Cómo distribuir

Tres métodos para asignar inventario a clientes

Introducción: ¿Qué es distribuir?

Distribuir significa asignar productos de tu inventario a clientes. Indicas qué cliente recibe qué productos y cuántos. Es un paso esencial antes de que los productos sean empaquetados y enviados.

¿Por qué distribuir productos?

Debes distribuir productos porque:

  • El sistema necesita saber qué cliente recibe qué productos
  • Así puedes preparar pedidos para envío
  • Las etiquetas y albaranes se generan automáticamente
  • Tu inventario se actualiza automáticamente (los productos distribuidos están reservados)
  • Puedes crear facturas más tarde basadas en las distribuciones
  • Evita que los mismos productos sean asignados a varios clientes

Dicho de forma simple: Distribuir significa vincular productos de tu inventario con clientes específicos.

Tres formas de distribuir

Hay tres formas diferentes de distribuir productos. Elige el método que mejor se adapte a tu situación:

  1. Distribuir por deudor: Útil cuando quieres vender artículos a un solo cliente
  2. Distribuir por compra: Útil cuando quieres distribuir un producto entre varios clientes
  3. Distribución por ubicación: Útil para mover productos a otra ubicación

Explicamos los tres métodos.

Método 1: Distribuir por deudor

Usa este método cuando estás preparando pedidos para un cliente específico.

¿Cuándo usar?

  • Estás completando el pedido de un cliente
  • El cliente ha pedido varios productos diferentes
  • Quieres mantener una visión general por cliente

Paso 1: Al cliente

Abrir Distribución

  1. Ve a "Distribución"
  2. Comprueba que la fecha y la ubicación sean correctas (¡esto es muy importante!)
  3. Elige "(Distribución) Por deudor"
  4. Ahora ves una lista de clientes

Seleccionar cliente

  1. Busca el cliente para el que quieres distribuir productos
  2. Haz clic en el nombre de este cliente
  3. Ahora ves un resumen de lo que ya has distribuido a este cliente hoy (si ya has distribuido algo antes)

Paso 2: Ver inventario y elegir producto

Abrir inventario

  1. Haz clic en "+Compras"
  2. Ahora aparece una lista de todos los productos en tu inventario
  3. Estos son todos los productos que puedes distribuir

Seleccionar producto

  1. Busca el producto que quiere el cliente
  2. Puedes buscar con filtros o desplazándote
  3. Haz clic en el producto para seleccionarlo
  4. El producto aparece ahora en la pantalla de distribución

Paso 3: Introducir cantidad y precio

Introducir cantidad

  1. Introduce la cantidad que quieres distribuir a este cliente
  2. Consejo práctico de escritura rápida:
    • Escribe "2f" para 2 envases (2 cajas/contenedores)
    • Escribe "2b" para 2 ramos
    • Simplemente escribe un número para piezas (por ejemplo "50" para 50 piezas)
  3. El sistema calcula automáticamente cuántas piezas son

Ajustar precio (opcional)

  1. El precio de venta estándar ya está rellenado (con cualquier recargo)
  2. ¿Quieres dar un precio especial? Ajusta el precio
  3. Por ejemplo: dar un descuento o un acuerdo diferente con el cliente

Guardar distribución

  1. Comprueba que todo es correcto (producto, cantidad, precio)
  2. Haz clic en "Aplicar"
  3. El producto está ahora distribuido a este cliente

Paso 4: Añadir más productos o ajustar

Añadir más productos:

  1. Haz clic de nuevo en "+Compras"
  2. Selecciona el siguiente producto
  3. Introduce cantidad y posiblemente precio
  4. Haz clic en "Aplicar"
  5. Repite esto para todos los productos que recibe este cliente

Ajustar una distribución:

  1. Haz clic en la distribución que acabas de crear
  2. Ajusta la cantidad o el precio
  3. Haz clic en "Guardar" o "Aplicar"
  4. La distribución está ahora cambiada

¡Listo! Este cliente tiene ahora todos los productos asignados.

Método 2: Distribuir por compra

Usa este método cuando quieres distribuir un producto entre varios clientes.

¿Cuándo usar?

