Hoe te verdelen

Producten verdelen aan klanten

Inleiding: Wat is verdelen?

Verdelen betekent dat je producten uit je voorraad toewijst aan klanten. Je geeft aan welke klant welke producten krijgt en hoeveel. Dit is een essentiële stap voordat producten worden ingepakt en verzonden.

Waarom producten verdelen?

Je moet producten verdelen omdat:

  • Het systeem moet weten welke klant welke producten krijgt
  • Je zo bestellingen kunt klaarmaken voor verzending
  • Labels en pakbonnen automatisch worden gegenereerd
  • Je voorraad automatisch wordt bijgewerkt (verdeelde producten zijn gereserveerd)
  • Je later facturen kunt maken op basis van de verdelingen
  • Het voorkomt dat dezelfde producten aan meerdere klanten worden toegewezen

Simpel gezegd: Verdelen is het koppelen van producten uit je voorraad aan specifieke klanten.

Drie manieren om te verdelen

Er zijn drie verschillende manieren om producten te verdelen. Kies de methode die het beste bij jouw situatie past:

  1. Verdelen per debiteur: Handig als je artikelen aan één klant wilt verkopen
  2. Verdelen per aankoop: Handig als je één product wilt verdelen over meerdere klanten
  3. Locatie verdelen: Handig om producten naar een andere locatie te verplaatsen

We leggen alle drie de methodes uit.

Methode 1: Verdelen per debiteur

Gebruik deze methode als je voor één specifieke klant bestellingen aan het klaarmaken bent.

Wanneer gebruiken?

  • Je maakt de bestelling van één klant compleet
  • De klant heeft meerdere verschillende producten besteld
  • Je wilt overzicht houden per klant

Stap 1: Naar de klant

Verdeling openen

  1. Ga naar "Verdeling"
  2. Controleer of de datum en locatie goed staan (dit is heel belangrijk!)
  3. Kies voor "(Verdeling) Per debiteur"
  4. Je ziet nu een lijst met klanten

Klant selecteren

  1. Zoek de klant voor wie je producten wilt verdelen
  2. Klik op de naam van deze klant
  3. Je ziet nu een overzicht van wat je al hebt verdeeld aan deze klant vandaag (als je al eerder iets hebt verdeeld)

Stap 2: Voorraad bekijken en product kiezen

Voorraad openen

  1. Klik op "+Aankopen"
  2. Er verschijnt nu een lijst met alle producten in je voorraad
  3. Dit zijn alle producten die je kunt verdelen

Product selecteren

  1. Zoek het product dat de klant wil hebben
  2. Je kunt zoeken met filters of door te scrollen
  3. Klik op het product om het te selecteren
  4. Het product verschijnt nu in het verdeelscherm

Stap 3: Aantal en prijs invullen

Aantal invullen

  1. Vul het aantal in dat je aan deze klant wilt verdelen
  2. Handige tip voor sneltypen:
    • Type "2f" voor 2 fust (2 kratten/dozen)
    • Type "2b" voor 2 bos (2 bossen)
    • Type gewoon een getal voor stuks (bijvoorbeeld "50" voor 50 stuks)
  3. Het systeem rekent automatisch uit hoeveel stuks dit zijn

Prijs aanpassen (optioneel)

  1. De standaard verkoopprijs staat er al in (met eventuele opslagen)
  2. Wil je een speciale prijs geven? Pas de prijs dan aan
  3. Bijvoorbeeld: korting geven of een andere afspraak met de klant

Verdeling opslaan

  1. Controleer of alles klopt (product, aantal, prijs)
  2. Klik op "Toepassen"
  3. Het product is nu verdeeld aan deze klant

Stap 4: Meer producten toevoegen of aanpassen

Nog meer producten toevoegen:

  1. Klik opnieuw op "+Aankopen"
  2. Selecteer het volgende product
  3. Vul aantal en eventueel prijs in
  4. Klik op "Toepassen"
  5. Herhaal dit voor alle producten die deze klant krijgt

Een verdeling aanpassen:

  1. Klik op de verdeling die je net hebt gemaakt
  2. Pas het aantal of de prijs aan
  3. Klik op "Opslaan" of "Toepassen"
  4. De verdeling is nu gewijzigd

Klaar! Deze klant heeft nu alle producten toegewezen gekregen.

Methode 2: Verdelen per aankoop

Gebruik deze methode als je één product wilt verdelen over meerdere klanten.

Wanneer gebruiken?

