Leer y controlar facturas de compra

Introducción: ¿Qué es leer facturas de compra?

Leer facturas de compra significa que introduces las facturas de proveedores en Easyflor y las comparas con lo que realmente has recibido en tu inventario. Así puedes controlar si todo lo que has pagado realmente ha llegado.

¿Por qué leer y controlar facturas de compra?

Quieres hacer esto porque:

• Puedes controlar si has recibido todo lo que indica la factura
• Puedes ver si los precios de la factura coinciden con lo que has comprado
• Puedes detectar errores o entregas faltantes
• Tienes evidencia si algo no cuadra
• Tienes un resumen completo de lo que has comprado y pagado

¿Cómo lees facturas de compra?

Hay dos maneras: introducir manualmente o importar automáticamente. Elige el método que mejor se adapte a tu situación.

Método 1: Crear facturas de compra manualmente

Usa este método si tienes unas pocas facturas sueltas o si el proveedor no entrega un archivo digital.

Paso 1: Ir al menú de facturas de compra

1. Ve al mosaico "Inventario"
2. Busca el título "Control de compras"
3. Haz clic en "Facturas de compra"
4. Haz clic arriba en "+Nuevo" para añadir una nueva factura

Paso 2: Completar datos básicos Completa la siguiente información:

• Facturador: El nombre del proveedor (por ejemplo "Vivero Jansen")
• Divisa: La moneda (normalmente euro)
• Fecha desde: ¿Desde qué fecha debe buscar el sistema en el inventario?
• Fecha hasta: ¿Hasta qué fecha debe buscar el sistema en el inventario?
• Fecha de factura: La fecha que aparece en la factura

Consejo: La "Fecha desde" y "Fecha hasta" ayudan al sistema a encontrar las compras correctas en tu inventario para comparar.

Paso 3: Añadir líneas de factura

1. Haz clic en la factura de compra que acabas de crear
2. Ahora tienes la posibilidad de añadir líneas de factura
3. Haz clic en un artículo de la lista para añadirlo a la factura
4. El artículo aparece ahora en las líneas de factura

Paso 4: Añadir todas las líneas y finalizar

1. Repite el paso 3 para todos los productos que aparecen en la factura
2. Verifica que todos los precios y cantidades sean correctos
3. Si todo está en orden, haz clic en el botón "Listo"
4. La factura está ahora controlada y cerrada

Método 2: Importar facturas de compra automáticamente

Usa este método si tienes muchas facturas o si los proveedores entregan archivos digitales (CSV, Excel, XML).

Lo que puedes importar:

• Archivos CSV (archivos de texto con comas)
• Archivos Excel (.xlsx)
• Archivos XML (formato estandarizado)

Paso A: Crear una plantilla de importación

Primero creamos una plantilla para que Easyflor sepa cómo leer el archivo.

Paso 1: Elegir plantilla

1. Ve al mosaico "Inventario"
2. Ve a "Facturas de compra"
3. Haz clic en "Importar"
4. Elige el tipo de archivo que quieres importar:
   • CSV
   • Excel
   • XML

Paso 2: Completar configuración básica de la plantilla Ahora ves una pantalla con configuraciones:

Completa lo siguiente:

• Nombre: El nombre del proveedor (por ejemplo "Vivero Jansen")
• Fecha desde (días antes de fecha de factura): ¿Cuántos días antes de la fecha de factura debe buscar el sistema en el inventario? (por ejemplo 7 días)
• Fecha hasta (días después de fecha de factura): ¿Cuántos días después de la fecha de factura debe buscar el sistema en el inventario? (por ejemplo 1 día)

Ejemplo: Si la factura tiene fecha 10 de enero y introduces 7 días antes y 1 día después, el sistema busca compras entre el 3 y el 11 de enero.

Haz clic en "Guardar"

Paso B: Para CSV/Excel - Indicar columnas

Si has elegido CSV o Excel, aún debes indicar en qué columnas está la información.

Paso 1: Ir a la configuración de columnas

1. Haz clic en la plantilla que acabas de crear
2. Ve a "Columnas"

Paso 2: Vincular columnas Ahora ves una lista con campos que Easyflor soporta:

Indica para cada campo en qué columna de tu archivo está esta información. Por ejemplo:

• Nombre del artículo: Columna A
• Cantidad: Columna B
• Precio: Columna C
• Número de factura: Columna D

Haz clic en "Guardar"

Paso C: Para XML - Usar formato estándar

Si has elegido XML, es mucho más sencillo:

Buenas noticias: Easyflor trabaja con un formato XML estándar. ¡No se necesitan configuraciones extra! Puedes importar archivos directamente después de crear la plantilla.

Paso D: Importar archivos

Ahora que tu plantilla está lista, puedes empezar a importar facturas.

Paso 1: Iniciar importación

1. Ve al mosaico "Inventario"
2. Ve a "Facturas de compra"
3. Haz clic en "+Importar"
4. Ahora ves una lista con todas las plantillas que has creado
5. Haz clic en la plantilla que quieres usar (por ejemplo "Vivero Jansen")

Paso 2: Seleccionar archivo

1. Haz clic en "Elegir archivo" o el icono de subida
2. Busca el archivo de factura en tu ordenador
3. Selecciona el archivo
4. Haz clic en "Importar"

Paso 3: Controlar

1. La factura se lee ahora automáticamente
2. Easyflor compara la factura con tu inventario
3. Verifica que todo sea correcto
4. Haz clic en "Listo" si el control está en orden

Ejemplos prácticos

Ejemplo 1: Factura manual

• Recibes una factura en papel de un pequeño cultivador
• Introduces la factura manualmente con todos los productos
• Controlas si has recibido todo lo que indica la factura

Ejemplo 2: Importar CSV

• Un gran proveedor te envía cada semana un archivo CSV con facturas
• Has creado una vez una plantilla para este proveedor
• Cada semana importas el nuevo archivo en unos clics

Ejemplo 3: Importar XML

• Una subasta envía archivos XML con todas las compras
• Los importas automáticamente sin necesidad de configurar columnas
• El sistema controla automáticamente si todo cuadra

Resumen

Leer facturas de compra puede hacerse de dos maneras:

• Manual: Para facturas sueltas, introduce todas las líneas una por una
• Importar: Para muchas facturas, crea una plantilla e importa archivos CSV, Excel o XML
• Objetivo: Controlar si todo lo que has pagado realmente se ha recibido en tu inventario