Realizar un control de inventario (balances)

Introducción: ¿Qué es un control de inventario?

Un control de inventario (también llamado "balances") es contar todo lo que tienes en tu almacén y compararlo con lo que el sistema cree que tienes. Así puedes ver si faltan productos o si hay más de lo esperado.

¿Por qué realizar un control de inventario?

Quieres hacer un control de inventario porque:

• Quieres saber si el inventario en el sistema coincide con la realidad
• Puedes descubrir si productos han desaparecido o se han registrado incorrectamente
• Puedes detectar y corregir errores
• Obtienes un resumen fiable de lo que realmente tienes
• Puedes ver qué productos quizás han sido robados, olvidados o introducidos incorrectamente

Atención: Funciona mejor si trabajas con escáneres de mano, pero también puede hacerse manualmente.

¿Cómo realizas un control de inventario?

Resumen de pasos rápidos

1. Ve a Inventario → Verifica ubicación y fecha → (General) Control de inventario
2. Escanea productos (o haz clic en +Nuevo si no tienes escáner)
3. Ve a "Inventario controlado" y verifica si los productos cuadran
4. Haz clic en "Comparar inventario" y opcionalmente filtra
5. Opcional: Imprime un resumen de los ajustes
6. Haz clic en "→ a deudor" para dar de baja el inventario incorrecto

Advertencia importante: Si tu conteo de inventario tiene grandes diferencias, el paso 6 puede tardar mucho. ¡Hazlo al final del día laboral o cuando otros no estén usando el sistema!

Explicación detallada por paso

Paso 1: Preparar e iniciar

1. Ve al mosaico "Inventario"
2. Verifica primero que la ubicación y fecha sean correctas (¡esto es muy importante!)
3. Haz clic en "(General) Control de inventario"
4. Ahora estás listo para empezar a contar

Paso 2: Escanear o introducir productos

Opción A: Con escáner (recomendado)

1. Escanea el código de barras del producto
2. El producto aparece a la derecha en la pantalla
3. Introduce cuántas piezas has contado realmente
4. Haz clic en "Aplicar"
5. El producto aparece ahora en la lista de la izquierda

Opción B: Sin escáner (manual)

1. Haz clic arriba en "Nuevo"
2. Busca el artículo que quieres controlar
3. Selecciona el artículo
4. Introduce cuántas piezas has contado realmente
5. Haz clic en "Aplicar"
6. El producto aparece ahora en la lista de la izquierda

Entender los códigos de colores:

• Verde: ¡Perfecto! La cantidad coincide exactamente con el sistema
• Naranja: Hay menos productos de lo que el sistema cree
• Rojo: Hay más productos de lo que el sistema cree

Orden en la lista:

• Los productos con diferencias (naranja y rojo) están arriba
• Los conteos correctos (verde) están abajo

Repite este paso para cada producto en tu almacén hasta que todo esté contado.

Paso 3: Ver inventario controlado

1. Haz clic arriba en "Inventario controlado"
2. Ahora ves un resumen de todo lo que tú y tus compañeros han escaneado
3. Verifica que la lista esté completa y todo sea correcto
4. ¿Hay productos que esperabas pero no están en la lista? Entonces quizás se olvidó contarlos

Paso 4: Comparar inventario con el sistema

Ahora vamos a ver qué productos difieren entre el conteo y el sistema.

1. Haz clic en "Comparar inventario"
2. Ahora tienes opciones para filtrar:
   • Grupos de artículos: Si solo quieres controlar ciertos grupos de productos (por ejemplo solo rosas)
   • Grupos de etiquetas: Si solo quieres controlar ciertas zonas
   • No completar nada: Si quieres comparar todo
3. Haz clic en "Aplicar"
4. Espera mientras el sistema está comparando

¿Qué sucede ahora?

• Los productos que ya no están en inventario se muestran en rojo
• Los productos con cantidades incorrectas se muestran en naranja
• Ahora solo vas a dar de baja los productos que NO tienes

Paso 5: Imprimir resumen (opcional)

¿Quieres una lista en papel de todos los ajustes?

1. Haz clic en "Imprimir"
2. Se imprime un resumen con todas las diferencias
3. Puedes guardarlo para tu administración

Paso 6: Dar de baja inventario incorrecto

Ahora vamos a sacar del sistema los productos que no cuadran.

Advertencia importante:

• Si tienes muchas diferencias, este proceso puede tardar mucho (a veces 30 minutos o más)
• Hazlo por tanto al final del día laboral
• O en un momento en que los compañeros no estén usando el sistema
• De lo contrario pueden tener problemas con su trabajo

Dar de baja los productos:

1. Haz clic en "→ a deudor"
2. El sistema ahora da de baja todos los productos incorrectos a un "deudor de desecho" especial
3. Espera pacientemente hasta que el proceso termine
4. ¡No cierres el sistema ni hagas otras cosas mientras está en proceso!

¿Y si has cometido un error?

Supón que has dado de baja demasiados productos por accidente. Por ejemplo: un compañero olvidó contar toda la sección de rosas, y ahora todas las rosas han desaparecido del sistema.

Así lo deshaces:

1. Ve a "Distribución"
2. Haz clic en "Distribución por deudor"
3. Elige el deudor donde acabas de dar todo de baja (normalmente un "deudor de desecho")
4. Haz clic en "Más"
5. Haz clic en "(General) Eliminar todas las distribuciones de este deudor"
6. Todos los productos están ahora de vuelta en tu inventario
7. Puedes empezar de nuevo con el control de inventario

Atención: Esto solo funciona si descubres el error directamente. Si ya has continuado con ventas u otras operaciones, puede ser complicado revertir todo.

Consejos para un buen control de inventario

Consejo 1: Trabaja en equipo

• Divide el almacén en secciones
• Deja que diferentes personas cuenten diferentes secciones
• Verifica el trabajo de los demás

Consejo 2: Elige un momento tranquilo

• Haz el conteo en un momento con pocas ventas
• Por ejemplo por la noche o en el fin de semana
• Así el inventario no cambia mientras estás contando

Consejo 3: Sé cuidadoso

• Cuenta todo, también los rincones pequeños
• No olvides carros, cámaras frigoríficas o productos sueltos
• Haz una lista de verificación de todas las ubicaciones

Consejo 4: Verifica doble

• ¿Grandes diferencias? Entonces cuenta de nuevo
• Pide a un compañero que mire contigo
• Mejor contar dos veces que tener una administración incorrecta

Resumen

Un control de inventario lo haces para verificar si tu inventario real coincide con el sistema:

• Escanea o introduce todos los productos con las cantidades reales
• Mira el inventario controlado y compara con el sistema
• Los productos correctos son verdes, muy pocos es naranja, demasiados es rojo
• Da de baja el inventario incorrecto a un deudor de desecho (¡hazlo en un momento tranquilo!)
• ¿Error cometido? Elimina todas las distribuciones del deudor de desecho para deshacerlo