Korygowanie zakupów

Wprowadzenie: Czym jest korygowanie zakupu?

Korygowanie zakupu oznacza dostosowanie ilości zakupionego produktu, jeśli popełniono błąd. Na przykład: wprowadziłeś, że zakupiłeś 100 róż, ale w rzeczywistości jest ich 80. Wtedy dostosowujesz ilość do 80.

Dlaczego korygować zakupy?

Musisz korygować zakupy, ponieważ:

• W przeciwnym razie twój stan magazynowy nie odpowiada rzeczywistości
• W przeciwnym razie myślisz, że masz za dużo lub za mało produktów
• Ważne jest, aby administracja była prawidłowa
• W przeciwnym razie obiecujesz klientom produkty, których nie masz (lub odwrotnie)
• W przeciwnym razie twoje faktury zakupowe nie zgadzają się z magazynem

Ważna porada: Zalecamy zawsze prawidłowe przetwarzanie zakupów zamiast usuwania lub modyfikowania ich po fakcie. Staraj się unikać błędów, pracując starannie przy wprowadzaniu zakupów.

Jak skorygować zakup?

Krok 1: Do przeglądu według zakupu

Otwórz Dystrybucję

1. Przejdź do kafelka „Dystrybucja"
2. Sprawdź, czy data jest prawidłowa (to bardzo ważne!)
   • Ustaw datę na dzień, w którym dokonano zakupu
   • Jeśli data jest nieprawidłowa, zobaczysz złe produkty
3. Kliknij „Według zakupu"
4. Widzisz teraz listę wszystkich produktów, które zakupiłeś

Krok 2: Znajdź nieprawidłowy artykuł

Znajdź artykuł

1. Wyszukaj na liście artykuł, który nie jest prawidłowy
2. Może to być artykuł z:
   • Wprowadzoną zbyt dużą liczbą sztuk (np. 100 zamiast 80)
   • Wprowadzoną zbyt małą liczbą sztuk (np. 50 zamiast 70)
   • Niewłaściwą ceną
   • Innym błędem

Wybierz artykuł

1. Kliknij artykuł, który chcesz zmodyfikować
2. Artykuł jest teraz wybrany

Krok 3: Zmodyfikuj artykuł

Otwórz menu edycji

1. Kliknij „Edytuj"
2. Widzisz teraz ekran ze wszystkimi szczegółami tego artykułu

Co możesz dostosować? Możesz zmienić różne rzeczy:

• Ilość: Liczba sztuk, które zakupiłeś
• Cena: Cena zakupu za sztukę
• Nazwa: Nazwa produktu (jeśli nie jest prawidłowa)
• Inne dane: Takie jak rozmiar doniczki, długość itp.

Dostosuj ilość

1. Znajdź pole z ilością
2. Usuń starą ilość
3. Wpisz nową, prawidłową ilość
4. Przykład: Wpisałeś 100, ale jest ich 80
   • Zmień „100" na „80"

Dostosuj inne dane (opcjonalnie) Jeśli więcej rzeczy się nie zgadza, możesz też dostosować inne pola. Na przykład:

• Cena wynosiła 1,00 euro, ale powinna wynosić 1,20 euro
• Nazwa była błędnie napisana
• Rozmiar doniczki to 12cm, ale powinien wynosić 14cm

Krok 4: Zapisz

Zapisz zmiany

1. Sprawdź, czy wszystkie zmiany są prawidłowe
2. Kliknij „Zapisz"
3. Artykuł jest teraz dostosowany w magazynie

Co się teraz dzieje?

• Stare dane są zastępowane nowymi danymi
• Twój magazyn jest automatycznie aktualizowany
• System wie teraz, że masz prawidłową ilość

Praktyczne przykłady

Przykład 1: Wprowadzono za dużo

• Sytuacja: Wprowadziłeś, że zakupiłeś 100 róż, ale jest ich 80
• Działanie:
  1. Przejdź do Dystrybucja → Według zakupu
  2. Znajdź róże na liście
  3. Kliknij Edytuj
  4. Zmień „100" na „80"
  5. Kliknij Zapisz
• Wynik: Twój magazyn znów się zgadza, masz 80 róż

Przykład 2: Wprowadzono za mało

• Sytuacja: Wprowadziłeś 50 tulipanów, ale faktycznie otrzymałeś 70
• Działanie:
  1. Znajdź tulipany
  2. Zmień ilość z 50 na 70
  3. Zapisz
• Wynik: Masz teraz o 20 tulipanów więcej w magazynie, co odpowiada rzeczywistości

Przykład 3: Niewłaściwa cena

• Sytuacja: Wprowadziłeś cenę jako 1,00 euro, ale faktycznie wynosi ona 1,20 euro
• Działanie:
  1. Znajdź produkt
  2. Kliknij Edytuj
  3. Dostosuj cenę z 1,00 na 1,20
  4. Zapisz
• Wynik: Cena zakupu jest teraz prawidłowa, twoja administracja jest poprawna

Przykład 4: Niewłaściwa data

• Sytuacja: Szukasz zakupu, ale nie możesz go znaleźć
• Problem: Data jest nieprawidłowo ustawiona
• Rozwiązanie:
  1. Ustaw datę na dzień zakupu
  2. Teraz widzisz produkt
  3. Dostosuj według potrzeb

Ważne wskazówki

Wskazówka 1: Najpierw sprawdź datę

• Jeśli nie możesz znaleźć zakupu, sprawdź datę
• Ustaw datę na dzień, w którym zakupiłeś produkt
• To najczęstszy powód, dla którego ludzie nie mogą znaleźć zakupu

