Bestel- en inkooplijsten aanmaken en vullen

Inleiding: Wat is een bestel- of inkooplijst?

Een bestel- of inkooplijst is een verzameling producten die klanten kunnen bestellen. Je gebruikt dit voor je webshop of om snel bestellingen in te voeren in Easyflor. Klanten kunnen dan uit deze lijst kiezen wat ze willen hebben.

Waarom bestel- en inkooplijsten gebruiken?

Met lijsten kun je:

• Producten tonen op je webshop
• Snel bestellingen invoeren zonder steeds opnieuw alle producten te hoeven zoeken
• Overzicht houden van wat je verkoopt
• Vaste productgroepen maken (bijvoorbeeld een lijst voor rozen, een lijst voor tulpen)
• Prijzen en voorraad beheren per lijst

Hoe maak je een lijst aan en vul je deze?

Deel 1: Een nieuwe lijst aanmaken

Stap 1: Naar het lijsten menu

1. Ga naar de tegel "Verkoop"
2. Klik onder "Virtuele voorraad" op "Lijsten"
3. Je ziet nu een overzicht van alle lijsten

Stap 2: Een nieuwe lijst maken

1. Klik op "+Nieuw"
2. Vul de volgende dingen in (niet alles is verplicht):

Verplicht in te vullen:

• Lijst: Geef je lijst een naam (bijvoorbeeld "Rozen voorjaar 2025")

Optioneel in te vullen:

• Annuleertijd: Binnen hoeveel tijd mogen klanten hun bestelling annuleren? (Dit werkt niet voor VMPs, en labels kunnen pas geprint worden na deze tijd)

• Soort (prijstype): Kies uit drie opties:

  • Indicatieve prijs: De prijs is niet vast en kan nog veranderen. Handig als prijzen veel schommelen. Bij het verwerken wordt de werkelijke inkoopprijs gebruikt, niet de prijs uit de bestelling
  • Inkoopprijs: De prijs in de webshop of bestelling is de inkoopprijs plus jouw opslagen
  • Verkoopprijs: Gebruik de vaste prijs uit "inkoop origineel" van het artikel

• Minimale verkoopeenheid: Het kleinste aantal dat klanten kunnen bestellen via de webshop (bijvoorbeeld: minimaal 10 stuks per keer). Dit heeft geen invloed op Easyflor zelf

• Locatie: Waar moeten de producten uit deze lijst fysiek komen te staan in je magazijn?

• Administratie: Voor bedrijven met meerdere administraties (bijvoorbeeld vaste routes met vaste klanten). Kies van welke administratie de producten gekocht moeten worden

• Is virtuele lijst: Moet aangevinkt zijn als de lijst alleen een bestelling maakt zonder dat het product direct in de voorraad komt. Als je dit uitvinkt, komt het product bij een bestelling meteen in de voorraad (maar moet het nog wel worden binnengemeld)

3. Klik op "Opslaan"
4. Je lijst is nu aangemaakt, maar nog leeg
5. Je kunt de lijst nu koppelen aan lijstgroepen als deze in een webshop moet tonen

Deel 2: De lijst vullen met producten

Er zijn vier manieren om producten aan je lijst toe te voegen. Kies de manier die voor jou het handigst is.

Voorbereiding voor alle methodes:

1. Ga naar "Verkoop"
2. Klik op "Lijsten"
3. Klik op de lijst die je wilt vullen
4. Klik op "Aanbod"
5. Hier zie je de producten die al in de lijst staan (nu nog leeg)

Methode 1: Artikelen toevoegen via +Artikelsoort

Gebruik deze methode als je producten wilt toevoegen die al in Easyflor staan (bijvoorbeeld omdat ze via EKT zijn binnengekomen of die je zelf hebt aangemaakt).

Stap 1: Een artikelsoort kiezen

1. Klik op "+Via Artikelsoort"
2. Je ziet nu een overzicht van alle artikelsoorten
3. Zoek en selecteer het artikelsoort dat je wilt toevoegen

Stap 2: Het artikel invullen Vul de volgende informatie in:

• Naam van het artikel: Hoe heet het product?
• Omschrijving van het artikel: Een korte beschrijving
• Fustcode: Als het artikel in een fust (doos, krat of pallet) in de voorraad moet komen
• Verkoopeenheden: Hoeveel stuks zitten er in een bos of fust?
  • Voorbeeld: Als je 120 stuks in voorraad hebt, een bos is 10 stuks en een fust is 80 stuks, dan berekent Easyflor dat je 1 fust en 4 bossen hebt
  • Standaard is 1 steel = 1 stuk
• Eigenschappen: Voeg steellengtes, potmaten of andere kenmerken toe
• Aantal: Hoeveel kan er via de webshop verkocht worden? (Als je geen maximum wilt, vul dan 10000 in)
• Prijs (inkoop origineel): Voor welke prijs staat het product in de lijst?
• Afbeelding: Voeg een foto toe als het artikel op de webshop of in voorraad moet tonen

