Wczytywanie i kontrolowanie faktur zakupowych

Wprowadzenie: Czym jest wczytywanie faktur zakupowych?

Wczytywanie faktur zakupowych oznacza umieszczanie faktur od dostawców w Easyflor i porównywanie ich z tym, co faktycznie otrzymałeś na magazyn. W ten sposób możesz sprawdzić, czy wszystko, za co zapłaciłeś, rzeczywiście dotarło.

Dlaczego wczytywać i kontrolować faktury zakupowe?

Chcesz to robić, ponieważ:

• Możesz sprawdzić, czy otrzymałeś wszystko, co jest na fakturze
• Możesz zobaczyć, czy ceny na fakturze zgadzają się z tym, co kupiłeś
• Możesz wykryć błędy lub brakujące dostawy
• Masz dowody, gdy coś się nie zgadza
• Masz pełny przegląd tego, co kupiłeś i zapłaciłeś

Jak wczytywać faktury zakupowe?

Są dwa sposoby: ręczne wprowadzanie lub automatyczny import. Wybierz metodę najlepiej pasującą do twojej sytuacji.

Metoda 1: Ręczne tworzenie faktur zakupowych

Użyj tej metody, gdy masz kilka pojedynczych faktur lub gdy dostawca nie dostarcza pliku cyfrowego.

Krok 1: Do menu faktur zakupowych

1. Przejdź do kafelka "Magazyn"
2. Znajdź nagłówek "Kontrola zakupów"
3. Kliknij "Faktury zakupowe"
4. Kliknij na górze "+Nowy", aby dodać nową fakturę

Krok 2: Wypełnianie podstawowych danych Wypełnij następujące informacje:

• Fakturujący: Nazwa dostawcy (na przykład "Szkółka Kowalski")
• Waluta: Jednostka monetarna (zazwyczaj euro)
• Data od: Od jakiej daty system ma szukać w magazynie?
• Data do: Do jakiej daty system ma szukać w magazynie?
• Data faktury: Data widniejąca na fakturze

Wskazówka: "Data od" i "Data do" pomagają systemowi znaleźć odpowiednie zakupy w magazynie do porównania.

Krok 3: Dodawanie pozycji faktury

1. Kliknij fakturę zakupową, którą właśnie utworzyłeś
2. Teraz możesz dodawać pozycje faktury
3. Kliknij artykuł z listy, aby dodać go do faktury
4. Artykuł pojawia się teraz w pozycjach faktury

Krok 4: Dodanie wszystkich pozycji i zakończenie

1. Powtórz krok 3 dla wszystkich produktów na fakturze
2. Sprawdź, czy wszystkie ceny i ilości się zgadzają
3. Gdy wszystko jest w porządku, kliknij przycisk "Gotowe"
4. Faktura jest teraz sprawdzona i zamknięta

Metoda 2: Automatyczny import faktur zakupowych

Użyj tej metody, gdy masz wiele faktur lub gdy dostawcy dostarczają pliki cyfrowe (CSV, Excel, XML).

Co możesz importować:

• Pliki CSV (pliki tekstowe z przecinkami)
• Pliki Excel (.xlsx)
• Pliki XML (format zestandaryzowany)

Krok A: Tworzenie szablonu importu

Najpierw tworzymy szablon, żeby Easyflor wiedział, jak czytać plik.

Krok 1: Wybieranie szablonu

1. Przejdź do kafelka "Magazyn"
2. Przejdź do "Faktury zakupowe"
3. Kliknij "Importuj"
4. Wybierz typ pliku, który chcesz importować:
   • CSV
   • Excel
   • XML

Krok 2: Wypełnianie podstawowych ustawień szablonu Teraz widzisz ekran z ustawieniami:

Wypełnij:

• Nazwa: Nazwa dostawcy (na przykład "Szkółka Kowalski")
• Data od (dni przed datą faktury): Ile dni przed datą faktury system ma szukać w magazynie? (na przykład 7 dni)
• Data do (dni po dacie faktury): Ile dni po dacie faktury system ma szukać w magazynie? (na przykład 1 dzień)

Przykład: Jeśli faktura jest datowana na 10 stycznia i wpiszesz 7 dni wcześniej i 1 dzień później, system szuka zakupów między 3 stycznia a 11 stycznia.

Kliknij "Zapisz"

Krok B: Dla CSV/Excel - Wskazywanie kolumn

Jeśli wybrałeś CSV lub Excel, musisz jeszcze wskazać, w których kolumnach znajdują się informacje.

Krok 1: Do ustawień kolumn

1. Kliknij szablon, który właśnie utworzyłeś
2. Przejdź do "Kolumny"

Krok 2: Łączenie kolumn Teraz widzisz listę pól obsługiwanych przez Easyflor:

Dla każdego pola wskaż, w której kolumnie twojego pliku znajduje się ta informacja. Na przykład:

• Nazwa artykułu: Kolumna A
• Ilość: Kolumna B
• Cena: Kolumna C
• Numer faktury: Kolumna D

Kliknij "Zapisz"

Krok C: Dla XML - Używanie standardowego formatu

Jeśli wybrałeś XML, jest to dużo prostsze:

Dobra wiadomość: Easyflor działa ze standardowym formatem XML. Nie są potrzebne dodatkowe ustawienia! Możesz od razu importować pliki po utworzeniu szablonu.

Krok D: Importowanie plików

Teraz gdy szablon jest gotowy, możesz zacząć importować faktury.

Krok 1: Rozpoczynanie importu

1. Przejdź do kafelka "Magazyn"
2. Przejdź do "Faktury zakupowe"
3. Kliknij "+Importuj"
4. Teraz widzisz listę wszystkich utworzonych szablonów
5. Kliknij szablon, którego chcesz użyć (na przykład "Szkółka Kowalski")

Krok 2: Wybieranie pliku

1. Kliknij "Wybierz plik" lub ikonę przesyłania
2. Znajdź plik faktury na swoim komputerze
3. Wybierz plik
4. Kliknij "Importuj"

Krok 3: Kontrola

1. Faktura jest teraz automatycznie wczytywana
2. Easyflor porównuje fakturę z twoim magazynem
3. Sprawdź, czy wszystko się zgadza
4. Kliknij "Gotowe", gdy kontrola jest w porządku

Praktyczne przykłady

Przykład 1: Faktura ręczna

• Otrzymujesz papierową fakturę od małego hodowcy
• Wprowadzasz fakturę ręcznie ze wszystkimi produktami
• Sprawdzasz, czy otrzymałeś wszystko, co jest na fakturze

Przykład 2: Import CSV

• Duży dostawca wysyła ci co tydzień plik CSV z fakturami
• Raz utworzyłeś szablon dla tego dostawcy
• Co tydzień importujesz nowy plik kilkoma kliknięciami

Przykład 3: Import XML

• Giełda wysyła pliki XML ze wszystkimi zakupami
• Importujesz je automatycznie bez konieczności ustawiania kolumn
• System automatycznie sprawdza, czy wszystko się zgadza

Podsumowanie

Wczytywanie faktur zakupowych można robić na dwa sposoby:

• Ręcznie: Dla pojedynczych faktur, wprowadzaj wszystkie pozycje jedna po drugiej
• Importowanie: Dla wielu faktur, utwórz szablon i importuj pliki CSV, Excel lub XML
• Cel: Sprawdzanie, czy wszystko, za co zapłaciłeś, rzeczywiście zostało otrzymane na magazyn