Comment distribuer

Trois méthodes pour attribuer du stock aux clients

Introduction : Qu'est-ce que distribuer ?

Distribuer signifie attribuer des produits de votre stock à des clients. Vous indiquez quel client reçoit quels produits et combien. C'est une étape essentielle avant que les produits ne soient emballés et expédiés.

Pourquoi distribuer des produits ?

Vous devez distribuer des produits parce que :

  • Le système doit savoir quel client reçoit quels produits
  • Vous pouvez ainsi préparer les commandes pour l'expédition
  • Les étiquettes et bordereaux d'expédition sont générés automatiquement
  • Votre stock est mis à jour automatiquement (les produits distribués sont réservés)
  • Vous pouvez ensuite créer des factures basées sur les distributions
  • Cela évite que les mêmes produits soient attribués à plusieurs clients

**Simplement dit 😗* Distribuer signifie lier des produits de votre stock à des clients spécifiques.

Trois façons de distribuer

Il existe trois façons différentes de distribuer des produits. Choisissez la méthode qui convient le mieux à votre situation :

  1. **Distribuer par débiteur 😗* Pratique lorsque vous voulez vendre des articles à un seul client
  2. **Distribuer par achat 😗* Pratique lorsque vous voulez distribuer un produit à plusieurs clients
  3. **Distribution par emplacement 😗* Pratique pour déplacer des produits vers un autre emplacement

Nous expliquons les trois méthodes.

Méthode 1 : Distribuer par débiteur

Utilisez cette méthode lorsque vous préparez des commandes pour un client spécifique.

Quand l'utiliser ?

  • Vous complétez la commande d'un client
  • Le client a commandé plusieurs produits différents
  • Vous voulez garder une vue d'ensemble par client

Étape 1 : Vers le client

Ouvrir Distribution

  1. Allez dans « Distribution »
  2. Vérifiez que la date et l'emplacement sont corrects (c'est très important !)
  3. Choisissez « (Distribution) Par débiteur »
  4. Vous voyez maintenant une liste de clients

Sélectionner un client

  1. Cherchez le client pour lequel vous voulez distribuer des produits
  2. Cliquez sur le nom de ce client
  3. Vous voyez maintenant un aperçu de ce que vous avez déjà distribué à ce client aujourd'hui (si vous avez déjà distribué quelque chose plus tôt)

Étape 2 : Voir le stock et choisir le produit

Ouvrir le stock

  1. Cliquez sur « +Achats »
  2. Une liste de tous les produits dans votre stock apparaît maintenant
  3. Ce sont tous les produits que vous pouvez distribuer

Sélectionner le produit

  1. Cherchez le produit que le client veut
  2. Vous pouvez chercher avec des filtres ou en faisant défiler
  3. Cliquez sur le produit pour le sélectionner
  4. Le produit apparaît maintenant dans l'écran de distribution

Étape 3 : Saisir la quantité et le prix

Saisir la quantité

  1. Saisissez la quantité que vous voulez distribuer à ce client
  2. **Astuce de saisie rapide 😗*
    • Tapez « 2f » pour 2 fûts (2 caisses/boîtes)
    • Tapez « 2b » pour 2 bottes
    • Tapez simplement un nombre pour les pièces (par exemple « 50 » pour 50 pièces)
  3. Le système calcule automatiquement combien de pièces cela représente

Ajuster le prix (optionnel)

  1. Le prix de vente standard est déjà rempli (avec d'éventuelles majorations)
  2. Vous voulez donner un prix spécial ? Ajustez le prix
  3. Par exemple : accorder une remise ou un autre arrangement avec le client

Enregistrer la distribution

  1. Vérifiez que tout est correct (produit, quantité, prix)
  2. Cliquez sur « Appliquer »
  3. Le produit est maintenant distribué à ce client

Étape 4 : Ajouter plus de produits ou ajuster

**Ajouter plus de produits 😗*

  1. Cliquez à nouveau sur « +Achats »
  2. Sélectionnez le produit suivant
  3. Saisissez la quantité et éventuellement le prix
  4. Cliquez sur « Appliquer »
  5. Répétez pour tous les produits que ce client reçoit

**Ajuster une distribution 😗*

  1. Cliquez sur la distribution que vous venez de créer
  2. Ajustez la quantité ou le prix
  3. Cliquez sur « Enregistrer » ou « Appliquer »
  4. La distribution est maintenant modifiée

Terminé ! Ce client a maintenant tous les produits attribués.

Méthode 2 : Distribuer par achat

Utilisez cette méthode lorsque vous voulez distribuer un produit à plusieurs clients.

Quand l'utiliser ?