3. Klik op "Opslaan"
4. Het artikel staat nu in je lijst

Methode 2: Artikelen toevoegen via VBN artikelen

Gebruik deze methode als je een artikel wilt toevoegen via het VBN-nummer (een standaard productcode in de bloemenbranche).

Stap 1: VBN nummer zoeken

1. Klik op "Meer..."
2. Klik op "Via VBN artikelen"
3. Zoek het VBN nummer van het product en selecteer het

Tip: Je kunt het VBN nummer makkelijk vinden door in de zoekbalk te typen. Weet je het VBN nummer niet? Gebruik dan nummer 2001 (voor hoog BTW) of 1999 (voor laag BTW).

Stap 2: Controleer of het artikelsoort al bestaat

• Staat het artikelsoort er al? → Selecteer het en vul het in zoals bij Methode 1, stap 2
• Staat het artikelsoort er nog niet? → Ga door naar stap 3

Stap 3: Een nieuw artikelsoort aanmaken

1. Klik op "+Nieuw"
2. Vul het formulier in:
   • Code, artikel, artikelsoort en minimale verkoopeenheden: Deze zijn al ingevuld, maar je kunt ze aanpassen
   • BTW tarief: Kies laag of hoog BTW
   • Artikelbeschrijving: Geef een beschrijving van het artikel
   • Optioneel kun je ook invullen: Kenmerken, transporthoogte, kleur, bijkleur, bruto gewicht (gram), netto gewicht (gram)
3. Klik op "Opslaan"
4. Het nieuwe artikelsoort staat nu in de lijst
5. Selecteer het product en vul het verder in zoals bij Methode 1, stap 2

Methode 3: Artikelen toevoegen via het importeren van een Excel-bestand

Gebruik deze methode als je veel producten tegelijk wilt toevoegen vanuit een Excel-bestand.

Stap 1: De lijst instellen voor Excel-import (doe je één keer)

1. Ga naar "Verkoop"
2. Klik op "Lijsten"
3. Selecteer de lijst
4. Klik op "Wijzig"
5. Kies onder "(Excel) Importeer template" en "Exporteer template" de optie "Legacy"
6. Klik op "Opslaan"

Stap 2: Een voorbeeld Excel downloaden (optioneel) Als je nog niet weet hoe de Excel eruit moet zien:

1. Klik op "Meer..."
2. Klik op "(Exporteren) naar Excel"
3. Open het bestand en verwijder de bovenste rij
4. Zo moet jouw Excel worden ingevuld

Tip: Je kunt ook aan je support vragen of ze een template voor je kunnen aanpassen.

Stap 3: De Excel importeren

1. Vul je Excel-bestand in met alle producten
2. Klik op "Meer..."
3. Klik op "(Importeren) Via Excel"
4. Selecteer je Excel-bestand
5. Klik op "Importeren"
6. De producten staan nu in je lijst

Methode 4: Artikelen toevoegen via eerdere aankopen (EKT)

Gebruik deze methode als je producten wilt toevoegen die je eerder via EKT hebt ingekocht.

Stap 1: Aankopen filteren

1. Klik op "Meer..."
2. Klik op "Via aankopen (EKT)"
3. Vul de filters in:
   • Datum van: Aankopen vanaf deze datum worden getoond
   • Datum t/m: Aankopen tot en met deze datum worden getoond
   • Standaard leverancier: Hier kun je de leverancier van de aankopen overschrijven met een andere leverancier (optioneel)
   • Dubbele artikelen niet samenvoegen: Als 2 EKT's hetzelfde artikel gebruiken, wordt normaal alleen het laatst aangeklikte artikel toegevoegd. Vink dit aan om beide toe te voegen

Stap 2: Artikelen selecteren

1. Klik op "Samenstellen"
2. Je ziet nu alle aankopen uit de gekozen periode
3. Klik op de aankopen die je in de lijst wilt hebben
4. Ze verschijnen direct in je lijst

Klaar!

Je lijst is nu aangemaakt en gevuld met producten. Klanten kunnen nu uit deze lijst bestellen, of je kunt de lijst gebruiken om snel bestellingen in te voeren.