Créer une facture

Étape par étape : créer et traiter une facture

Introduction : Qu'est-ce que créer des factures ?

Créer des factures signifie établir une facture officielle pour un client pour les produits que vous avez livrés. La facture montre ce que le client a commandé, combien cela coûte et quand cela doit être payé.

Pourquoi créer des factures ?

Vous devez créer des factures parce que :

  • Les clients savent ce qu'ils doivent payer et pour quoi
  • Vous avez la preuve d'avoir livré les produits
  • C'est légalement obligatoire pour votre administration
  • Vous pouvez suivre quels clients ont déjà payé
  • Vous pouvez faire votre déclaration fiscale correctement
  • Les clients ont un document officiel pour leur propre comptabilité

Comment créer une facture ?

Étape 1 : Vers le client

Ouvrir Distribution

  1. Allez à « Distribution »
  2. Cliquez sur « Par débiteur »
  3. Vous voyez maintenant une liste de tous les clients

Sélectionner le client

  1. Cherchez le client pour lequel vous voulez créer une facture
  2. Cliquez sur ce client
  3. Vous voyez maintenant toutes les distributions (produits livrés) pour ce client

Étape 2 : Vérifier les distributions

Avant de créer une facture, vérifiez que toutes les distributions (livraisons) sont correctes.

Que sont les distributions ? Les distributions sont les produits que vous avez livrés ou attribués à ce client. Chaque livraison apparaît comme une ligne avec :

  • La date de livraison
  • Le produit (par exemple « Roses rouges 60cm »)
  • La quantité (par exemple 50 pièces)
  • Le prix par pièce
  • Le montant total

Vérifier

  1. Vérifiez que tous les produits sont corrects
  2. Vérifiez que les quantités sont correctes
  3. Vérifiez que les prix sont justes
  4. S'il y a des erreurs, corrigez-les d'abord avant de continuer

Étape 3 : Créer la facture

Si toutes les distributions sont correctes, vous pouvez créer la facture.

Ouvrir le menu de facturation

  1. Cliquez en haut sur « Facturer »
  2. Vous voyez maintenant deux options

Option A : Créer facture (uniquement ce jour)

Utilisez cette option lorsque vous voulez facturer uniquement pour un jour spécifique.

Quand utiliser ?

  • Le client reçoit une facture séparée chaque jour
  • Vous facturez par livraison
  • Le client n'a eu qu'une seule livraison aujourd'hui

**Comment utiliser 😗*

  1. Cliquez sur « Créer facture »
  2. Une facture est maintenant créée uniquement pour le jour choisi
  3. Continuez à l'étape 4

Option B : Créer facture (tous les jours)

Utilisez cette option lorsque vous voulez facturer toutes les livraisons en attente.

Quand utiliser ?

  • Le client reçoit une facture par semaine ou par mois
  • Vous voulez facturer toutes les livraisons en attente ensemble
  • Le client a eu plusieurs livraisons qui n'ont pas encore été facturées

**Exemple 😗* Le client a reçu des produits le lundi, mercredi et vendredi. Avec cette option, vous mettez les trois livraisons sur une seule facture.

**Comment utiliser 😗*

  1. Cliquez sur « Créer facture (tous les jours) »
  2. Une seule facture est maintenant créée avec toutes les livraisons en attente
  3. Continuez à l'étape 4

Étape 4 : Vérifier la facture

Avant de finaliser la facture, vous devez d'abord la vérifier.

Voir la facture

  1. Cliquez sur « Imprimer »
  2. Cliquez sur « Voir et imprimer »
  3. La facture s'ouvre maintenant (généralement en PDF)

Que vérifier ?

  • **Données client 😗* Le nom et l'adresse sont-ils corrects ?
  • **Numéro de facture 😗* Y a-t-il un numéro unique ?
  • **Date 😗* La date de facturation est-elle correcte ?
  • **Produits 😗* Tous les bons produits y figurent-ils ?
  • **Quantités 😗* Les quantités sont-elles correctes ?
  • **Prix 😗* Les prix sont-ils corrects (y compris les majorations éventuelles) ?
  • **Montant total 😗* Le montant total est-il calculé correctement ?
  • **TVA 😗* Le montant de TVA est-il correct ?

**S'il y a des erreurs 😗*

  1. Fermez la facture
  2. Retournez aux distributions
  3. Corrigez les erreurs
  4. Recommencez à l'étape 3

**Si tout est correct 😗* Continuez à l'étape 5

Étape 5 : Traiter la facture

Si la facture est correcte, vous pouvez la finaliser.

Finaliser

  1. Cliquez sur « Traiter »
  2. La facture est maintenant finalisée
  3. Le numéro de facture est verrouillé
  4. La facture ne peut plus être modifiée

Que se passe-t-il maintenant ?

  • La facture est officielle et a un numéro unique
  • Le client peut payer cette facture
  • La facture apparaît dans votre administration
  • Vous pouvez envoyer la facture au client (par courrier ou e-mail)

Terminé ! La facture est maintenant créée et traitée.

