Przeprowadzanie kontroli zapasów (bilanse)

Wprowadzenie: Czym jest kontrola zapasów?

Kontrola zapasów (nazywana też "bilansowaniem") to liczenie wszystkiego, co masz w magazynie i porównywanie tego z tym, co system uważa, że masz. W ten sposób możesz zobaczyć, czy brakuje produktów, czy może jest ich więcej niż oczekiwano.

Dlaczego przeprowadzać kontrolę zapasów?

Chcesz przeprowadzać kontrolę zapasów, ponieważ:

• Chcesz wiedzieć, czy zapas w systemie zgadza się z rzeczywistością
• Możesz odkryć, czy produkty zniknęły lub zostały źle zarejestrowane
• Możesz wykryć i poprawić błędy
• Otrzymujesz wiarygodny przegląd tego, co naprawdę masz
• Możesz zobaczyć, które produkty mogły zostać skradzione, zapomniane lub źle wprowadzone

Uwaga: Działa najlepiej ze skanerami ręcznymi, ale można to też robić ręcznie.

Jak przeprowadzić kontrolę zapasów?

Szybki przegląd kroków

1. Przejdź do Magazyn → Sprawdź lokalizację i datę → (Ogólne) Kontrola zapasów
2. Skanuj produkty (lub kliknij +Nowy, jeśli nie masz skanera)
3. Przejdź do "Skontrolowane zapasy" i sprawdź, czy produkty się zgadzają
4. Kliknij "Porównaj zapasy" i ewentualnie filtruj
5. Opcjonalnie: Wydrukuj przegląd korekt
6. Kliknij "→ do dłużnika", aby wyksięgować nieprawidłowe zapasy

Ważne ostrzeżenie: Jeśli twoje liczenie zapasów ma duże różnice, krok 6 może trwać długo. Zrób to na koniec dnia roboczego lub gdy inni nie używają systemu!

Szczegółowe wyjaśnienie każdego kroku

Krok 1: Przygotowanie i rozpoczęcie

1. Przejdź do kafelka "Magazyn"
2. Najpierw sprawdź, czy lokalizacja i data są prawidłowe (to bardzo ważne!)
3. Kliknij "(Ogólne) Kontrola zapasów"
4. Jesteś teraz gotowy do rozpoczęcia liczenia

Krok 2: Skanowanie lub wprowadzanie produktów

Opcja A: Ze skanerem (zalecane)

1. Zeskanuj kod kreskowy produktu
2. Produkt pojawia się po prawej stronie ekranu
3. Wprowadź, ile sztuk faktycznie policzyłeś
4. Kliknij "Zastosuj"
5. Produkt pojawia się teraz na liście po lewej

Opcja B: Bez skanera (ręcznie)

1. Kliknij na górze "Nowy"
2. Wyszukaj artykuł, który chcesz skontrolować
3. Wybierz artykuł
4. Wprowadź, ile sztuk faktycznie policzyłeś
5. Kliknij "Zastosuj"
6. Produkt pojawia się teraz na liście po lewej

Zrozumienie kodów kolorów:

• Zielony: Doskonale! Ilość dokładnie zgadza się z systemem
• Pomarańczowy: Jest mniej produktów niż system uważa
• Czerwony: Jest więcej produktów niż system uważa

Kolejność na liście:

• Produkty z odchyleniami (pomarańczowe i czerwone) są na górze
• Prawidłowe liczenia (zielone) są na dole

Powtórz ten krok dla każdego produktu w magazynie, aż wszystko zostanie policzone.

Krok 3: Przeglądanie skontrolowanych zapasów

1. Kliknij na górze "Skontrolowane zapasy"
2. Teraz widzisz przegląd wszystkiego, co ty i twoi koledzy zeskanowaliście
3. Sprawdź, czy lista jest kompletna i czy wszystko się zgadza
4. Są produkty, których się spodziewałeś, ale nie ma ich na liście? Może zapomniano je policzyć

Krok 4: Porównywanie zapasów z systemem

Teraz sprawdzimy, które produkty różnią się między liczeniem a systemem.