  • Tienes 100 rosas y quieres distribuirlas entre 5 clientes diferentes
  • Estás trabajando sistemáticamente tu inventario
  • Quieres dividir eficientemente un producto

Paso 1: Al resumen por compra

Abrir Distribución

  1. Ve a "Distribución"
  2. Comprueba que la fecha y la ubicación sean correctas
  3. Elige "(Distribución) Por compra"
  4. Ahora ves una lista de todos los productos en tu inventario

Paso 2: Elegir producto

Seleccionar producto

  1. Busca el producto que quieres distribuir
  2. Por ejemplo: tienes 100 rosas que quieres dividir
  3. Haz clic en este producto
  4. El producto se abre

Paso 3: Distribuir al primer cliente

Elegir cliente

  1. Ahora ves una lista de clientes (o una función de búsqueda)
  2. Haz clic en el primer cliente que debe recibir este producto
  3. Por ejemplo: Cliente Jansen recibe 20 rosas

Introducir cantidad

  1. Introduce la cantidad que recibe este cliente (por ejemplo "20")
  2. El precio ya está rellenado (a menos que quieras ajustarlo)
  3. Haz clic en "Aplicar"
  4. Este cliente tiene ahora 20 rosas asignadas

Paso 4: Distribuir a los siguientes clientes

Siguiente cliente

  1. Haz clic en el siguiente cliente que debe recibir este producto
  2. Por ejemplo: Cliente Pietersen también recibe rosas
  3. Introduce la cantidad (por ejemplo "30")
  4. Haz clic en "Aplicar"

Repite esto para todos los clientes que deben recibir este producto.

Ejemplo de distribución de 100 rosas:

  • Cliente Jansen: 20 rosas
  • Cliente Pietersen: 30 rosas
  • Cliente De Boer: 25 rosas
  • Cliente Vermeer: 25 rosas
  • Total: 100 rosas distribuidas

Paso 5: Al siguiente producto

¿Listo con este producto?

  1. Haz clic en la siguiente compra de la lista
  2. Este es el siguiente producto que quieres distribuir
  3. Repite los pasos 3 y 4 para este producto
  4. Continúa hasta que todos los productos estén distribuidos

¡Listo! Tu inventario está ahora distribuido sistemáticamente entre tus clientes.

Método 3: Distribución por ubicación

Usa este método cuando quieres mover productos a otra ubicación.

¿Cuándo usar?

  • Tienes varias ubicaciones (sede, sucursal, almacén)
  • Quieres mover inventario entre ubicaciones
  • Estás preparando productos para ir a otro sitio

Paso 1: A distribución por ubicación

Abrir distribución por ubicación

  1. Ve a "Distribución"
  2. Comprueba que la fecha y la ubicación sean correctas
  3. Elige "(General) Distribución por ubicación"

Paso 2: Elegir producto y ubicación

Seleccionar compra

  1. Elige el producto que quieres mover
  2. Haz clic en la compra

Elegir ubicación

  1. Haz clic en la ubicación de destino donde debe ir el producto
  2. Por ejemplo: de "Ubicación principal" a "Sucursal Norte"
  3. El producto se contabiliza ahora en esta ubicación

¡Listo! El producto está ahora en la nueva ubicación.

Ejemplos prácticos

Ejemplo 1: Por deudor - Pedido completo

  • Situación: El cliente Jansen ha pedido 20 rosas, 10 tulipanes y 5 lirios
  • Acción:
    1. Ve a Por deudor → Jansen
    2. Haz clic en +Compras y selecciona rosas → 20 piezas → Aplicar
    3. Haz clic en +Compras y selecciona tulipanes → 10 piezas → Aplicar
    4. Haz clic en +Compras y selecciona lirios → 5 piezas → Aplicar
  • Resultado: Jansen tiene todos los productos asignados, listo para envío

Ejemplo 2: Por compra - Distribuir 100 rosas

  • Situación: Tienes 100 rosas y 4 clientes que quieren rosas
  • Acción:
    1. Ve a Por compra → selecciona rosas
    2. Haz clic en Jansen → 25 → Aplicar
    3. Haz clic en Pietersen → 30 → Aplicar
    4. Haz clic en De Boer → 20 → Aplicar
    5. Haz clic en Vermeer → 25 → Aplicar
  • Resultado: 100 rosas distribuidas ordenadamente entre 4 clientes

Ejemplo 3: Distribución por ubicación - Mover inventario

  • Situación: Necesitas mover 50 plantas de la ubicación principal a la sucursal
  • Acción:
    1. Ve a Distribución por ubicación
    2. Selecciona plantas
    3. Haz clic en "Sucursal Norte"
  • Resultado: Las plantas están ahora en la nueva ubicación

Ejemplo 4: Combinación - Día grande

  • Situación: Tienes 10 clientes y mucho que distribuir
  • Acción:
    1. Empieza con Por deudor para clientes con pedidos pequeños y variados
    2. Cambia a Por compra para grandes lotes (por ejemplo 200 rosas) que deben distribuirse entre muchos clientes
    3. Trabaja sistemáticamente hasta que todo esté distribuido
  • Resultado: Mezcla eficiente de ambos métodos

Consejos importantes

Consejo 1: Comprueba siempre la fecha y la ubicación

  • ¡Este es el error más común!
  • Si la fecha o la ubicación son incorrectas, verás los productos equivocados
  • Comprueba esto cada vez que empieces a distribuir

Consejo 2: Elige el método correcto

  • ¿Muchos productos, un cliente? → Por deudor
  • ¿Un producto, muchos clientes? → Por compra
  • ¿Mover entre ubicaciones? → Distribución por ubicación
  • ¡El método correcto ahorra tiempo!

