Ponowne wysyłanie EKT

Ponowne wysyłanie EKT do klientów

Wprowadzenie: Czym jest ponowne wysyłanie EKT?

EKT (Elektroniczna Transakcja Zegarowa) to plik cyfrowy, który jest automatycznie wysyłany do klientów z informacjami o ich zakupach. Czasami musisz ponownie wysłać ten plik, na przykład gdy klient go nie otrzymał lub wystąpił błąd. Nazywa się to „ponownym wysyłaniem EKT".

Dlaczego ponownie wysyłać EKT?

Chcesz ponownie wysłać EKT, ponieważ:

  • Klient nie otrzymał oryginalnego pliku EKT
  • W pierwszym pliku EKT był błąd
  • Klient przypadkowo usunął plik
  • Plik EKT zaginął w ruchu e-mailowym
  • Klient prosi o nową kopię do swojej administracji
  • Wystąpiły problemy techniczne przy pierwszym wysyłaniu

Uwaga: Ponowne wysyłanie EKT działa tylko, jeśli „Używaj EKT" zostało wcześniej skonfigurowane dla tego klienta!

Jak ponownie wysłać EKT?

Krok 1: Do sprzedaży według dłużnika

Otwórz kafelek Sprzedaż

  1. Przejdź do kafelka „Sprzedaż"
  2. Kliknij „(Sprzedane) Według dłużnika"
  3. Teraz widzisz przegląd wszystkich sprzedaży według klienta

Krok 2: Wybierz dzień zamówienia i klienta

Wybierz dzień zamówienia

  1. Wybierz dzień zamówienia, w którym sprzedaż miała miejsce
  2. To data, kiedy klient kupił produkty
  3. Na przykład: jeśli klient zamówił w poniedziałek, wybierz poniedziałek

Wybierz klienta

  1. Teraz widzisz listę klientów, którzy kupili tego dnia
  2. Znajdź klienta, dla którego chcesz ponownie wysłać EKT
  3. Kliknij tego klienta
  4. Otwiera się przegląd tego klienta

Krok 3: Ponownie wyślij EKT

Użyj przycisku Wyślij ponownie EKT

  1. Jeśli wszystko jest poprawnie skonfigurowane, widzisz przycisk „Wyślij ponownie EKT"
  2. Kliknij ten przycisk
  3. Plik EKT jest teraz ponownie wysyłany do klienta

Co się teraz dzieje?

  • System ponownie tworzy plik EKT
  • Plik ten jest automatycznie wysyłany do klienta
  • Klient otrzymuje go za pomocą skonfigurowanej metody (e-mail, system itp.)

Gotowe! EKT zostało ponownie wysłane.

Co jeśli przycisk „Wyślij ponownie EKT" nie jest widoczny?

Jeśli nie widzisz przycisku, oznacza to, że „Używaj EKT" nie jest skonfigurowane dla tego klienta.

Krok 1: Sprawdź ustawienie EKT

Do konfiguracji klienta

  1. Przejdź do „Organizacja"
  2. Kliknij „Dłużnicy"
  3. Znajdź i wybierz klienta
  4. Kliknij „Konfiguracja"

Skonfiguruj EKT

  1. Znajdź opcję „Używaj EKT"
  2. Zaznacz tę opcję
  3. Kliknij „Zapisz"

Aby uzyskać więcej szczegółów: Skonsultuj poradnik „Konfigurowanie i używanie dłużnika" i przejdź do rozdziału „Konfiguracja".