  • Je hebt 100 rozen en wilt deze verdelen over 5 verschillende klanten
  • Je werkt systematisch je voorraad af
  • Je wilt efficiënt één product opdelen

Stap 1: Naar het per aankoop overzicht

Verdeling openen

  1. Ga naar "Verdeling"
  2. Controleer of de datum en locatie goed staan
  3. Kies voor "(Verdeling) Per aankoop"
  4. Je ziet nu een lijst met alle producten in je voorraad

Stap 2: Product kiezen

Product selecteren

  1. Zoek het product dat je wilt verdelen
  2. Bijvoorbeeld: je hebt 100 rozen die je wilt opdelen
  3. Klik op dit product
  4. Het product opent zich

Stap 3: Verdelen aan eerste klant

Klant kiezen

  1. Je ziet nu een lijst met klanten (of een zoekfunctie)
  2. Klik op de eerste klant die dit product moet krijgen
  3. Bijvoorbeeld: Klant Jansen krijgt 20 rozen

Aantal invullen

  1. Vul het aantal in dat deze klant krijgt (bijvoorbeeld "20")
  2. De prijs staat er al in (tenzij je deze wilt aanpassen)
  3. Klik op "Toepassen"
  4. Deze klant heeft nu 20 rozen toegewezen

Stap 4: Verdelen aan volgende klanten

Volgende klant

  1. Klik op de volgende klant die dit product moet krijgen
  2. Bijvoorbeeld: Klant Pietersen krijgt ook rozen
  3. Vul het aantal in (bijvoorbeeld "30")
  4. Klik op "Toepassen"

Herhaal dit voor alle klanten die dit product moeten krijgen.

Voorbeeld verdeling van 100 rozen:

  • Klant Jansen: 20 rozen
  • Klant Pietersen: 30 rozen
  • Klant De Boer: 25 rozen
  • Klant Vermeer: 25 rozen
  • Totaal: 100 rozen verdeeld

Stap 5: Naar volgend product

Klaar met dit product?

  1. Klik op de volgende aankoop in de lijst
  2. Dit is het volgende product dat je wilt verdelen
  3. Herhaal stap 3 en 4 voor dit product
  4. Ga zo door tot alle producten verdeeld zijn

Klaar! Je voorraad is nu systematisch verdeeld over je klanten.

Methode 3: Locatie verdelen

Gebruik deze methode als je producten wilt verplaatsen naar een andere locatie.

Wanneer gebruiken?

  • Je hebt meerdere locaties (hoofdkantoor, filiaal, magazijn)
  • Je wilt voorraad verplaatsen tussen locaties
  • Je bereidt producten voor om ergens anders naartoe te gaan

Stap 1: Naar locatie verdelen

Locatie verdelen openen

  1. Ga naar "Verdeling"
  2. Controleer of de datum en locatie goed staan
  3. Kies voor "(Algemeen) Locatie verdelen"

Stap 2: Product en locatie kiezen

Aankoop selecteren

  1. Kies het product dat je wilt verplaatsen
  2. Klik op de aankoop

Locatie kiezen

  1. Klik op de doellocatie waar het product naartoe moet
  2. Bijvoorbeeld: van "Hoofdlocatie" naar "Filiaal Noord"
  3. Het product wordt nu geboekt naar deze locatie

Klaar! Het product staat nu op de nieuwe locatie.

Praktische voorbeelden

Voorbeeld 1: Per debiteur - Complete bestelling

  • Situatie: Klant Jansen heeft 20 rozen, 10 tulpen en 5 lelies besteld
  • Actie:
    1. Ga naar Per debiteur → Jansen
    2. Klik +Aankopen en selecteer rozen → 20 stuks → Toepassen
    3. Klik +Aankopen en selecteer tulpen → 10 stuks → Toepassen
    4. Klik +Aankopen en selecteer lelies → 5 stuks → Toepassen
  • Resultaat: Jansen heeft alle producten toegewezen, klaar voor verzending

Voorbeeld 2: Per aankoop - 100 rozen verdelen

  • Situatie: Je hebt 100 rozen en 4 klanten die rozen willen
  • Actie:
    1. Ga naar Per aankoop → selecteer rozen
    2. Klik Jansen → 25 → Toepassen
    3. Klik Pietersen → 30 → Toepassen
    4. Klik De Boer → 20 → Toepassen
    5. Klik Vermeer → 25 → Toepassen
  • Resultaat: 100 rozen netjes verdeeld over 4 klanten

Voorbeeld 3: Locatie verdelen - Voorraad verplaatsen

  • Situatie: Je moet 50 planten van hoofdlocatie naar filiaal verplaatsen
  • Actie:
    1. Ga naar Locatie verdelen
    2. Selecteer planten
    3. Klik op "Filiaal Noord"
  • Resultaat: Planten staan nu op de nieuwe locatie

Voorbeeld 4: Combinatie - Grote dag

  • Situatie: Je hebt 10 klanten en moet veel verdelen
  • Actie:
    1. Begin met Per debiteur voor klanten met kleine, diverse orders
    2. Wissel naar Per aankoop voor grote partijen (bijvoorbeeld 200 rozen) die over veel klanten verdeeld moeten
    3. Werk systematisch tot alles verdeeld is
  • Resultaat: Efficiënte mix van beide methodes

Belangrijke tips

Tip 1: Controleer altijd datum en locatie

  • Dit is de meest gemaakte fout!
  • Als datum of locatie verkeerd staan, zie je de verkeerde producten
  • Check dit elke keer als je begint met verdelen

Tip 2: Kies de juiste methode

  • Veel producten, één klant? → Per debiteur
  • Één product, veel klanten? → Per aankoop
  • Verplaatsen tussen locaties? → Locatie verdelen
  • De juiste methode scheelt tijd!