Consejo 3: Usa atajos

  • "2f" = 2 envases (¡súper práctico!)
  • "2b" = 2 ramos
  • Esto ahorra escribir y calcular

Consejo 4: Comprueba tu trabajo

  • Después de distribuir, mira si todo está correcto
  • ¿Tiene cada cliente los productos y cantidades correctos?
  • ¿Quedan productos por distribuir?

Consejo 5: Corregir siempre se puede

  • ¿Has cometido un error? Haz clic en la distribución y ajusta
  • O elimina la distribución y empieza de nuevo
  • Mejor corregir ahora que descubrir en el cliente

Consejo 6: Trabaja sistemáticamente

  • Haz una rutina fija (por ejemplo, siempre primero los pedidos urgentes)
  • Procesa clientes en orden (alfabético, por ruta, urgencia)
  • Esto evita olvidar algo

Preguntas frecuentes

Pregunta: ¿Qué método debería usar?

  • Depende de la situación:
    • ¿Trabajas por cliente? → Por deudor
    • ¿Trabajas por producto? → Por compra
    • ¿Estás moviendo? → Distribución por ubicación
  • Prueba ambos y elige lo que mejor te funcione

Pregunta: ¿Puedo deshacer una distribución?

  • Sí, haz clic en la distribución
  • Ajusta la cantidad a 0
  • O elimina la distribución completamente
  • El producto vuelve entonces al inventario

Pregunta: ¿Qué pasa si no tengo suficiente inventario?

  • El sistema te avisa si quieres distribuir más de lo que tienes
  • No puedes distribuir más de lo disponible
  • Comprueba tu inventario o pide más

Pregunta: ¿Puedo distribuir a varios clientes a la vez?

  • No en una sola acción
  • Pero con "Por compra" puedes servir rápidamente a varios clientes seguidos
  • Esto suele ser más rápido de lo que parece

Pregunta: ¿Dónde veo lo que he distribuido?

  • Con "Por deudor" ves el resumen por cliente
  • Con "Por compra" ves cuánto queda de cada producto
  • También puedes crear informes de distribuciones

¿Qué hacer ante problemas?

Problema: No veo ningún producto

  • Comprueba si la fecha es correcta
  • Comprueba si la ubicación es correcta
  • ¿Quizás todo ya está distribuido?
  • ¿O no se hicieron compras hoy?

Problema: Cliente equivocado elegido

  • Elimina la distribución en el cliente equivocado
  • Crea una nueva distribución en el cliente correcto
  • Presta más atención a partir de ahora a quién seleccionas

Problema: Cantidad equivocada distribuida

  • Haz clic en la distribución
  • Ajusta la cantidad
  • O elimina y empieza de nuevo
  • Sin problema, fácil de corregir

Problema: Mensaje de error al aplicar

  • Lee bien el mensaje de error
  • A menudo significa que estás distribuyendo más de lo disponible
  • O que campos obligatorios no están rellenados
  • Resuelve el problema e inténtalo de nuevo

Resumen

Distribuyes productos a clientes de tres formas, dependiendo de tu situación:

  • Método 1 - Por deudor: Ve a Distribución → Por deudor → elige cliente → +Compras → selecciona productos → introduce cantidad (consejo: "2f" para 2 envases, "2b" para 2 ramos) → ajusta precio si es necesario → Aplicar (repite para todos los productos de este cliente)
  • Método 2 - Por compra: Ve a Distribución → Por compra → elige producto → haz clic en cliente → introduce cantidad → Aplicar (repite para todos los clientes que reciben este producto, luego al siguiente producto)
  • Método 3 - Distribución por ubicación: Ve a Distribución → Distribución por ubicación → elige producto → haz clic en ubicación de destino (para mover entre ubicaciones)
  • Importante: Comprueba siempre primero que la fecha y la ubicación sean correctas antes de empezar a distribuir
  • Por qué distribuir: El sistema sabe entonces qué cliente recibe qué productos, el inventario se reserva, y puedes crear etiquetas, albaranes y facturas

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