CMR overzicht printen voor internationaal transport

Inleiding: Wat is een CMR overzicht?

CMR staat voor "Convention relative au contrat de transport international de Marchandises par Route". Dat is een moeilijke Franse naam voor een internationaal transportdocument. Simpel gezegd: het is een formulier dat chauffeurs verplicht bij zich moeten hebben als ze goederen naar het buitenland brengen. Het is een soort bewijs van wat er vervoerd wordt.

Waarom een CMR overzicht gebruiken?

Je moet een CMR overzicht maken omdat:

• Het wettelijk verplicht is bij grensoverschrijdend transport (als je naar het buitenland rijdt)
• De douane dit document kan vragen aan de grens
• Het bewijst wat er vervoerd wordt en voor wie het is
• Chauffeurs zonder CMR problemen krijgen bij de douane
• Het beschermt zowel jou als de klant bij eventuele schade of verlies
• Verzekeringen dit document nodig hebben bij claims

Let op: Dit is alleen nodig voor transport naar het buitenland, niet voor binnen Nederland!

Hoe print je een CMR overzicht?

Stap 1: Naar de juiste klant

Naar logistieke verdeling

1. Ga naar de tegel "Logistieke verdeling"
2. Klik op "(Algemeen) Per debiteur"
3. Je ziet nu een lijst met klanten die bestellingen hebben

Klant selecteren

1. Zoek de klant waar de chauffeur naartoe moet
2. Dit moet een klant in het buitenland zijn (bijvoorbeeld in Duitsland, België of Frankrijk)
3. Klik op deze klant

Stap 2: CMR overzicht maken

Naar het CMR menu

1. Klik op "(Overzicht) CMR"
2. Je ziet nu opties voor het versturen of printen van het CMR overzicht

Stap 3: Versturen of printen

Je hebt nu vier opties om het CMR overzicht te delen:

Optie 1: E-mailen naar contactpersoon

• Het overzicht wordt gemaild naar de contactpersoon van de klant
• Handig als de klant het document ook wil hebben
• De klant kan het alvast bekijken voordat de chauffeur komt

Optie 2: E-mailen naar chauffeur

• Het overzicht wordt gemaild naar één van je chauffeurs
• Kies de chauffeur uit de lijst
• De chauffeur kan het document op zijn telefoon of tablet bekijken

Optie 3: E-mailen naar handmatig adres

• Je kunt een e-mailadres handmatig invoeren
• Handig als je het naar iemand anders wilt sturen
• Bijvoorbeeld naar een expediteur of transportbedrijf

Optie 4: Printen

• Je krijgt een lijst met beschikbare printers
• Dit zijn de printers die zijn ingesteld in je Easyflor omgeving
• Kies een printer en het document wordt geprint
• Geef het geprinte document mee aan de chauffeur

Stap 4: Klaar!

Het CMR overzicht is nu verstuurd of geprint. De chauffeur kan dit document meenemen op reis en tonen aan de douane als dat nodig is.

Praktische voorbeelden

Voorbeeld 1: Transport naar Duitsland

• Situatie: Een chauffeur moet bloemen leveren bij een klant in Berlijn
• Actie:
  1. Ga naar Logistieke verdeling → Per debiteur
  2. Selecteer de klant in Berlijn
  3. Klik op CMR en print het document
• Resultaat: De chauffeur heeft het CMR formulier bij zich voor de Duitse douane

Voorbeeld 2: Transport naar België

• Situatie: Meerdere leveringen in België, chauffeur heeft het document digitaal nodig
• Actie:
  1. Voor elke Belgische klant het CMR overzicht openen
  2. E-mail naar de chauffeur sturen
• Resultaat: Chauffeur heeft alle CMR documenten op zijn tablet

Voorbeeld 3: Transport naar Frankrijk

• Situatie: Klant in Parijs wil het document alvast zien
• Actie:
  1. Selecteer de Franse klant
  2. E-mail CMR naar contactpersoon
  3. Print ook een kopie voor de chauffeur
• Resultaat: Zowel klant als chauffeur hebben het document

Voorbeeld 4: Binnenlands transport

• Situatie: Levering in Amsterdam
• Actie: Geen CMR nodig! Dit is alleen voor internationale transporten
• Resultaat: Gewone pakbon is voldoende