Krok 2: Spróbuj ponownie

Po skonfigurowaniu „Używaj EKT":

  1. Wróć do Sprzedaż → Według dłużnika
  2. Ponownie wybierz klienta
  3. Przycisk „Wyślij ponownie EKT" jest teraz widoczny
  4. Kliknij go, aby wysłać EKT

Praktyczne przykłady

Przykład 1: Klient nie otrzymał EKT

  • Sytuacja: Klient Jansen dzwoni, że nie otrzymał pliku EKT
  • Działanie:
    1. Przejdź do Sprzedaż → Według dłużnika
    2. Wybierz dzień zamówienia (np. wczoraj)
    3. Kliknij Jansen
    4. Kliknij „Wyślij ponownie EKT"
  • Wynik: Jansen otrzymuje plik EKT ponownie e-mailem

Przykład 2: Błąd w pierwszym EKT

  • Sytuacja: Popełniłeś błąd w dystrybucji, poprawiłeś go i teraz musi być wysłany nowy EKT
  • Działanie:
    1. Najpierw popraw błąd w dystrybucji
    2. Przejdź do Sprzedaż → Według dłużnika → wybierz klienta
    3. Kliknij „Wyślij ponownie EKT"
  • Wynik: Klient otrzymuje prawidłowe EKT z poprawnymi danymi

Przykład 3: Przycisk nie jest widoczny

  • Sytuacja: Chcesz ponownie wysłać EKT, ale brak przycisku
  • Problem: „Używaj EKT" nie jest aktywne
  • Rozwiązanie:
    1. Przejdź do Organizacja → Dłużnicy → [Klient] → Konfiguracja
    2. Zaznacz „Używaj EKT"
    3. Zapisz
    4. Wróć i spróbuj ponownie
  • Wynik: Przycisk jest teraz widoczny i EKT można wysłać

Przykład 4: Kopia administracyjna

  • Sytuacja: Klient prosi o dodatkową kopię do swojej administracji
  • Działanie:
    1. Znajdź oryginalny dzień zamówienia
    2. Wybierz klienta
    3. Wyślij ponownie EKT
  • Wynik: Klient ma duplikat do swojego archiwum

Ważne wskazówki

Wskazówka 1: Najpierw sprawdź, czy „Używaj EKT" jest aktywne

  • Nie wszyscy klienci używają EKT
  • Sprawdź to wcześniej w konfiguracji klienta
  • Zapobiega to zamieszaniu, jeśli przycisk się nie pojawia

Wskazówka 2: Sprawdź dzień zamówienia

  • Upewnij się, że wybrałeś prawidłową datę
  • W przeciwnym razie nie zobaczysz właściwych sprzedaży
  • Sprawdź z klientem, który to był dzień

Wskazówka 3: Zweryfikuj z klientem

  • Poproś klienta o potwierdzenie, kiedy EKT zostało odebrane
  • W ten sposób wiesz na pewno, że dotarło
  • Sprawdź też, czy to właściwy plik

Wskazówka 4: Sprawdź adres e-mail

  • Jeśli EKT konsekwentnie nie docierają
  • Sprawdź, czy adres e-mail u klienta jest prawidłowy
  • Możliwie jest w spamie lub adres jest niewłaściwy

Wskazówka 5: Dokumentuj ponowne wysyłanie

  • Notuj, kiedy ponownie wysłałeś EKT
  • To pomaga w rozwiązywaniu problemów
  • I przy późniejszych pytaniach klienta

Wskazówka 6: Nie wysyłaj zbyt często

  • Wysyłaj ponownie tylko, gdy to naprawdę konieczne
  • Zbyt częste wysyłanie może powodować zamieszanie
  • Najpierw sprawdź, czy oryginał jednak nie dotarł

Często zadawane pytania

Pytanie: Skąd wiem, że EKT dotarło?

  • Poproś klienta o potwierdzenie
  • Sprawdź dzienniki wysyłki, jeśli są dostępne
  • Lub poproś klienta o sprawdzenie folderu spam/wiadomości-śmieci

Pytanie: Czy mogę ponownie wysłać EKT dla starej daty?

  • Tak, to możliwe
  • Po prostu wybierz właściwą historyczną datę
  • I wykonaj normalne kroki

Pytanie: Co jeśli „Używaj EKT" nie można aktywować?

