EKT's herzenden

EKT's herzenden naar klanten

Inleiding: Wat is een EKT herzenden?

Een EKT (Elektronische Klok Transactie) is een digitaal bestand dat automatisch wordt verstuurd naar klanten met informatie over hun aankopen. Soms moet je dit bestand opnieuw versturen, bijvoorbeeld als een klant het niet heeft ontvangen of als er een fout was. Dit heet "EKT herzenden".

Waarom EKT's herzenden?

Je wilt een EKT herzenden omdat:

De klant het originele EKT-bestand niet heeft ontvangen
Er een fout zat in het eerste EKT-bestand
De klant het bestand per ongeluk heeft verwijderd
Het EKT-bestand verloren is gegaan in het e-mailverkeer
De klant vraagt om een nieuwe kopie voor hun administratie
Er technische problemen waren bij de eerste verzending

Let op: EKT herzenden werkt alleen als "Gebruik EKT's" vooraf is ingesteld bij deze klant!

Hoe herzend je een EKT?

Stap 1: Naar de verkoop per debiteur

Verkoop tegel openen

Ga naar de tegel "Verkoop"
Klik op "(Verkocht) Per debiteur"
Je ziet nu een overzicht van alle verkopen per klant

Stap 2: Besteldag en klant selecteren

Besteldag kiezen

Selecteer de besteldag waarop de verkoop heeft plaatsgevonden
Dit is de datum waarop de klant de producten heeft gekocht
Bijvoorbeeld: als de klant maandag heeft besteld, kies dan maandag

Klant selecteren

Je ziet nu een lijst met klanten die op die dag hebben gekocht
Zoek de klant voor wie je het EKT opnieuw wilt versturen
Klik op deze klant
Het overzicht van deze klant opent zich

Stap 3: EKT herzenden

Herzend EKT knop gebruiken

Als alles goed is ingesteld, zie je de knop "Herzend EKT"
Klik op deze knop
Het EKT-bestand wordt nu opnieuw verstuurd naar de klant

Wat gebeurt er nu?

Het systeem maakt opnieuw een EKT-bestand aan
Dit bestand wordt automatisch naar de klant gestuurd
De klant ontvangt het via de ingestelde methode (e-mail, systeem, etc.)

Klaar! Het EKT is opnieuw verstuurd.

Wat als de "Herzend EKT" knop niet zichtbaar is?

Als je de knop niet ziet, betekent dit dat "Gebruik EKT's" niet is ingesteld bij deze klant.

Stap 1: EKT instelling controleren

Naar de klant configuratie

Ga naar "Organisatie"
Klik op "Debiteuren"
Zoek en selecteer de klant
Klik op "Configuratie"

EKT instellen

Zoek de optie "Gebruik EKT's"
Vink deze optie aan
Klik op "Opslaan"

Voor meer details: Raadpleeg de handleiding "Debiteur instellen en gebruiken" en navigeer naar het hoofdstuk "Configuratie".

Stap 2: Opnieuw proberen

Na het instellen van "Gebruik EKT's":

Ga terug naar Verkoop → Per debiteur
Selecteer de klant opnieuw
De "Herzend EKT" knop is nu zichtbaar
Klik erop om het EKT te verzenden

Praktische voorbeelden

Voorbeeld 1: Klant heeft EKT niet ontvangen

Situatie: Klant Jansen belt dat hij het EKT-bestand niet heeft ontvangen
Actie:
1. Ga naar Verkoop → Per debiteur
2. Selecteer de besteldag (bijvoorbeeld gisteren)
3. Klik op Jansen
4. Klik op "Herzend EKT"
Resultaat: Jansen ontvangt het EKT-bestand opnieuw per e-mail

Voorbeeld 2: Fout in eerste EKT

Situatie: Je hebt een fout gemaakt in de verdeling, gecorrigeerd, en nu moet een nieuw EKT worden gestuurd
Actie:
1. Corrigeer eerst de fout in de verdeling
2. Ga naar Verkoop → Per debiteur → selecteer klant
3. Klik op "Herzend EKT"
Resultaat: Klant krijgt een correct EKT met de juiste gegevens

Voorbeeld 3: Knop niet zichtbaar

Situatie: Je wilt een EKT herzenden maar de knop staat er niet
Probleem: "Gebruik EKT's" staat niet aan
Oplossing:
1. Ga naar Organisatie → Debiteuren → [Klant] → Configuratie
2. Vink "Gebruik EKT's" aan
3. Opslaan
4. Ga terug en probeer opnieuw
Resultaat: Knop is nu zichtbaar en EKT kan worden verzonden

Voorbeeld 4: Administratieve kopie

Situatie: Klant vraagt om een extra kopie voor zijn administratie
Actie:
1. Zoek de originele besteldag
2. Selecteer klant
3. Herzend EKT
Resultaat: Klant heeft een duplicaat voor zijn dossier

