Effectuer un contrôle de stock (inventaire)

Introduction : Qu'est-ce qu'un contrôle de stock ?

Un contrôle de stock (également appelé "inventaire") consiste à compter tout ce que vous avez dans votre entrepôt et à le comparer avec ce que le système pense que vous avez. Ainsi, vous pouvez voir s'il manque des produits ou s'il y en a plus que prévu.

Pourquoi effectuer un contrôle de stock ?

Vous voulez faire un contrôle de stock parce que :

• Vous voulez savoir si le stock dans le système correspond à la réalité
• Vous pouvez découvrir si des produits ont disparu ou ont été mal enregistrés
• Vous pouvez détecter et corriger les erreurs
• Vous obtenez un aperçu fiable de ce que vous avez vraiment
• Vous pouvez voir quels produits ont peut-être été volés, oubliés ou mal saisis

**Attention 😗* Cela fonctionne mieux si vous travaillez avec des scanners portables, mais cela peut aussi se faire manuellement.

Comment effectuer un contrôle de stock ?

Aperçu des étapes rapides

1. Allez dans Stock → Vérifiez l'emplacement et la date → (Général) Contrôle de stock
2. Scannez les produits (ou cliquez sur +Nouveau si vous n'avez pas de scanner)
3. Allez dans "Stock contrôlé" et vérifiez si les produits sont corrects
4. Cliquez sur "Comparer le stock" et filtrez éventuellement
5. Optionnel : Imprimez un aperçu des ajustements
6. Cliquez sur "→ vers débiteur" pour décharger le stock incorrect

**Avertissement important 😗* Si votre comptage de stock présente de grandes différences, l'étape 6 peut prendre du temps. Faites-le à la fin de la journée de travail ou quand les autres n'utilisent pas le système !

Explication détaillée par étape

Étape 1 : Préparer et démarrer

1. Allez sur la tuile "Stock"
2. Vérifiez d'abord si l'emplacement et la date sont corrects (c'est très important !)
3. Cliquez sur "(Général) Contrôle de stock"
4. Vous êtes maintenant prêt à commencer à compter

Étape 2 : Scanner ou saisir les produits

Option A : Avec un scanner (recommandé)

1. Scannez le code-barres du produit
2. Le produit apparaît à droite de l'écran
3. Entrez combien de pièces vous avez réellement comptées
4. Cliquez sur "Appliquer"
5. Le produit apparaît maintenant dans la liste de gauche

Option B : Sans scanner (manuellement)

1. Cliquez en haut sur "Nouveau"
2. Recherchez l'article que vous voulez contrôler
3. Sélectionnez l'article
4. Entrez combien de pièces vous avez réellement comptées
5. Cliquez sur "Appliquer"
6. Le produit apparaît maintenant dans la liste de gauche

**Comprendre les codes couleur 😗*

• **Vert 😗* Parfait ! La quantité correspond exactement au système
• **Orange 😗* Il y a moins de produits que ce que le système pense
• **Rouge 😗* Il y a plus de produits que ce que le système pense

**Ordre dans la liste 😗*

• Les produits avec des écarts (orange et rouge) sont en haut
• Les comptages corrects (vert) sont en bas

Répétez cette étape pour chaque produit dans votre entrepôt jusqu'à ce que tout soit compté.

Étape 3 : Consulter le stock contrôlé

1. Cliquez en haut sur "Stock contrôlé"
2. Vous voyez maintenant un aperçu de tout ce que vous et vos collègues avez scanné
3. Vérifiez si la liste est complète et si tout est correct
4. Y a-t-il des produits que vous attendiez mais qui ne sont pas dans la liste ? Alors ils ont peut-être été oubliés lors du comptage

Étape 4 : Comparer le stock avec le système

Maintenant, nous allons voir quels produits diffèrent entre le comptage et le système.

