Importer et vérifier les factures d'achat

Introduction : Qu'est-ce qu'importer des factures d'achat ?

Importer des factures d'achat signifie que vous mettez les factures des fournisseurs dans Easyflor et que vous les comparez avec ce que vous avez réellement reçu dans votre stock. Ainsi, vous pouvez vérifier si tout ce que vous avez payé est réellement arrivé.

Pourquoi importer et vérifier les factures d'achat ?

Vous voulez faire cela parce que :

• Vous pouvez vérifier si vous avez reçu tout ce qui figure sur la facture
• Vous pouvez voir si les prix sur la facture correspondent à ce que vous avez acheté
• Vous pouvez détecter les erreurs ou les livraisons manquantes
• Vous avez des preuves si quelque chose ne va pas
• Vous avez un aperçu complet de ce que vous avez acheté et payé

Comment importer des factures d'achat ?

Il y a deux façons : saisie manuelle ou importation automatique. Choisissez la méthode qui convient le mieux à votre situation.

Méthode 1 : Créer manuellement des factures d'achat

Utilisez cette méthode si vous avez quelques factures individuelles ou si le fournisseur ne fournit pas de fichier numérique.

Étape 1 : Aller au menu des factures d'achat

1. Allez sur la tuile "Stock"
2. Recherchez la rubrique "Contrôle des achats"
3. Cliquez sur "Factures d'achat"
4. Cliquez en haut sur "+Nouveau" pour ajouter une nouvelle facture

Étape 2 : Remplir les données de base Remplissez les informations suivantes :

• **Factureur 😗* Le nom du fournisseur (par exemple "Pépinière Jansen")
• **Devise 😗* L'unité monétaire (généralement l'euro)
• **Date du 😗* À partir de quelle date le système doit-il rechercher dans le stock ?
• **Date jusqu'au 😗* Jusqu'à quelle date le système doit-il rechercher dans le stock ?
• **Date de facture 😗* La date qui figure sur la facture

**Conseil 😗* Les "Date du" et "Date jusqu'au" aident le système à trouver les bons achats dans votre stock pour comparer.

Étape 3 : Ajouter des lignes de facture

1. Cliquez sur la facture d'achat que vous venez de créer
2. Vous avez maintenant la possibilité d'ajouter des lignes de facture
3. Cliquez sur un article de la liste pour l'ajouter à la facture
4. L'article apparaît maintenant dans les lignes de facture

Étape 4 : Ajouter toutes les lignes et finaliser

1. Répétez l'étape 3 pour tous les produits qui figurent sur la facture
2. Vérifiez si tous les prix et quantités sont corrects
3. Si tout est en ordre, cliquez sur le bouton "Terminé"
4. La facture est maintenant vérifiée et clôturée

Méthode 2 : Importer automatiquement les factures d'achat

Utilisez cette méthode si vous avez beaucoup de factures ou si les fournisseurs fournissent des fichiers numériques (CSV, Excel, XML).

**Ce que vous pouvez importer 😗*

• Fichiers CSV (fichiers texte avec virgules)
• Fichiers Excel (.xlsx)
• Fichiers XML (format standardisé)

Étape A : Créer un modèle d'importation

D'abord, nous créons un modèle pour qu'Easyflor sache comment lire le fichier.

Étape 1 : Choisir le modèle

1. Allez sur la tuile "Stock"
2. Allez dans "Factures d'achat"
3. Cliquez sur "Importer"
4. Choisissez le type de fichier que vous voulez importer :
   • CSV
   • Excel
   • XML

Étape 2 : Remplir les paramètres de base du modèle Vous voyez maintenant un écran avec des paramètres :

Remplissez ce qui suit :

• **Nom 😗* Le nom du fournisseur (par exemple "Pépinière Jansen")
• **Date du (jours avant la date de facture) 😗* Combien de jours avant la date de facture le système doit-il rechercher dans le stock ? (par exemple 7 jours)
• **Date jusqu'au (jours après la date de facture) 😗* Combien de jours après la date de facture le système doit-il rechercher dans le stock ? (par exemple 1 jour)

**Exemple 😗* Si la facture est datée du 10 janvier et que vous remplissez 7 jours avant et 1 jour après, le système recherche les achats entre le 3 janvier et le 11 janvier.

Cliquez sur "Enregistrer"

Étape B : Pour CSV/Excel - Indiquer les colonnes

Si vous avez choisi CSV ou Excel, vous devez encore indiquer dans quelles colonnes se trouvent les informations.

Étape 1 : Aller aux paramètres des colonnes

1. Cliquez sur le modèle que vous venez de créer
2. Allez dans "Colonnes"

Étape 2 : Lier les colonnes Vous voyez maintenant une liste de champs pris en charge par Easyflor :

Indiquez pour chaque champ dans quelle colonne de votre fichier cette information se trouve. Par exemple :

• **Nom de l'article 😗* Colonne A
• **Quantité 😗* Colonne B
• **Prix 😗* Colonne C
• **Numéro de facture 😗* Colonne D

Cliquez sur "Enregistrer"

Étape C : Pour XML - Utiliser le format standard

Si vous avez choisi XML, c'est beaucoup plus simple :

**Bonne nouvelle 😗* Easyflor fonctionne avec un format XML standard. Aucun paramètre supplémentaire n'est nécessaire ! Vous pouvez importer des fichiers directement après avoir créé le modèle.

Étape D : Importer des fichiers

Maintenant que votre modèle est prêt, vous pouvez commencer à importer des factures.

Étape 1 : Démarrer l'importation

1. Allez sur la tuile "Stock"
2. Allez dans "Factures d'achat"
3. Cliquez sur "+Importer"
4. Vous voyez maintenant une liste de tous les modèles que vous avez créés
5. Cliquez sur le modèle que vous voulez utiliser (par exemple "Pépinière Jansen")

Étape 2 : Sélectionner le fichier

1. Cliquez sur "Choisir un fichier" ou l'icône de téléchargement
2. Recherchez le fichier de facture sur votre ordinateur
3. Sélectionnez le fichier
4. Cliquez sur "Importer"

Étape 3 : Vérifier

1. La facture est maintenant automatiquement importée
2. Easyflor compare la facture avec votre stock
3. Vérifiez si tout est correct
4. Cliquez sur "Terminé" si la vérification est en ordre

Exemples pratiques

Exemple 1 : Facture manuelle

• Vous recevez une facture papier d'un petit cultivateur
• Vous saisissez la facture manuellement avec tous les produits
• Vous vérifiez si vous avez reçu tout ce qui figure sur la facture

Exemple 2 : Importer CSV

• Un grand fournisseur vous envoie chaque semaine un fichier CSV avec les factures
• Vous avez créé un modèle une fois pour ce fournisseur
• Chaque semaine, vous importez le nouveau fichier en quelques clics

Exemple 3 : Importer XML

• Une vente aux enchères envoie des fichiers XML avec tous les achats
• Vous les importez automatiquement sans avoir à configurer de colonnes
• Le système vérifie automatiquement si tout est correct

Résumé

L'importation des factures d'achat peut se faire de deux façons :

• **Manuellement 😗* Pour les factures individuelles, saisissez toutes les lignes une par une
• **Importer 😗* Pour beaucoup de factures, créez un modèle et importez des fichiers CSV, Excel ou XML
• **Objectif 😗* Vérifier si tout ce que vous avez payé a bien été reçu dans votre stock