Belangrijke tips

Tip 1: Check eerst of "Gebruik EKT's" aanstaat

Niet alle klanten gebruiken EKT's
Controleer dit vooraf in de klantconfiguratie
Zo voorkom je verwarring als de knop niet verschijnt

Tip 2: Controleer de besteldag

Zorg dat je de juiste datum hebt geselecteerd
Anders zie je niet de juiste verkopen
Check met de klant welke dag het was

Tip 3: Verifieer met klant

Vraag de klant te bevestigen wanneer het EKT is ontvangen
Zo weet je zeker dat het is aangekomen
Check ook of het het juiste bestand is

Tip 4: Check e-mailadres

Als EKT's consequent niet aankomen
Controleer of het e-mailadres bij de klant correct is
Mogelijk zit het in spam of is het adres verkeerd

Tip 5: Documenteer herzendingen

Noteer wanneer je een EKT hebt herzonden
Dit helpt bij het oplossen van problemen
En bij vragen van de klant later

Tip 6: Niet té vaak herzenden

Herzend alleen als het echt nodig is
Te veel herzenden kan verwarring geven
Check eerst of het originele niet toch is aangekomen

Veelvoorkomende vragen

Vraag: Hoe weet ik of het EKT is aangekomen?

Vraag de klant om bevestiging
Check eventueel de verzendlogboeken
Of vraag de klant te checken in spam/junk folder

Vraag: Kan ik een EKT herzenden voor een oude datum?

Ja, dat kan
Selecteer gewoon de juiste historische datum
En volg de normale stappen

Vraag: Wat als "Gebruik EKT's" niet aan kan worden gezet?

Mogelijk is EKT niet ingesteld voor je systeem
Neem contact op met je beheerder of support
Of raadpleeg de uitgebreide configuratiehandleiding

Vraag: Krijg ik een melding als het EKT is verzonden?

Meestal wel, afhankelijk van je systeeminstellingen
Het systeem geeft meestal een bevestiging
Bij twijfel: vraag klant om te checken

Vraag: Kan ik het EKT naar een ander adres sturen?

Dit hangt af van de configuratie
Meestal gaat het naar het standaard e-mailadres van de klant
Pas dit aan in de klantgegevens als het structureel anders moet

Vraag: Is er een limiet aan hoe vaak ik kan herzenden?

Technisch gezien niet
Maar doe het met mate om verwarring te voorkomen
Meestal is één of twee keer herzenden voldoende

Wat te doen bij problemen?

Probleem: Herzend EKT knop niet zichtbaar

Check of "Gebruik EKT's" aanstaat bij deze klant
Ga naar Organisatie → Debiteuren → [Klant] → Configuratie
Vink "Gebruik EKT's" aan en sla op

Probleem: EKT komt niet aan bij klant

Controleer het e-mailadres van de klant
Vraag klant om spam/junk folder te checken
Check of de e-mailserver correct is geconfigureerd
Probeer opnieuw te herzenden

Probleem: Verkeerde besteldag geselecteerd

Selecteer de correcte datum
Zoek de klant opnieuw
Herzend vanaf de juiste dag

Probleem: Foutmelding bij herzenden

Check of alle verplichte velden zijn ingevuld
Ververs de pagina en probeer opnieuw
Als het blijft falen: neem contact op met support

Probleem: Klant ontvangt oude gegevens

Mogelijk is de verdeling niet geüpdatet
Corrigeer eerst de verdeling
Herzend daarna opnieuw het EKT

Belangrijke vereisten

Voordat EKT herzenden werkt, moet het volgende zijn ingesteld:

Bij de klant:

"Gebruik EKT's" moet aanstaan in de configuratie
Een geldig e-mailadres (of andere verzendmethode)
De klant moet EKT's accepteren in hun systeem

In het systeem:

EKT functionaliteit moet geactiveerd zijn
Verzendmethode moet zijn geconfigureerd
Juiste templates moeten zijn ingesteld

Bij de verkoop:

Er moet een verdeling zijn om te verzenden
De verdeling moet compleet zijn
Alle verplichte gegevens moeten ingevuld zijn

Samenvatting

EKT's herzenden doe je om digitale aankoopbestanden opnieuw naar klanten te sturen:

Ga naar Verkoop → (Verkocht) Per debiteur
Selecteer de besteldag van de verkoop en klik op de klant
Klik op de knop "Herzend EKT" om het bestand opnieuw te verzenden
Als knop niet zichtbaar is: "Gebruik EKT's" staat niet aan bij deze klant, stel dit eerst in via Organisatie → Debiteuren → [Klant] → Configuratie → vink "Gebruik EKT's" aan
Waarom herzenden: Klant heeft het niet ontvangen, bestand was fout, of klant vraagt om extra kopie
Let op: EKT functionaliteit moet vooraf zijn ingesteld, zowel in het systeem als bij de klant

Heeft u vragen of heeft u hulp nodig? Neem dan gerust contact met ons op via telefoonnummer +31 (0)71 30 20 310 of stuur een e-mail naar support@easyflor.nl.