Renvoyer des EKT

Renvoyer des EKT aux clients

Introduction : Qu'est-ce que renvoyer un EKT ?

Un EKT (Transaction Électronique d'horloge) est un fichier numérique qui est automatiquement envoyé aux clients avec des informations sur leurs achats. Parfois vous devez renvoyer ce fichier, par exemple si un client ne l'a pas reçu ou s'il y a eu une erreur. Cela s'appelle « renvoyer un EKT ».

Pourquoi renvoyer des EKT ?

Vous voulez renvoyer un EKT parce que :

  • Le client n'a pas reçu le fichier EKT original
  • Il y avait une erreur dans le premier fichier EKT
  • Le client a accidentellement supprimé le fichier
  • Le fichier EKT s'est perdu dans le trafic e-mail
  • Le client demande une nouvelle copie pour son administration
  • Il y a eu des problèmes techniques lors du premier envoi

**Attention 😗* Renvoyer des EKT ne fonctionne que si « Utiliser EKT » a été configuré au préalable pour ce client !

Comment renvoyer un EKT ?

Étape 1 : Vers la vente par débiteur

Ouvrir la tuile Ventes

  1. Allez sur la tuile « Ventes »
  2. Cliquez sur « (Vendu) Par débiteur »
  3. Vous voyez maintenant un aperçu de toutes les ventes par client

Étape 2 : Sélectionner le jour de commande et le client

Choisir le jour de commande

  1. Sélectionnez le jour de commande où la vente a eu lieu
  2. C'est la date à laquelle le client a acheté les produits
  3. Par exemple : si le client a commandé lundi, choisissez lundi

Sélectionner le client

  1. Vous voyez maintenant une liste de clients qui ont acheté ce jour-là
  2. Cherchez le client pour qui vous voulez renvoyer l'EKT
  3. Cliquez sur ce client
  4. L'aperçu de ce client s'ouvre

Étape 3 : Renvoyer EKT

Utiliser le bouton Renvoyer EKT

  1. Si tout est correctement configuré, vous voyez le bouton « Renvoyer EKT »
  2. Cliquez sur ce bouton
  3. Le fichier EKT est maintenant renvoyé au client

Que se passe-t-il maintenant ?

  • Le système crée à nouveau un fichier EKT
  • Ce fichier est automatiquement envoyé au client
  • Le client le reçoit via la méthode configurée (e-mail, système, etc.)

Terminé ! L'EKT a été renvoyé.

Que faire si le bouton « Renvoyer EKT » n'est pas visible ?

Si vous ne voyez pas le bouton, cela signifie que « Utiliser EKT » n'est pas configuré pour ce client.

Étape 1 : Vérifier le paramètre EKT

Vers la configuration client

  1. Allez à « Organisation »
  2. Cliquez sur « Débiteurs »
  3. Cherchez et sélectionnez le client
  4. Cliquez sur « Configuration »

Configurer EKT

  1. Cherchez l'option « Utiliser EKT »
  2. Cochez cette option
  3. Cliquez sur « Enregistrer »

**Pour plus de détails 😗* Consultez le guide « Configurer et utiliser un débiteur » et naviguez vers le chapitre « Configuration ».

Étape 2 : Réessayer

Après avoir configuré « Utiliser EKT » :

  1. Retournez à Ventes → Par débiteur
  2. Sélectionnez à nouveau le client
  3. Le bouton « Renvoyer EKT » est maintenant visible
  4. Cliquez dessus pour envoyer l'EKT

Exemples pratiques

Exemple 1 : Le client n'a pas reçu l'EKT

  • **Situation 😗* Le client Jansen appelle disant qu'il n'a pas reçu le fichier EKT
  • **Action 😗*
    1. Allez à Ventes → Par débiteur
    2. Sélectionnez le jour de commande (par exemple hier)
    3. Cliquez sur Jansen
    4. Cliquez sur « Renvoyer EKT »
  • **Résultat 😗* Jansen reçoit le fichier EKT à nouveau par e-mail

Exemple 2 : Erreur dans le premier EKT

  • **Situation 😗* Vous avez fait une erreur dans la distribution, l'avez corrigée, et maintenant un nouveau EKT doit être envoyé
  • **Action 😗*
    1. Corrigez d'abord l'erreur dans la distribution
    2. Allez à Ventes → Par débiteur → sélectionnez le client
    3. Cliquez sur « Renvoyer EKT »
  • **Résultat 😗* Le client reçoit un EKT correct avec les bonnes données

Exemple 3 : Bouton non visible

  • **Situation 😗* Vous voulez renvoyer un EKT mais le bouton est absent
  • **Problème 😗* « Utiliser EKT » n'est pas activé
  • **Solution 😗*
    1. Allez à Organisation → Débiteurs → [Client] → Configuration
    2. Cochez « Utiliser EKT »
    3. Enregistrer
    4. Retournez et essayez à nouveau
  • **Résultat 😗* Le bouton est maintenant visible et l'EKT peut être envoyé

Exemple 4 : Copie administrative

  • **Situation 😗* Le client demande une copie supplémentaire pour son administration
  • **Action 😗*
    1. Cherchez le jour de commande original
    2. Sélectionnez le client
    3. Renvoyer EKT
  • **Résultat 😗* Le client a un duplicata pour son dossier

