Créer et remplir des listes de commande et d'achat

Introduction : Qu'est-ce qu'une liste de commande ou d'achat ?

Une liste de commande ou d'achat est une collection de produits que les clients peuvent commander. Vous l'utilisez pour votre boutique en ligne ou pour saisir rapidement des commandes dans Easyflor. Les clients peuvent alors choisir dans cette liste ce qu'ils veulent.

Pourquoi utiliser des listes de commande et d'achat ?

Avec les listes, vous pouvez :

• Afficher des produits sur votre boutique en ligne
• Saisir rapidement des commandes sans avoir à rechercher tous les produits à chaque fois
• Garder un aperçu de ce que vous vendez
• Créer des groupes de produits fixes (par exemple une liste pour les roses, une liste pour les tulipes)
• Gérer les prix et le stock par liste

Comment créer et remplir une liste ?

Partie 1 : Créer une nouvelle liste

Étape 1 : Aller au menu des listes

1. Allez sur la tuile "Ventes"
2. Cliquez sous "Stock virtuel" sur "Listes"
3. Vous voyez maintenant un aperçu de toutes les listes

Étape 2 : Créer une nouvelle liste

1. Cliquez sur "+Nouveau"
2. Remplissez les éléments suivants (tout n'est pas obligatoire) :

**Obligatoire à remplir 😗*

• **Liste 😗* Donnez un nom à votre liste (par exemple "Roses printemps 2025")

**Optionnel à remplir 😗*

• **Délai d'annulation 😗* Dans quel délai les clients peuvent-ils annuler leur commande ? (Cela ne fonctionne pas pour les VMP, et les étiquettes ne peuvent être imprimées qu'après ce délai)

• **Type (type de prix) 😗* Choisissez parmi trois options :

  • **Prix indicatif 😗* Le prix n'est pas fixe et peut encore changer. Pratique si les prix fluctuent beaucoup. Lors du traitement, le prix d'achat réel est utilisé, pas le prix de la commande
  • **Prix d'achat 😗* Le prix dans la boutique en ligne ou la commande est le prix d'achat plus vos majorations
  • **Prix de vente 😗* Utilisez le prix fixe de "achat original" de l'article

• **Unité de vente minimale 😗* La plus petite quantité que les clients peuvent commander via la boutique en ligne (par exemple : minimum 10 pièces à la fois). Cela n'a pas d'impact sur Easyflor lui-même

• **Emplacement 😗* Où les produits de cette liste doivent-ils être physiquement placés dans votre entrepôt ?

• **Administration 😗* Pour les entreprises avec plusieurs administrations (par exemple des routes fixes avec des clients fixes). Choisissez de quelle administration les produits doivent être achetés

• **Est une liste virtuelle 😗* Doit être coché si la liste crée uniquement une commande sans que le produit n'entre directement en stock. Si vous décochez ceci, le produit entre immédiatement en stock lors d'une commande (mais doit encore être déclaré à l'arrivée)

3. Cliquez sur "Enregistrer"
4. Votre liste est maintenant créée, mais encore vide
5. Vous pouvez maintenant lier la liste à des groupes de listes si elle doit s'afficher dans une boutique en ligne

Partie 2 : Remplir la liste avec des produits

Il y a quatre façons d'ajouter des produits à votre liste. Choisissez la méthode qui vous convient le mieux.

**Préparation pour toutes les méthodes 😗*

1. Allez dans "Ventes"
2. Cliquez sur "Listes"
3. Cliquez sur la liste que vous souhaitez remplir
4. Cliquez sur "Offre"
5. Ici, vous voyez les produits qui sont déjà dans la liste (actuellement vide)

Méthode 1 : Ajouter des articles via +Type d'article

Utilisez cette méthode si vous souhaitez ajouter des produits qui sont déjà dans Easyflor (par exemple parce qu'ils sont arrivés via EKT ou que vous les avez créés vous-même).

Étape 1 : Choisir un type d'article

1. Cliquez sur "+Via Type d'article"
2. Vous voyez maintenant un aperçu de tous les types d'articles
3. Recherchez et sélectionnez le type d'article que vous souhaitez ajouter

Étape 2 : Remplir l'article Remplissez les informations suivantes :

• **Nom de l'article 😗* Comment s'appelle le produit ?
• **Description de l'article 😗* Une courte description
• **Code d'emballage 😗* Si l'article doit entrer en stock dans un emballage (boîte, caisse ou palette)
• **Unités de vente 😗* Combien de pièces y a-t-il dans une botte ou un emballage ?
  • Exemple : Si vous avez 120 pièces en stock, une botte fait 10 pièces et un emballage fait 80 pièces, alors Easyflor calcule que vous avez 1 emballage et 4 bottes
  • Par défaut, 1 tige = 1 pièce
• **Propriétés 😗* Ajoutez des longueurs de tige, des tailles de pot ou d'autres caractéristiques
• **Quantité 😗* Combien peut être vendu via la boutique en ligne ? (Si vous ne voulez pas de maximum, remplissez 10000)
• **Prix (achat original) 😗* À quel prix le produit est-il dans la liste ?
• **Image 😗* Ajoutez une photo si l'article doit s'afficher sur la boutique en ligne ou en stock

3. Cliquez sur "Enregistrer"
4. L'article est maintenant dans votre liste

Méthode 2 : Ajouter des articles via les articles VBN

Utilisez cette méthode si vous souhaitez ajouter un article via le numéro VBN (un code produit standard dans le secteur floral).

