precios: ¿Son correctos los precios (incluyendo cualquier recargo)?
  • Importe total: ¿Está calculado correctamente el importe total?
  • IVA: ¿Es correcto el importe del IVA?

Si hay errores:

  1. Cierra la factura
  2. Vuelve a las distribuciones
  3. Corrige los errores
  4. Empieza de nuevo desde el paso 3

Si todo es correcto: Continúa al paso 5

Paso 5: Procesar factura

Si la factura está bien, puedes finalizarla.

Finalizar

  1. Haz clic en "Procesar"
  2. La factura se finaliza ahora
  3. El número de factura queda bloqueado
  4. La factura ya no se puede modificar

¿Qué pasa ahora?

  • La factura es oficial y tiene un número único
  • El cliente puede pagar esta factura
  • La factura aparece en tu administración
  • Puedes enviar la factura al cliente (por correo postal o e-mail)

¡Listo! La factura está ahora creada y procesada.

Ejemplos prácticos

Ejemplo 1: Factura diaria

  • Situación: El cliente Jansen recibe una factura separada cada día
  • Acción:
    1. Ve a Distribución → Por deudor → Jansen
    2. Comprueba la distribución de hoy
    3. Haz clic en Facturar → Crear factura
    4. Visualiza y comprueba la factura
    5. Haz clic en Procesar
  • Resultado: Jansen tiene una factura por la entrega de hoy

Ejemplo 2: Factura colectiva semanal

  • Situación: El cliente Pietersen recibe cada viernes una factura para toda la semana
  • Acción:
    1. Ve a Distribución → Por deudor → Pietersen
    2. Ves entregas del lunes, miércoles y viernes
    3. Haz clic en Facturar → Crear factura (todos los días)
    4. Visualiza la factura: las 3 entregas están en ella
    5. Haz clic en Procesar
  • Resultado: Pietersen tiene una factura con todas las entregas de esta semana

Ejemplo 3: Error descubierto

  • Situación: Ves que hay un precio equivocado en la factura
  • Acción:
    1. Cierra la factura sin hacer clic en Procesar
    2. Corrige el precio en la distribución
    3. Crea la factura de nuevo
    4. Comprueba si el precio es ahora correcto
    5. Haz clic en Procesar
  • Resultado: La factura es correcta y puede ser enviada

Ejemplo 4: Factura mensual

  • Situación: El cliente De Boer recibe una factura por mes para todas las entregas
  • Acción:
    1. Espera al final del mes
    2. Ve a Distribución → Por deudor → De Boer
    3. Haz clic en Facturar → Crear factura (todos los días)
    4. Todas las entregas del mes entero están en una factura
    5. Procesa la factura
  • Resultado: De Boer tiene una factura mensual clara

Consejos importantes

Consejo 1: Comprueba siempre antes de procesar

  • Una vez procesada, ya no puedes modificar la factura
  • Comprueba todos los datos a fondo
  • Mejor mirar dos veces que enviar una factura mal

Consejo 2: Haz acuerdos con los clientes

  • Discute con qué frecuencia quieren factura (diariamente, semanalmente, mensualmente)
  • Anótalo en sus datos de cliente
  • Así siempre sabes qué opción elegir

Consejo 3: Guarda las facturas

  • Imprime o guarda cada factura
  • Lo necesitas para tu administración
  • También útil ante preguntas de clientes

Consejo 4: Factura regularmente

  • No esperes demasiado para facturar
  • Los clientes pagan más rápido si reciben la factura rápidamente
  • Evita que se te olvide

Consejo 5: Usa descripciones claras

  • Asegúrate de que los nombres de productos sean claros en la factura
  • Los clientes deben poder ver lo que han recibido
  • Esto evita preguntas y discusiones

Preguntas frecuentes

Pregunta: ¿Puedo aún modificar una factura procesada?

  • No, una vez procesada es definitivo
  • Debes hacer entonces una nota de crédito para corregir errores
  • Comprueba siempre bien antes de hacer clic en Procesar

Pregunta: ¿Qué pasa si facturo dos veces por accidente?

  • El cliente recibe dos facturas por los mismos productos
  • Debes acreditar (revertir) una factura
  • Contacta con el cliente para explicarlo

Pregunta: ¿Cómo sé qué opción elegir?

  • Mira los acuerdos con clientes
  • O pregunta al cliente qué quiere
  • Normalmente: diario = "Crear factura", semanal/mensual = "Crear factura (todos los días)"

Pregunta: ¿Puedo enviar la factura automáticamente por e-mail?

  • Eso depende de la configuración de tu sistema
  • A menudo hay una opción para enviar facturas automáticamente
  • Comprueba esto en la configuración de facturación

Pregunta: ¿Qué pasa si aún hay productos no entregados?

  • Factura solo lo que ya se ha entregado
  • Los productos que aún deben llegar los facturas más tarde
  • O espera a que todo esté entregado y entonces crea la factura

¿Qué hacer ante problemas?

Problema: La factura muestra precio equivocado

  • No continúes con el procesamiento
  • Cierra la factura
  • Corrige el precio en la distribución
  • Crea la factura de nuevo

Problema: Los datos del cliente no son correctos

  • Cierra la factura
  • Ve a la ficha del cliente y ajusta los datos
  • Crea la factura de nuevo

Problema: Faltan productos en la factura

  • Comprueba si todas las distribuciones se han creado
  • Posiblemente algunas entregas aún no se han introducido
  • Añade las distribuciones que faltan
  • Crea la factura de nuevo

Problema: No se puede procesar la factura

  • Comprueba si no hay mensajes de error
  • Verifica que todos los campos obligatorios estén rellenos
  • Intenta crear la factura de nuevo
  • Contacta con soporte si sigue fallando

Resumen

Creas facturas para clientes en cinco pasos sencillos:

  • Paso 1: Ve a Distribución → Por deudor y elige el cliente
  • Paso 2: Comprueba que todas las distribuciones (entregas) sean correctas
  • Paso 3: Haz clic en Facturar y elige: "Crear factura" solo para hoy, o "Crear factura (todos los días)" para todas las entregas pendientes
  • Paso 4: Visualiza la factura vía Imprimir → Ver e imprimir, comprueba todos los datos (cliente, productos, precios, total)
  • Paso 5: Si todo es correcto, haz clic en Procesar para finalizar la factura
  • Atención: Una vez procesada ya no puedes modificar una factura, así que comprueba siempre a fondo antes de hacer clic en Procesar

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