Conseils importants

Conseil 1 : Vérifiez d'abord si « Utiliser EKT » est activé

  • Tous les clients n'utilisent pas les EKT
  • Vérifiez ceci au préalable dans la configuration client
  • Cela évite la confusion si le bouton n'apparaît pas

Conseil 2 : Vérifiez le jour de commande

  • Assurez-vous d'avoir sélectionné la bonne date
  • Sinon vous ne verrez pas les bonnes ventes
  • Vérifiez avec le client quel jour c'était

Conseil 3 : Vérifiez avec le client

  • Demandez au client de confirmer quand l'EKT a été reçu
  • Ainsi vous savez avec certitude qu'il est arrivé
  • Vérifiez aussi si c'est le bon fichier

Conseil 4 : Vérifiez l'adresse e-mail

  • Si les EKT n'arrivent constamment pas
  • Vérifiez si l'adresse e-mail du client est correcte
  • Possiblement dans le spam ou l'adresse est incorrecte

Conseil 5 : Documentez les renvois

  • Notez quand vous avez renvoyé un EKT
  • Cela aide au dépannage
  • Et aux questions du client plus tard

Conseil 6 : Ne pas renvoyer trop souvent

  • Renvoyez seulement quand c'est vraiment nécessaire
  • Trop de renvois peut causer de la confusion
  • Vérifiez d'abord si l'original n'est pas arrivé après tout

Questions fréquemment posées

Question : Comment savoir si l'EKT est arrivé ?

  • Demandez confirmation au client
  • Vérifiez les journaux d'envoi si disponibles
  • Ou demandez au client de vérifier le dossier spam/courrier indésirable

Question : Puis-je renvoyer un EKT pour une date ancienne ?

  • Oui, c'est possible
  • Sélectionnez simplement la bonne date historique
  • Et suivez les étapes normales

Question : Que faire si « Utiliser EKT » ne peut pas être activé ?

  • Possiblement EKT n'est pas configuré pour votre système
  • Contactez votre administrateur ou support
  • Ou consultez le guide de configuration détaillé

Question : Est-ce que je reçois une notification quand l'EKT a été envoyé ?

  • Généralement oui, selon les paramètres de votre système
  • Le système donne généralement une confirmation
  • En cas de doute : demandez au client de vérifier

Question : Puis-je envoyer l'EKT à une autre adresse ?

  • Cela dépend de la configuration
  • Généralement il va à l'adresse e-mail standard du client
  • Ajustez ceci dans les données client si cela doit être structurellement différent

Question : Y a-t-il une limite au nombre de fois que je peux renvoyer ?

  • Techniquement non
  • Mais faites-le avec modération pour éviter la confusion
  • Généralement un ou deux renvois suffisent

Que faire en cas de problèmes ?

Problème : Le bouton Renvoyer EKT n'est pas visible

  • Vérifiez si « Utiliser EKT » est activé pour ce client
  • Allez à Organisation → Débiteurs → [Client] → Configuration
  • Cochez « Utiliser EKT » et enregistrez

Problème : L'EKT n'arrive pas chez le client

  • Vérifiez l'adresse e-mail du client
  • Demandez au client de vérifier le dossier spam/courrier indésirable
  • Vérifiez si le serveur e-mail est correctement configuré
  • Essayez de renvoyer à nouveau

Problème : Mauvais jour de commande sélectionné

  • Sélectionnez la date correcte
  • Cherchez à nouveau le client
  • Renvoyez à partir du bon jour

Problème : Message d'erreur lors du renvoi

  • Vérifiez si tous les champs obligatoires sont remplis
  • Rafraîchissez la page et essayez à nouveau
  • Si cela continue à échouer : contactez le support

Problème : Le client reçoit d'anciennes données

  • Possiblement la distribution n'a pas été mise à jour
  • Corrigez d'abord la distribution
  • Renvoyez ensuite l'EKT

Exigences importantes

Avant que le renvoi d'EKT fonctionne, ce qui suit doit être configuré :

**Pour le client 😗*

  1. « Utiliser EKT » doit être activé dans la configuration
  2. Une adresse e-mail valide (ou autre méthode d'envoi)
  3. Le client doit accepter les EKT dans son système

**Dans le système 😗*

  1. La fonctionnalité EKT doit être activée
  2. La méthode d'envoi doit être configurée
  3. Les bons modèles doivent être configurés

**Pour la vente 😗*

  1. Il doit y avoir une distribution à envoyer
  2. La distribution doit être complète
  3. Toutes les données obligatoires doivent être remplies

Résumé

Vous renvoyez des EKT pour envoyer à nouveau des fichiers d'achat numériques aux clients :

  • Allez à Ventes → (Vendu) Par débiteur
  • Sélectionnez le jour de commande de la vente et cliquez sur le client
  • Cliquez sur le bouton « Renvoyer EKT » pour envoyer le fichier à nouveau
  • **Si le bouton n'est pas visible 😗* « Utiliser EKT » n'est pas activé pour ce client, configurez-le d'abord via Organisation → Débiteurs → [Client] → Configuration → cochez « Utiliser EKT »
  • **Pourquoi renvoyer 😗* Le client ne l'a pas reçu, le fichier était erroné, ou le client demande une copie supplémentaire
  • **Attention 😗* La fonctionnalité EKT doit être configurée au préalable, à la fois dans le système et pour le client

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