Étape 1 : Rechercher le numéro VBN

1. Cliquez sur "Plus..."
2. Cliquez sur "Via articles VBN"
3. Recherchez le numéro VBN du produit et sélectionnez-le

**Conseil 😗* Vous pouvez facilement trouver le numéro VBN en tapant dans la barre de recherche. Vous ne connaissez pas le numéro VBN ? Utilisez alors le numéro 2001 (pour TVA élevée) ou 1999 (pour TVA réduite).

Étape 2 : Vérifier si le type d'article existe déjà

• Le type d'article existe-t-il déjà ? → Sélectionnez-le et remplissez-le comme dans la Méthode 1, étape 2
• Le type d'article n'existe pas encore ? → Passez à l'étape 3

Étape 3 : Créer un nouveau type d'article

1. Cliquez sur "+Nouveau"
2. Remplissez le formulaire :
   • **Code, article, type d'article et unités de vente minimales 😗* Ceux-ci sont déjà remplis, mais vous pouvez les ajuster
   • **Taux de TVA 😗* Choisissez TVA réduite ou élevée
   • **Description de l'article 😗* Donnez une description de l'article
   • **Optionnellement, vous pouvez également remplir 😗* Caractéristiques, hauteur de transport, couleur, couleur secondaire, poids brut (grammes), poids net (grammes)
3. Cliquez sur "Enregistrer"
4. Le nouveau type d'article est maintenant dans la liste
5. Sélectionnez le produit et remplissez-le davantage comme dans la Méthode 1, étape 2

Méthode 3 : Ajouter des articles via l'importation d'un fichier Excel

Utilisez cette méthode si vous souhaitez ajouter de nombreux produits à la fois à partir d'un fichier Excel.

Étape 1 : Configurer la liste pour l'importation Excel (à faire une fois)

1. Allez dans "Ventes"
2. Cliquez sur "Listes"
3. Sélectionnez la liste
4. Cliquez sur "Modifier"
5. Choisissez sous "(Excel) Modèle d'importation" et "Modèle d'exportation" l'option "Legacy"
6. Cliquez sur "Enregistrer"

Étape 2 : Télécharger un exemple Excel (optionnel) Si vous ne savez pas encore à quoi doit ressembler l'Excel :

1. Cliquez sur "Plus..."
2. Cliquez sur "(Exporter) vers Excel"
3. Ouvrez le fichier et supprimez la première ligne
4. C'est ainsi que votre Excel doit être rempli

**Conseil 😗* Vous pouvez également demander à votre support s'ils peuvent adapter un modèle pour vous.

Étape 3 : Importer l'Excel

1. Remplissez votre fichier Excel avec tous les produits
2. Cliquez sur "Plus..."
3. Cliquez sur "(Importer) Via Excel"
4. Sélectionnez votre fichier Excel
5. Cliquez sur "Importer"
6. Les produits sont maintenant dans votre liste

Méthode 4 : Ajouter des articles via des achats précédents (EKT)

Utilisez cette méthode si vous souhaitez ajouter des produits que vous avez précédemment achetés via EKT.

Étape 1 : Filtrer les achats

1. Cliquez sur "Plus..."
2. Cliquez sur "Via achats (EKT)"
3. Remplissez les filtres :
   • **Date du 😗* Les achats à partir de cette date seront affichés
   • **Date jusqu'au 😗* Les achats jusqu'à cette date seront affichés
   • **Fournisseur par défaut 😗* Ici, vous pouvez remplacer le fournisseur des achats par un autre fournisseur (optionnel)
   • **Ne pas fusionner les articles en double 😗* Si 2 EKT utilisent le même article, normalement seul le dernier article cliqué est ajouté. Cochez ceci pour ajouter les deux

Étape 2 : Sélectionner les articles

1. Cliquez sur "Composer"
2. Vous voyez maintenant tous les achats de la période choisie
3. Cliquez sur les achats que vous souhaitez avoir dans la liste
4. Ils apparaissent directement dans votre liste

Terminé !

Votre liste est maintenant créée et remplie de produits. Les clients peuvent maintenant commander à partir de cette liste, ou vous pouvez utiliser la liste pour saisir rapidement des commandes.