Facturen maken voor klanten

Inleiding: Wat is facturen maken?

Facturen maken betekent dat je een officiële rekening opstelt voor een klant voor de producten die je hebt geleverd. De factuur laat zien wat de klant heeft besteld, hoeveel het kost, en wanneer het moet worden betaald.

Waarom facturen maken?

Je moet facturen maken omdat:

• Klanten weten wat ze moeten betalen en waarvoor
• Je bewijs hebt dat je producten hebt geleverd
• Het wettelijk verplicht is voor je administratie
• Je kunt bijhouden welke klanten al hebben betaald
• Je belastingaangifte correct kunt doen
• Klanten een officieel document hebben voor hun eigen boekhouding

Hoe maak je een factuur?

Stap 1: Naar de klant

Verdeling openen

1. Ga naar "Verdeling"
2. Klik op "Per debiteur"
3. Je ziet nu een lijst met alle klanten

Klant selecteren

1. Zoek de klant voor wie je een factuur wilt maken
2. Klik op deze klant
3. Je ziet nu alle verdelingen (geleverde producten) voor deze klant

---

Stap 2: Verdelingen controleren

Voordat je een factuur maakt, controleer je of alle verdelingen (leveringen) kloppen.

Wat zijn verdelingen? Verdelingen zijn de producten die je aan deze klant hebt geleverd of toegewezen. Elke levering staat als een regel met:

• De datum van levering
• Het product (bijvoorbeeld "Rozen rood 60cm")
• Het aantal (bijvoorbeeld 50 stuks)
• De prijs per stuk
• Het totaalbedrag

Controleren

1. Check of alle producten correct zijn
2. Check of de aantallen kloppen
3. Check of de prijzen juist zijn
4. Als er fouten zijn, corrigeer deze eerst voordat je verder gaat

---

Stap 3: Factuur aanmaken

Als alle verdelingen kloppen, kun je de factuur maken.

Factureren menu openen

1. Klik bovenaan op "Factureren"
2. Je krijgt nu twee opties te zien

---

Optie A: Factuur maken (alleen deze dag)

Gebruik deze optie als je alleen voor één specifieke dag wilt factureren.

Wanneer gebruiken?

• De klant krijgt elke dag een aparte factuur
• Je factureert per levering
• De klant heeft maar één levering gehad vandaag

Hoe gebruiken:

1. Klik op "Factuur maken"
2. Er wordt nu een factuur gemaakt voor alleen de gekozen dag
3. Ga door naar stap 4

---

Optie B: Factuur maken (alle dagen)

Gebruik deze optie als je alle openstaande leveringen wilt factureren.

Wanneer gebruiken?

• De klant krijgt één factuur per week of per maand
• Je wilt alle openstaande leveringen samen factureren
• De klant heeft meerdere leveringen gehad die nog niet gefactureerd zijn

Voorbeeld: De klant heeft op maandag, woensdag en vrijdag producten ontvangen. Met deze optie zet je alle drie de leveringen op één factuur.

Hoe gebruiken:

1. Klik op "Factuur maken (alle dagen)"
2. Er wordt nu één factuur gemaakt met alle openstaande leveringen
3. Ga door naar stap 4

---

Stap 4: Factuur controleren

Voordat je de factuur definitief maakt, moet je deze eerst controleren.

Factuur bekijken

1. Klik op "Print"
2. Klik op "Bekijk en print"
3. De factuur opent zich nu (meestal als PDF)

Wat moet je controleren?

• Klantgegevens: Is de naam en het adres correct?
• Factuurnummer: Staat er een uniek nummer op?
• Datum: Klopt de factuurdatum?
• Producten: Staan alle juiste producten erop?
• Aantallen: Kloppen de aantallen?
• Prijzen: Zijn de prijzen correct (inclusief eventuele opslagen)?
• Totaalbedrag: Is het totaalbedrag correct berekend?
• BTW: Klopt het BTW bedrag?

Als er fouten zijn:

1. Sluit de factuur
2. Ga terug naar de verdelingen
3. Corrigeer de fouten
4. Begin opnieuw bij stap 3

Als alles klopt: Ga door naar stap 5

---

Stap 5: Factuur verwerken

Als de factuur goed is, kun je hem definitief maken.

Definitief maken

1. Klik op "Verwerk"
2. De factuur wordt nu definitief gemaakt
3. Het factuurnummer wordt vastgelegd
4. De factuur kan niet meer worden gewijzigd

Wat gebeurt er nu?

• De factuur is officieel en heeft een uniek nummer
• De klant kan deze factuur betalen
• De factuur verschijnt in je administratie
• Je kunt de factuur versturen naar de klant (per post of e-mail)

Klaar! De factuur is nu gemaakt en verwerkt.