Wskazówka 2: Zapobiegaj błędom zamiast korygować

• Lepiej wprowadzać prawidłowo od razu
• Licz produkty starannie przed wprowadzeniem
• Sprawdzaj fakturę zakupową pod kątem prawidłowych ilości i cen
• Dzięki temu mniej musisz korygować po fakcie

Wskazówka 3: Rób to natychmiast

• Jeśli zauważysz błąd, koryguj go od razu
• Im dłużej czekasz, tym więcej powstaje zamieszania
• Produkty mogły już zostać sprzedane w międzyczasie

Wskazówka 4: Nie usuwaj, ale koryguj

• Jak napisano w instrukcji: nie usuwaj zakupów
• Dostosuj ilość do 0, jeśli naprawdę nic nie zostało dostarczone
• Lub skoryguj do prawidłowej ilości
• To utrzymuje twoją administrację schludną i identyfikowalną

Wskazówka 5: Sprawdź konsekwencje

• Jeśli zmniejszasz ilość: czy jakieś produkty zostały już sprzedane?
• Jeśli zwiększasz ilość: czy twój fizyczny magazyn i system się teraz zgadzają?
• Pomyśl o wpływie przed zapisaniem

Często zadawane pytania

Pytanie: Czy mogę całkowicie usunąć zakup?

• Lepiej tego nie robić
• Dostosuj ilość do 0, jeśli nic nie zostało dostarczone
• To utrzymuje historię administracji nienaruszoną
• Usuwanie może powodować problemy w księgowości

Pytanie: Co jeśli już sprzedałem produkty?

• Nadal możesz dostosować ilość
• Ale uwaga: jeśli zmniejszysz ilość poniżej sprzedanej, otrzymasz komunikat o błędzie
• Przykład: Wprowadziłeś 100, sprzedałeś 60 i chcesz dostosować do 50 → To niemożliwe!
• Musisz najpierw dostosować dystrybucje

Pytanie: Czy mogę zmienić cenę po fakcie?

• Tak, można
• Ale uwaga: sprzedane produkty zachowują starą cenę
• Tylko nowe sprzedaże otrzymują nową cenę
• Może to być mylące dla marży zysku

Pytanie: Nie mogę znaleźć zakupu, co teraz?

• Sprawdź, czy data jest prawidłowa (najczęstszy problem)
• Sprawdź, czy jesteś w odpowiedniej lokalizacji
• Wyszukaj z filtrami (dostawca, nazwa artykułu)
• Produkt może też być już całkowicie sprzedany

Pytanie: Jak dużo mogę dostosować?

• Możesz zwiększać lub zmniejszać ilość
• Ale nie niżej niż ilość już sprzedana
• Możesz też dostosować cenę, nazwę i inne szczegóły
• Prawie wszystko można skorygować

Co robić w przypadku problemów?

Problem: Komunikat o błędzie przy zapisywaniu

• Przeczytaj uważnie komunikat o błędzie
• Często oznacza, że chcesz usunąć więcej niż jest dostępne
• Sprawdź, ile zostało już sprzedane
• Dostosuj ilość do realistycznej liczby

Problem: Produkt pozostaje nieprawidłowy

• Odśwież stronę (F5 lub przycisk odświeżania)
• Sprawdź, czy kliknąłeś Zapisz
• Wyjdź z ekranu i wróć
• Jeśli nadal jest źle: spróbuj ponownie

Problem: Dostosowano niewłaściwy produkt

• Przywróć do oryginalnej ilości
• Znajdź właściwy produkt
• Wtedy go dostosuj
• Bądź ostrożniejszy przy wybieraniu w przyszłości

Problem: Administracja już się nie zgadza

• Jeśli wiele zmieniłeś, twój magazyn może się już nie zgadzać
• Wykonaj kontrolę magazynu (bilanse)
• Policz fizycznie, co naprawdę jest
• Dostosuj tam, gdzie to konieczne

Kiedy DOSTOSOWYWAĆ, a kiedy NIE?

DOSTOSOWYWAĆ przy:

• Przypadkowo wprowadziłeś niewłaściwą ilość
• Dostawca dostarczył mniej (lub więcej) niż uzgodniono
• Odkrywasz błąd bezpośrednio po wprowadzeniu
• Cena na fakturze różni się od wprowadzonej

NIE DOSTOSOWYWAĆ przy:

• Produkty zostały uszkodzone (wtedy utwórz RMA)
• Produkty zostały skradzione (wtedy użyj odpisu lub korekty magazynu)
• Chcesz „szybko" coś rozwiązać bez zastanowienia
• Produkty są już w większości sprzedane (za ryzykowne)

Podsumowanie

Zakupy korygujesz, gdy jest błąd w ilości lub cenie zakupionych produktów:

• Przejdź do Dystrybucja → sprawdź, czy data jest prawidłowa → Według zakupu
• Znajdź i wybierz artykuł, który nie jest prawidłowy
• Kliknij Edytuj i dostosuj ilość (lub inne dane, takie jak cena)
• Kliknij Zapisz, aby zastosować zmiany
• Dlaczego ważne: Twój magazyn musi odpowiadać rzeczywistości, w przeciwnym razie sprzedajesz produkty, których nie masz lub odwrotnie
• Ważna porada: Zapobiegaj błędom, pracując starannie przy wprowadzaniu, nie koryguj zbyt często po fakcie
• Uwaga: Nie możesz ustawić ilości niższej niż już sprzedana, a zmiany mogą mieć konsekwencje dla twojej administracji