  • Vous avez 100 roses et voulez les distribuer à 5 clients différents
  • Vous travaillez systématiquement sur votre stock
  • Vous voulez efficacement diviser un produit

Étape 1 : Vers l'aperçu par achat

Ouvrir Distribution

  1. Allez dans « Distribution »
  2. Vérifiez que la date et l'emplacement sont corrects
  3. Choisissez « (Distribution) Par achat »
  4. Vous voyez maintenant une liste de tous les produits dans votre stock

Étape 2 : Choisir le produit

Sélectionner le produit

  1. Cherchez le produit que vous voulez distribuer
  2. Par exemple : vous avez 100 roses que vous voulez diviser
  3. Cliquez sur ce produit
  4. Le produit s'ouvre

Étape 3 : Distribuer au premier client

Choisir le client

  1. Vous voyez maintenant une liste de clients (ou une fonction de recherche)
  2. Cliquez sur le premier client qui doit recevoir ce produit
  3. Par exemple : Client Jansen reçoit 20 roses

Saisir la quantité

  1. Saisissez la quantité que ce client reçoit (par exemple « 20 »)
  2. Le prix est déjà rempli (sauf si vous voulez l'ajuster)
  3. Cliquez sur « Appliquer »
  4. Ce client a maintenant 20 roses attribuées

Étape 4 : Distribuer aux clients suivants

Client suivant

  1. Cliquez sur le client suivant qui doit recevoir ce produit
  2. Par exemple : Client Pietersen reçoit aussi des roses
  3. Saisissez la quantité (par exemple « 30 »)
  4. Cliquez sur « Appliquer »

Répétez ceci pour tous les clients qui doivent recevoir ce produit.

**Exemple de distribution de 100 roses 😗*

  • Client Jansen : 20 roses
  • Client Pietersen : 30 roses
  • Client De Boer : 25 roses
  • Client Vermeer : 25 roses
  • Total : 100 roses distribuées

Étape 5 : Vers le produit suivant

Terminé avec ce produit ?

  1. Cliquez sur l'achat suivant dans la liste
  2. C'est le produit suivant que vous voulez distribuer
  3. Répétez les étapes 3 et 4 pour ce produit
  4. Continuez ainsi jusqu'à ce que tous les produits soient distribués

Terminé ! Votre stock est maintenant systématiquement distribué entre vos clients.

Méthode 3 : Distribution par emplacement

Utilisez cette méthode lorsque vous voulez déplacer des produits vers un autre emplacement.

Quand l'utiliser ?

  • Vous avez plusieurs emplacements (siège, succursale, entrepôt)
  • Vous voulez déplacer du stock entre emplacements
  • Vous préparez des produits à aller ailleurs

Étape 1 : Vers la distribution par emplacement

Ouvrir distribution par emplacement

  1. Allez dans « Distribution »
  2. Vérifiez que la date et l'emplacement sont corrects
  3. Choisissez « (Général) Distribution par emplacement »

Étape 2 : Choisir le produit et l'emplacement

Sélectionner l'achat

  1. Choisissez le produit que vous voulez déplacer
  2. Cliquez sur l'achat

Choisir l'emplacement

  1. Cliquez sur l'emplacement de destination où le produit doit aller
  2. Par exemple : de « Emplacement principal » à « Succursale Nord »
  3. Le produit est maintenant comptabilisé à cet emplacement

Terminé ! Le produit est maintenant au nouvel emplacement.

Exemples pratiques

Exemple 1 : Par débiteur - Commande complète

  • **Situation 😗* Le client Jansen a commandé 20 roses, 10 tulipes et 5 lys
  • **Action 😗*
    1. Allez dans Par débiteur → Jansen
    2. Cliquez +Achats et sélectionnez roses → 20 pièces → Appliquer
    3. Cliquez +Achats et sélectionnez tulipes → 10 pièces → Appliquer
    4. Cliquez +Achats et sélectionnez lys → 5 pièces → Appliquer
  • **Résultat 😗* Jansen a tous les produits attribués, prêt pour l'expédition

Exemple 2 : Par achat - Distribuer 100 roses

  • **Situation 😗* Vous avez 100 roses et 4 clients qui veulent des roses
  • **Action 😗*
    1. Allez dans Par achat → sélectionnez roses
    2. Cliquez Jansen → 25 → Appliquer
    3. Cliquez Pietersen → 30 → Appliquer
    4. Cliquez De Boer → 20 → Appliquer
    5. Cliquez Vermeer → 25 → Appliquer
  • **Résultat 😗* 100 roses bien distribuées entre 4 clients

Exemple 3 : Distribution par emplacement - Déplacer du stock

  • **Situation 😗* Vous devez déplacer 50 plantes de l'emplacement principal vers la succursale
  • **Action 😗*
    1. Allez dans Distribution par emplacement
    2. Sélectionnez plantes
    3. Cliquez sur « Succursale Nord »
  • **Résultat 😗* Les plantes sont maintenant au nouvel emplacement

Exemple 4 : Combinaison - Grosse journée

  • **Situation 😗* Vous avez 10 clients et beaucoup à distribuer
  • **Action 😗*
    1. Commencez avec Par débiteur pour les clients avec de petites commandes variées
    2. Passez à Par achat pour les grands lots (par exemple 200 roses) qui doivent être distribués à de nombreux clients
    3. Travaillez systématiquement jusqu'à ce que tout soit distribué
  • **Résultat 😗* Mélange efficace des deux méthodes

Conseils importants

Conseil 1 : Vérifiez toujours la date et l'emplacement

  • C'est l'erreur la plus courante !
  • Si la date ou l'emplacement sont incorrects, vous voyez les mauvais produits
  • Vérifiez ceci chaque fois que vous commencez à distribuer

Conseil 2 : Choisissez la bonne méthode

  • Beaucoup de produits, un seul client ? → Par débiteur
  • Un seul produit, beaucoup de clients ? → Par achat
  • Déplacer entre emplacements ? → Distribution par emplacement
  • La bonne méthode fait gagner du temps !