---

Praktische voorbeelden

Voorbeeld 1: Dagelijkse factuur

• Situatie: Klant Jansen krijgt elke dag een aparte factuur
• Actie:
  1. Ga naar Verdeling → Per debiteur → Jansen
  2. Controleer de verdeling van vandaag
  3. Klik op Factureren → Factuur maken
  4. Bekijk en controleer de factuur
  5. Klik op Verwerk
• Resultaat: Jansen heeft een factuur voor de levering van vandaag

Voorbeeld 2: Wekelijkse verzamelfactuur

• Situatie: Klant Pietersen krijgt elke vrijdag één factuur voor de hele week
• Actie:
  1. Ga naar Verdeling → Per debiteur → Pietersen
  2. Je ziet leveringen van maandag, woensdag en vrijdag
  3. Klik op Factureren → Factuur maken (alle dagen)
  4. Bekijk de factuur: alle 3 leveringen staan erop
  5. Klik op Verwerk
• Resultaat: Pietersen heeft één factuur met alle leveringen van deze week

Voorbeeld 3: Fout ontdekt

• Situatie: Je ziet dat er een verkeerde prijs op de factuur staat
• Actie:
  1. Sluit de factuur zonder op Verwerk te klikken
  2. Corrigeer de prijs in de verdeling
  3. Maak de factuur opnieuw aan
  4. Controleer of de prijs nu klopt
  5. Klik op Verwerk
• Resultaat: De factuur is correct en kan worden verstuurd

Voorbeeld 4: Maandfactuur

• Situatie: Klant De Boer krijgt één factuur per maand voor alle leveringen
• Actie:
  1. Wacht tot het einde van de maand
  2. Ga naar Verdeling → Per debiteur → De Boer
  3. Klik op Factureren → Factuur maken (alle dagen)
  4. Alle leveringen van de hele maand staan op één factuur
  5. Verwerk de factuur
• Resultaat: De Boer heeft één overzichtelijke maandfactuur

---

Belangrijke tips

Tip 1: Controleer altijd voor je verwerkt

• Eenmaal verwerkt, kun je de factuur niet meer wijzigen
• Check alle gegevens grondig
• Beter twee keer kijken dan één factuur fout

Tip 2: Maak afspraken met klanten

• Bespreek hoe vaak ze een factuur willen (dagelijks, wekelijks, maandelijks)
• Noteer dit in hun klantgegevens
• Zo weet je altijd welke optie je moet kiezen

Tip 3: Bewaar facturen

• Print of sla elke factuur op
• Je hebt dit nodig voor je administratie
• Ook handig bij vragen van klanten

Tip 4: Factureer regelmatig

• Niet te lang wachten met factureren
• Klanten betalen sneller als ze de factuur snel ontvangen
• Het voorkomt dat je het vergeet

Tip 5: Gebruik duidelijke omschrijvingen

• Zorg dat de productnamen duidelijk zijn op de factuur
• Klanten moeten kunnen zien wat ze hebben ontvangen
• Dit voorkomt vragen en discussies

Veelvoorkomende vragen

Vraag: Kan ik een verwerkte factuur nog wijzigen?

• Nee, eenmaal verwerkt is definitief
• Je moet dan een creditnota maken om fouten te corrigeren
• Controleer dus altijd goed voordat je op Verwerk klikt

Vraag: Wat als ik per ongeluk twee keer factureer?

• De klant krijgt twee facturen voor dezelfde producten
• Je moet één factuur crediteren (terugdraaien)
• Neem contact op met de klant om het uit te leggen

Vraag: Hoe weet ik welke optie ik moet kiezen?

• Kijk in de klantafspraken
• Of vraag de klant wat hij/zij wil
• Meestal: dagelijks = "Factuur maken", wekelijks/maandelijks = "Factuur maken (alle dagen)"

Vraag: Kan ik de factuur automatisch e-mailen?

• Dat hangt af van je systeeminstellingen
• Vaak is er een optie om facturen automatisch te versturen
• Check dit in de facturatie-instellingen

Vraag: Wat als er nog producten niet geleverd zijn?

• Factureer alleen wat al geleverd is
• Producten die nog moeten komen factureer je later
• Of wacht tot alles geleverd is en maak dan de factuur

Wat te doen bij problemen?

Probleem: Factuur toont verkeerde prijs

• Ga niet door met verwerken
• Sluit de factuur
• Corrigeer de prijs in de verdeling
• Maak de factuur opnieuw

Probleem: Klantgegevens kloppen niet

• Sluit de factuur
• Ga naar de klantkaart en pas de gegevens aan
• Maak de factuur opnieuw

Probleem: Producten ontbreken op de factuur

• Check of alle verdelingen zijn aangemaakt
• Mogelijk zijn sommige leveringen nog niet ingevoerd
• Voeg de ontbrekende verdelingen toe
• Maak de factuur opnieuw

Probleem: Kan factuur niet verwerken

• Check of er geen foutmeldingen zijn
• Controleer of alle verplichte velden zijn ingevuld
• Probeer de factuur opnieuw te maken
• Neem contact op met support als het blijft falen

Samenvatting

Facturen maken voor klanten doe je in vijf eenvoudige stappen:

• Stap 1: Ga naar Verdeling → Per debiteur en kies de klant
• Stap 2: Controleer of alle verdelingen (leveringen) correct zijn
• Stap 3: Klik op Factureren en kies: "Factuur maken" voor alleen vandaag, of "Factuur maken (alle dagen)" voor alle openstaande leveringen
• Stap 4: Bekijk de factuur via Print → Bekijk en print, controleer alle gegevens (klant, producten, prijzen, totaal)
• Stap 5: Als alles klopt klik op Verwerk om de factuur definitief te maken
• Let op: Eenmaal verwerkt kun je een factuur niet meer wijzigen, dus controleer altijd grondig voordat je op Verwerk klikt