  • Możliwie EKT nie jest skonfigurowane dla twojego systemu
  • Skontaktuj się z administratorem lub wsparciem
  • Lub skonsultuj szczegółowy poradnik konfiguracji

Pytanie: Czy otrzymuję powiadomienie, gdy EKT zostało wysłane?

  • Zwykle tak, w zależności od ustawień systemu
  • System zwykle podaje potwierdzenie
  • W razie wątpliwości: poproś klienta o sprawdzenie

Pytanie: Czy mogę wysłać EKT na inny adres?

  • Zależy to od konfiguracji
  • Zwykle trafia na standardowy adres e-mail klienta
  • Dostosuj to w danych klienta, jeśli ma być strukturalnie inaczej

Pytanie: Czy istnieje limit, ile razy mogę wysyłać ponownie?

  • Technicznie nie
  • Ale rób to z umiarem, aby uniknąć zamieszania
  • Zwykle wystarczy jedno lub dwa ponowne wysłania

Co robić w przypadku problemów?

Problem: Przycisk Wyślij ponownie EKT nie jest widoczny

  • Sprawdź, czy „Używaj EKT" jest aktywne dla tego klienta
  • Przejdź do Organizacja → Dłużnicy → [Klient] → Konfiguracja
  • Zaznacz „Używaj EKT" i zapisz

Problem: EKT nie dociera do klienta

  • Sprawdź adres e-mail klienta
  • Poproś klienta o sprawdzenie folderu spam/wiadomości-śmieci
  • Sprawdź, czy serwer e-mail jest poprawnie skonfigurowany
  • Spróbuj ponownie wysłać

Problem: Wybrano niewłaściwy dzień zamówienia

  • Wybierz prawidłową datę
  • Ponownie znajdź klienta
  • Wyślij ponownie z właściwego dnia

Problem: Komunikat o błędzie przy ponownym wysyłaniu

  • Sprawdź, czy wszystkie wymagane pola są wypełnione
  • Odśwież stronę i spróbuj ponownie
  • Jeśli nadal się nie udaje: skontaktuj się ze wsparciem

Problem: Klient otrzymuje stare dane

  • Możliwie dystrybucja nie została zaktualizowana
  • Najpierw popraw dystrybucję
  • Następnie ponownie wyślij EKT

Ważne wymagania

Zanim ponowne wysyłanie EKT zadziała, musi być skonfigurowane następujące:

U klienta:

  1. „Używaj EKT" musi być aktywne w konfiguracji
  2. Prawidłowy adres e-mail (lub inna metoda wysyłania)
  3. Klient musi akceptować EKT w swoim systemie

W systemie:

  1. Funkcjonalność EKT musi być aktywowana
  2. Metoda wysyłania musi być skonfigurowana
  3. Właściwe szablony muszą być skonfigurowane

Przy sprzedaży:

  1. Musi być dystrybucja do wysłania
  2. Dystrybucja musi być kompletna
  3. Wszystkie wymagane dane muszą być wypełnione

Podsumowanie

Ponowne wysyłanie EKT wykonujesz, aby ponownie wysłać cyfrowe pliki zakupowe do klientów:

  • Przejdź do Sprzedaż → (Sprzedane) Według dłużnika
  • Wybierz dzień zamówienia sprzedaży i kliknij klienta
  • Kliknij przycisk „Wyślij ponownie EKT", aby ponownie wysłać plik
  • Jeśli przycisk nie jest widoczny: „Używaj EKT" nie jest aktywne dla tego klienta, najpierw skonfiguruj to przez Organizacja → Dłużnicy → [Klient] → Konfiguracja → zaznacz „Używaj EKT"
  • Dlaczego wysyłać ponownie: Klient nie otrzymał, plik był nieprawidłowy lub klient prosi o dodatkową kopię
  • Uwaga: Funkcjonalność EKT musi być wcześniej skonfigurowana, zarówno w systemie jak i u klienta

Masz pytania lub potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z nami telefonicznie pod numerem +31 (0)71 30 20 310 lub wyślij e-mail na adres support@easyflor.nl.