Conseil 3 : Utilisez les raccourcis

  • « 2f » = 2 fûts (super pratique !)
  • « 2b » = 2 bottes
  • Cela évite de taper et de calculer

Conseil 4 : Vérifiez votre travail

  • Regardez après la distribution si tout est correct
  • Chaque client a-t-il les bons produits et quantités ?
  • Reste-t-il des produits à distribuer ?

Conseil 5 : Corriger est toujours possible

  • Erreur ? Cliquez sur la distribution et ajustez
  • Ou supprimez la distribution et recommencez
  • Mieux vaut corriger maintenant que de découvrir chez le client

Conseil 6 : Travaillez systématiquement

  • Faites une routine fixe (par exemple toujours d'abord les commandes urgentes)
  • Traitez les clients dans l'ordre (alphabétique, route, urgence)
  • Cela évite d'oublier quelque chose

Questions fréquemment posées

Question : Quelle méthode dois-je utiliser ?

  • Cela dépend de la situation :
    • Vous travaillez par client ? → Par débiteur
    • Vous travaillez par produit ? → Par achat
    • Vous déplacez ? → Distribution par emplacement
  • Essayez les deux et choisissez ce qui vous convient le mieux

Question : Puis-je annuler une distribution ?

  • Oui, cliquez sur la distribution
  • Ajustez la quantité à 0
  • Ou supprimez complètement la distribution
  • Le produit retourne alors dans le stock

Question : Que faire si je n'ai pas assez de stock ?

  • Le système vous avertit si vous voulez distribuer plus que ce que vous avez
  • Vous ne pouvez pas distribuer plus que ce qui est disponible
  • Vérifiez votre stock ou commandez davantage

Question : Puis-je distribuer à plusieurs clients à la fois ?

  • Pas en une seule action
  • Mais avec « Par achat », vous pouvez rapidement servir plusieurs clients à la suite
  • C'est souvent plus rapide qu'il n'y paraît

Question : Où puis-je voir ce que j'ai distribué ?

  • Avec « Par débiteur », vous voyez l'aperçu par client
  • Avec « Par achat », vous voyez combien il reste de chaque produit
  • Vous pouvez aussi créer des rapports de distributions

Que faire en cas de problèmes ?

Problème : Je ne vois aucun produit

  • Vérifiez si la date est correcte
  • Vérifiez si l'emplacement est correct
  • Peut-être que tout est déjà distribué ?
  • Ou il n'y a pas eu d'achats aujourd'hui ?

Problème : Mauvais client choisi

  • Supprimez la distribution chez le mauvais client
  • Faites une nouvelle distribution chez le bon client
  • Faites désormais plus attention à qui vous sélectionnez

Problème : Mauvaise quantité distribuée

  • Cliquez sur la distribution
  • Ajustez la quantité
  • Ou supprimez et recommencez
  • Pas de problème, facile à corriger

Problème : Message d'erreur lors de l'application

  • Lisez bien le message d'erreur
  • Souvent cela signifie que vous distribuez plus que disponible
  • Ou que des champs obligatoires ne sont pas remplis
  • Résolvez le problème et réessayez

Résumé

Vous distribuez les produits aux clients de trois façons, selon votre situation :

  • **Méthode 1 - Par débiteur 😗* Allez dans Distribution → Par débiteur → choisissez client → +Achats → sélectionnez produits → saisissez quantité (astuce : « 2f » pour 2 fûts, « 2b » pour 2 bottes) → ajustez le prix si nécessaire → Appliquer (répétez pour tous les produits de ce client)
  • **Méthode 2 - Par achat 😗* Allez dans Distribution → Par achat → choisissez produit → cliquez sur client → saisissez quantité → Appliquer (répétez pour tous les clients qui reçoivent ce produit, puis au produit suivant)
  • **Méthode 3 - Distribution par emplacement 😗* Allez dans Distribution → Distribution par emplacement → choisissez produit → cliquez sur emplacement de destination (pour déplacer entre emplacements)
  • **Important 😗* Vérifiez toujours d'abord que la date et l'emplacement sont corrects avant de commencer à distribuer
  • **Pourquoi distribuer 😗* Le système sait alors quel client reçoit quels produits, le stock est réservé, et vous pouvez créer étiquettes, bordereaux et factures

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