Tip 3: Gebruik sneltoetsen

  • "2f" = 2 fust (super handig!)
  • "2b" = 2 bos
  • Dit scheelt typen en rekenen

Tip 4: Check je werk

  • Kijk na het verdelen of alles klopt
  • Heeft elke klant de juiste producten en aantallen?
  • Zijn er nog producten over die verdeeld moeten worden?

Tip 5: Corrigeren kan altijd

  • Fout gemaakt? Klik op de verdeling en pas aan
  • Of verwijder de verdeling en begin opnieuw
  • Beter nu corrigeren dan bij de klant ontdekken

Tip 6: Werk systematisch

  • Maak een vaste routine (bijvoorbeeld altijd eerst de spoedorders)
  • Werk klanten af in volgorde (alfabetisch, route, urgentie)
  • Dit voorkomt dat je iets vergeet

Veelvoorkomende vragen

Vraag: Welke methode moet ik gebruiken?

  • Ligt aan de situatie:
    • Werk je per klant? → Per debiteur
    • Werk je per product? → Per aankoop
    • Verplaats je? → Locatie verdelen
  • Probeer beide en kies wat voor jou het fijnste werkt

Vraag: Kan ik een verdeling ongedaan maken?

  • Ja, klik op de verdeling
  • Pas het aantal aan naar 0
  • Of verwijder de verdeling helemaal
  • Het product komt dan terug in de voorraad

Vraag: Wat als ik niet genoeg voorraad heb?

  • Het systeem waarschuwt je als je meer wilt verdelen dan je hebt
  • Je kunt niet meer verdelen dan beschikbaar is
  • Check je voorraad of bestel meer bij

Vraag: Kan ik aan meerdere klanten tegelijk verdelen?

  • Niet in één actie
  • Maar met "Per aankoop" kun je snel achter elkaar meerdere klanten bedienen
  • Dit gaat vaak sneller dan het lijkt

Vraag: Waar zie ik wat ik heb verdeeld?

  • Bij "Per debiteur" zie je het overzicht per klant
  • Bij "Per aankoop" zie je hoeveel er nog over is van elk product
  • Je kunt ook rapporten maken van verdelingen

Wat te doen bij problemen?

Probleem: Ik zie geen producten

  • Check of de datum goed staat
  • Check of de locatie goed staat
  • Misschien is alles al verdeeld?
  • Of zijn er geen aankopen gedaan vandaag?

Probleem: Verkeerde klant gekozen

  • Verwijder de verdeling bij de verkeerde klant
  • Maak een nieuwe verdeling bij de juiste klant
  • Let voortaan beter op wie je selecteert

Probleem: Verkeerd aantal verdeeld

  • Klik op de verdeling
  • Pas het aantal aan
  • Of verwijder en begin opnieuw
  • Geen probleem, is makkelijk te corrigeren

Probleem: Foutmelding bij toepassen

  • Lees de foutmelding goed
  • Vaak betekent het dat je meer verdeelt dan beschikbaar is
  • Of dat verplichte velden niet zijn ingevuld
  • Los het probleem op en probeer opnieuw

Samenvatting

Producten verdelen aan klanten doe je op drie manieren, afhankelijk van je situatie:

  • Methode 1 - Per debiteur: Ga naar Verdeling → Per debiteur → kies klant → +Aankopen → selecteer producten → vul aantal in (tip: "2f" voor 2 fust, "2b" voor 2 bos) → pas eventueel prijs aan → Toepassen (herhaal voor alle producten van deze klant)
  • Methode 2 - Per aankoop: Ga naar Verdeling → Per aankoop → kies product → klik op klant → vul aantal in → Toepassen (herhaal voor alle klanten die dit product krijgen, dan naar volgend product)
  • Methode 3 - Locatie verdelen: Ga naar Verdeling → Locatie verdelen → kies product → klik op doellocatie (voor verplaatsen tussen locaties)
  • Belangrijk: Controleer altijd eerst of datum en locatie goed staan voordat je begint met verdelen
  • Waarom verdelen: Het systeem weet dan welke klant welke producten krijgt, voorraad wordt gereserveerd, en je kunt labels, pakbonnen en facturen maken

Heeft u vragen of heeft u hulp nodig? Neem dan gerust contact met ons op via telefoonnummer +31 (0)71 30 20 310 of stuur een e-mail naar support@easyflor.nl.