Belangrijke tips

Tip 1: Altijd printen voor internationale ritten

• Ook als je het e-mailt, print altijd een papieren kopie
• Telefoons kunnen leegraken of kapot gaan onderweg
• Papier is het veiligst bij douanecontroles

Tip 2: Controleer de gegevens

• Check of alle klantgegevens kloppen
• Controleer het adres (moet het buitenland zijn)
• Kijk of de producten en aantallen correct zijn

Tip 3: Print voor vertrek

• Maak het CMR overzicht voordat de chauffeur vertrekt
• Niet vlak voor de grens pas bedenken!
• Dit voorkomt vertraging en stress

Tip 4: Bewaar kopieën

• Sla digitale kopieën op van alle CMR documenten
• Dit is handig bij vragen of claims later
• Bewaar ze bijvoorbeeld per maand in een map

Tip 5: Train je chauffeurs

• Leg chauffeurs uit wat een CMR is
• Zorg dat ze weten waar ze het moeten bewaren in de vrachtwagen
• Leer ze wat te doen als de douane ernaar vraagt

Wat staat er op een CMR document?

Algemene informatie:

• Naam en adres van de verzender (jouw bedrijf)
• Naam en adres van de ontvanger (de klant)
• Plaats van laden en plaats van lossen

Details over de lading:

• Aantal colli (dozen, kratten, pallets)
• Omschrijving van de goederen
• Gewicht en/of volume
• Gevaarlijke stoffen (indien van toepassing)

Transport informatie:

• Datum van transport
• Kenteken van de vrachtwagen
• Naam van de chauffeur
• Eventuele bijzondere instructies

Veelvoorkomende vragen

Vraag: Moet ik dit ook binnen Nederland doen?

• Nee, CMR is alleen verplicht voor internationale transporten
• Binnen Nederland is een gewone pakbon voldoende
• Zodra je de grens over gaat, heb je CMR nodig

Vraag: Wat als de chauffeur het document vergeet?

• Dit kan problemen geven bij de douane
• De chauffeur kan worden tegengehouden of een boete krijgen
• In het ergste geval mag de vracht niet door
• Daarom altijd controleren voor vertrek!

Vraag: Hoeveel exemplaren moet ik printen?

• Meestal 3 exemplaren:
  • 1 voor de chauffeur/transporteur
  • 1 voor de klant
  • 1 voor jouw administratie
• Sommige landen vragen meer exemplaren, check dit vooraf

Vraag: Geldt dit ook voor het Verenigd Koninkrijk?

• Ja! Sinds Brexit is het VK geen EU-land meer
• Je hebt CMR nodig voor transport naar Engeland, Schotland, Wales en Noord-Ierland
• Daarnaast heb je ook IPAFFs nodig (zie andere handleiding)

Vraag: Hoe lang moet ik CMR documenten bewaren?

• Minimaal 1 jaar, maar 7 jaar is veiliger
• Je kunt ze nodig hebben bij claims of belastingcontroles
• Bewaar ze digitaal, dat scheelt ruimte

Wat te doen bij problemen?

Probleem: CMR print niet

• Controleer of de printer aanstaat en papier heeft
• Probeer een andere printer uit de lijst
• Als e-mail optie: stuur het dan per e-mail en print later

Probleem: Klantgegevens kloppen niet

• Ga terug naar de klantkaart en controleer de gegevens
• Pas het adres of contactgegevens aan
• Maak daarna een nieuw CMR overzicht

Probleem: Chauffeur is al vertrokken

• E-mail het CMR document direct naar de chauffeur
• Bel de chauffeur en vertel dat hij het heeft ontvangen
• Vraag hem het te printen bij een tankstation of op locatie

Samenvatting

CMR overzicht printen voor internationaal transport doe je zo:

• Ga naar Logistieke verdeling → (Algemeen) Per debiteur en selecteer de buitenlandse klant
• Klik op (Overzicht) CMR om het document te maken
• Kies hoe je het wilt versturen: e-mail naar contactpersoon, e-mail naar chauffeur, handmatig e-mailadres of printen
• Waarom: CMR is wettelijk verplicht voor alle grensoverschrijdend transport, zonder dit document krijg je problemen bij de douane
• Let op: Alleen nodig voor het buitenland, niet voor transporten binnen Nederland