Exemples pratiques

Exemple 1 : Facture quotidienne

  • **Situation 😗* Le client Jansen reçoit une facture séparée chaque jour
  • **Action 😗*
    1. Allez à Distribution → Par débiteur → Jansen
    2. Vérifiez la distribution d'aujourd'hui
    3. Cliquez sur Facturer → Créer facture
    4. Visualisez et vérifiez la facture
    5. Cliquez sur Traiter
  • **Résultat 😗* Jansen a une facture pour la livraison d'aujourd'hui

Exemple 2 : Facture collective hebdomadaire

  • **Situation 😗* Le client Pietersen reçoit chaque vendredi une facture pour toute la semaine
  • **Action 😗*
    1. Allez à Distribution → Par débiteur → Pietersen
    2. Vous voyez les livraisons du lundi, mercredi et vendredi
    3. Cliquez sur Facturer → Créer facture (tous les jours)
    4. Visualisez la facture : les 3 livraisons y figurent
    5. Cliquez sur Traiter
  • **Résultat 😗* Pietersen a une facture avec toutes les livraisons de cette semaine

Exemple 3 : Erreur découverte

  • **Situation 😗* Vous voyez qu'il y a un mauvais prix sur la facture
  • **Action 😗*
    1. Fermez la facture sans cliquer sur Traiter
    2. Corrigez le prix dans la distribution
    3. Créez à nouveau la facture
    4. Vérifiez si le prix est maintenant correct
    5. Cliquez sur Traiter
  • **Résultat 😗* La facture est correcte et peut être envoyée

Exemple 4 : Facture mensuelle

  • **Situation 😗* Le client De Boer reçoit une facture par mois pour toutes les livraisons
  • **Action 😗*
    1. Attendez la fin du mois
    2. Allez à Distribution → Par débiteur → De Boer
    3. Cliquez sur Facturer → Créer facture (tous les jours)
    4. Toutes les livraisons du mois entier sont sur une seule facture
    5. Traitez la facture
  • **Résultat 😗* De Boer a une facture mensuelle claire

Conseils importants

Conseil 1 : Vérifiez toujours avant de traiter

  • Une fois traitée, vous ne pouvez plus modifier la facture
  • Vérifiez toutes les données minutieusement
  • Mieux vaut regarder deux fois que d'envoyer une facture incorrecte

Conseil 2 : Faites des accords avec les clients

  • Discutez de la fréquence à laquelle ils veulent une facture (quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement)
  • Notez ceci dans leurs données client
  • Ainsi vous savez toujours quelle option choisir

Conseil 3 : Conservez les factures

  • Imprimez ou enregistrez chaque facture
  • Vous en avez besoin pour votre administration
  • Pratique aussi en cas de questions de clients

Conseil 4 : Facturez régulièrement

  • N'attendez pas trop longtemps pour facturer
  • Les clients paient plus vite s'ils reçoivent la facture rapidement
  • Cela évite d'oublier

Conseil 5 : Utilisez des descriptions claires

  • Assurez-vous que les noms de produits sont clairs sur la facture
  • Les clients doivent pouvoir voir ce qu'ils ont reçu
  • Cela évite les questions et discussions

Questions fréquemment posées

Question : Puis-je encore modifier une facture traitée ?

  • Non, une fois traitée c'est définitif
  • Vous devez alors faire un avoir pour corriger les erreurs
  • Vérifiez donc toujours bien avant de cliquer sur Traiter

Question : Que faire si je facture deux fois par accident ?

  • Le client reçoit deux factures pour les mêmes produits
  • Vous devez créditer (annuler) une facture
  • Contactez le client pour expliquer

Question : Comment savoir quelle option choisir ?

  • Consultez les accords clients
  • Ou demandez au client ce qu'il/elle veut
  • Généralement : quotidien = « Créer facture », hebdomadaire/mensuel = « Créer facture (tous les jours) »

Question : Puis-je envoyer la facture automatiquement par e-mail ?

  • Cela dépend des paramètres de votre système
  • Souvent il y a une option pour envoyer les factures automatiquement
  • Vérifiez ceci dans les paramètres de facturation

Question : Que faire s'il y a encore des produits non livrés ?

  • Ne facturez que ce qui a déjà été livré
  • Les produits qui doivent encore arriver, vous les facturez plus tard
  • Ou attendez que tout soit livré et créez ensuite la facture

Que faire en cas de problèmes ?

Problème : La facture montre un mauvais prix

  • Ne continuez pas avec le traitement
  • Fermez la facture
  • Corrigez le prix dans la distribution
  • Créez à nouveau la facture

Problème : Les données client sont incorrectes

  • Fermez la facture
  • Allez à la fiche client et ajustez les données
  • Créez à nouveau la facture

Problème : Des produits manquent sur la facture

  • Vérifiez si toutes les distributions ont été créées
  • Peut-être que certaines livraisons n'ont pas encore été saisies
  • Ajoutez les distributions manquantes
  • Créez à nouveau la facture

Problème : Impossible de traiter la facture

  • Vérifiez s'il n'y a pas de messages d'erreur
  • Contrôlez si tous les champs obligatoires sont remplis
  • Essayez de créer la facture à nouveau
  • Contactez le support si cela continue à échouer

Résumé

Vous créez des factures pour les clients en cinq étapes simples :

  • **Étape 1 😗* Allez à Distribution → Par débiteur et choisissez le client
  • **Étape 2 😗* Vérifiez si toutes les distributions (livraisons) sont correctes
  • **Étape 3 😗* Cliquez sur Facturer et choisissez : « Créer facture » pour aujourd'hui uniquement, ou « Créer facture (tous les jours) » pour toutes les livraisons en attente
  • **Étape 4 😗* Visualisez la facture via Imprimer → Voir et imprimer, vérifiez toutes les données (client, produits, prix, total)
  • **Étape 5 😗* Si tout est correct, cliquez sur Traiter pour finaliser la facture
  • **Attention 😗* Une fois traitée, vous ne pouvez plus modifier une facture, vérifiez donc toujours minutieusement avant de cliquer sur Traiter

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