1. Kliknij "Porównaj zapasy"
2. Teraz otrzymujesz opcje filtrowania:
   • Grupy artykułów: Jeśli chcesz skontrolować tylko określone grupy produktów (na przykład tylko róże)
   • Grupy etykiet: Jeśli chcesz skontrolować tylko określone strefy
   • Nic nie wypełniać: Jeśli chcesz porównać wszystko
3. Kliknij "Zastosuj"
4. Poczekaj, aż system porównuje

Co się teraz dzieje?

• Produkty, których już nie ma na stanie, są pokazane na czerwono
• Produkty, których ilości się nie zgadzają, są pokazane na pomarańczowo
• Teraz będziesz wyksięgowywać tylko produkty, których NIE masz

Krok 5: Drukowanie przeglądu (opcjonalnie)

Chcesz papierową listę wszystkich korekt?

1. Kliknij "Drukuj"
2. Drukuje się przegląd ze wszystkimi różnicami
3. Możesz to zachować dla swojej dokumentacji

Krok 6: Wyksięgowywanie nieprawidłowych zapasów

Teraz usuniemy z systemu produkty, które się nie zgadzają.

Ważne ostrzeżenie:

• Jeśli masz bardzo dużo różnic, ten proces może trwać długo (czasem nawet 30 minut lub więcej)
• Dlatego rób to na koniec dnia roboczego
• Lub w momencie, gdy koledzy nie używają systemu
• W przeciwnym razie mogą mieć problemy ze swoją pracą

Wyksięgowywanie produktów:

1. Kliknij "→ do dłużnika"
2. System teraz wyksięgowuje wszystkie produkty, które się nie zgadzają, do specjalnego "dłużnika wyrzutów"
3. Cierpliwie poczekaj, aż proces się zakończy
4. Nie zamykaj systemu i nie rób innych rzeczy podczas trwania tego procesu!

Co jeśli popełniłeś błąd?

Załóżmy, że przypadkowo wyksięgowałeś za dużo produktów. Na przykład: kolega zapomniał policzyć cały dział z różami, a teraz wszystkie róże zniknęły z systemu.

Jak to cofnąć:

1. Przejdź do "Dystrybucja"
2. Kliknij "Dystrybucja według dłużnika"
3. Wybierz dłużnika, do którego właśnie wszystko wyksięgowałeś (zazwyczaj "dłużnik wyrzutów")
4. Kliknij "Więcej"
5. Kliknij "(Ogólne) Usuń wszystkie dystrybucje od tego dłużnika"
6. Wszystkie produkty są teraz z powrotem w twoim magazynie
7. Możesz teraz rozpocząć kontrolę zapasów od nowa

Uwaga: To działa tylko jeśli od razu odkryjesz błąd. Jeśli już kontynuowałeś sprzedaż lub inne operacje, cofnięcie wszystkiego może być skomplikowane.

Wskazówki dla dobrej kontroli zapasów

Wskazówka 1: Pracuj w zespole

• Podziel magazyn na sekcje
• Niech różne osoby liczą różne sekcje
• Sprawdzajcie nawzajem swoją pracę

Wskazówka 2: Wybierz spokojny moment

• Przeprowadź liczenie w momencie, gdy jest mało sprzedaży
• Na przykład wieczorem lub w weekend
• W ten sposób zapas nie zmienia się podczas liczenia

Wskazówka 3: Bądź dokładny

• Policz wszystko, także małe zakamarki
• Nie zapomnij wózków, chłodni ani luźnych produktów
• Zrób listę kontrolną wszystkich lokalizacji

Wskazówka 4: Sprawdź podwójnie

• Duże różnice? Policz jeszcze raz
• Poproś kolegę o sprawdzenie
• Lepiej policzyć dwa razy niż mieć błędną dokumentację

Podsumowanie

Kontrolę zapasów przeprowadzasz, aby sprawdzić, czy rzeczywiste zapasy zgadzają się z systemem:

• Skanuj lub wprowadzaj wszystkie produkty z rzeczywistymi ilościami
• Przeglądaj skontrolowane zapasy i porównaj z systemem
• Produkty, które się zgadzają, są zielone, za mało to pomarańczowy, za dużo to czerwony
• Wyksięguj nieprawidłowe zapasy do dłużnika wyrzutów (rób to w spokojnym momencie!)
• Popełniłeś błąd? Usuń wszystkie dystrybucje od dłużnika wyrzutów, aby to cofnąć