1. Cliquez sur "Comparer le stock"
2. Vous avez maintenant des options pour filtrer :
   • **Groupes d'articles 😗* Si vous voulez contrôler uniquement certains groupes de produits (par exemple uniquement les roses)
   • **Groupes d'étiquettes 😗* Si vous voulez contrôler uniquement certaines zones
   • **Ne rien remplir 😗* Si vous voulez tout comparer
3. Cliquez sur "Appliquer"
4. Attendez pendant que le système compare

Que se passe-t-il maintenant ?

• Les produits qui ne sont plus en stock sont affichés en rouge
• Les produits dont les quantités ne correspondent pas sont affichés en orange
• Vous allez maintenant décharger uniquement les produits que vous N'AVEZ PAS

Étape 5 : Imprimer un aperçu (optionnel)

Voulez-vous une liste papier de tous les ajustements ?

1. Cliquez sur "Imprimer"
2. Un aperçu est imprimé avec toutes les différences
3. Vous pouvez le conserver pour votre administration

Étape 6 : Décharger le stock incorrect

Maintenant, nous allons retirer du système les produits qui ne correspondent pas.

**Avertissement important 😗*

• Si vous avez beaucoup de différences, ce processus peut prendre du temps (parfois 30 minutes ou plus)
• Faites-le donc à la fin de la journée de travail
• Ou à un moment où les collègues n'utilisent pas le système
• Sinon, ils peuvent avoir des problèmes avec leur travail

**Décharger les produits 😗*

1. Cliquez sur "→ vers débiteur"
2. Le système décharge maintenant tous les produits qui ne correspondent pas vers un "débiteur de rebut" spécial
3. Attendez patiemment que le processus soit terminé
4. Ne fermez pas le système et ne faites pas d'autres choses pendant ce temps !

Et si vous avez fait une erreur ?

Supposons que vous ayez accidentellement déchargé trop de produits. Par exemple : un collègue avait oublié de compter tout le rayon des roses, et maintenant toutes les roses ont disparu du système.

**Voici comment annuler 😗*

1. Allez dans "Distribution"
2. Cliquez sur "Distribution par débiteur"
3. Choisissez le débiteur vers lequel vous venez de tout décharger (généralement un "débiteur de rebut")
4. Cliquez sur "Plus"
5. Cliquez sur "(Général) Supprimer toutes les distributions de ce débiteur"
6. Tous les produits sont maintenant de retour dans votre stock
7. Vous pouvez maintenant recommencer le contrôle de stock

**Attention 😗* Cela ne fonctionne que si vous découvrez l'erreur immédiatement. Si vous avez déjà continué avec des ventes ou d'autres opérations, il peut être compliqué de tout annuler.

Conseils pour un bon contrôle de stock

Conseil 1 : Travaillez en équipe

• Divisez l'entrepôt en sections
• Faites compter différentes sections par différentes personnes
• Vérifiez le travail des uns et des autres

Conseil 2 : Choisissez un moment calme

• Faites le comptage à un moment où il y a peu de ventes
• Par exemple le soir ou le week-end
• Ainsi, le stock ne change pas pendant que vous comptez

Conseil 3 : Soyez soigneux

• Comptez tout, même les petits coins
• N'oubliez pas les chariots, les chambres froides ou les produits en vrac
• Faites une liste de contrôle de tous les emplacements

Conseil 4 : Vérifiez deux fois

• Grandes différences ? Comptez à nouveau
• Demandez à un collègue de vérifier avec vous
• Il vaut mieux compter deux fois qu'avoir une mauvaise administration

Résumé

Un contrôle de stock sert à vérifier si votre stock réel correspond au système :

• Scannez ou saisissez tous les produits avec les quantités réelles
• Consultez le stock contrôlé et comparez avec le système
• Les produits corrects sont verts, trop peu est orange, trop est rouge
• Déchargez le stock incorrect vers un débiteur de rebut (faites-le à un moment calme !)
• Erreur commise ? Supprimez toutes les distributions du débiteur de rebut pour annuler