Mailing vanuit de shop sturen

Mailings versturen naar webshop klanten

Inleiding: Wat zijn mailings?

Mailings zijn e-mails die je vanuit Easyflor naar je webshop klanten kunt sturen. Je kunt bijvoorbeeld je voorraad laten zien, aanbiedingen sturen, of updates geven over je webwinkel. Dit gebeurt allemaal automatisch vanuit het systeem, zonder dat je handmatig e-mails hoeft te typen.

Waarom mailings gebruiken?

Je wilt mailings gebruiken omdat:

  • Je klanten kunt informeren over je nieuwste producten
  • Je kunt laten zien wat er in voorraad is
  • Je speciale aanbiedingen kunt promoten
  • Je klanten op de hoogte houdt van je webshop
  • Het tijd bespaart (niet handmatig e-mailen)
  • Je meerdere klanten tegelijk kunt bereiken
  • Je klanten kunt herinneren aan je webshop
  • Het verkopen stimuleert

Drie soorten mailings

Er zijn drie verschillende soorten e-mails die je kunt versturen:

  1. Assortiment mail: Laat je voorraad zien met producten en prijzen
  2. Tekst mail: Alleen tekst, bijvoorbeeld een update of aankondiging
  3. E-mail template: Een vooraf gemaakte e-mail die je kunt hergebruiken

We leggen alle drie uit.

Waar vind je mailings?

Naar het mailing menu

  1. Ga naar de tegel "Winkel (Nieuw)"
  2. Klik op "Mailing"
  3. Je ziet nu je shopnaam
  4. Klik op je shopnaam
  5. Je bent nu in het mailingbeheer

Wat zie je?

  • Bovenin: Een knop om een nieuwe assortiment mail te maken
  • Menu "Meer": Opties voor tekst mail en templates
  • Overzicht van bestaande mailings

Soort 1: Assortiment mail

Een assortiment mail is een e-mail met je producten erin. Klanten zien direct wat je in voorraad hebt met foto's, prijzen en beschrijvingen.

Wanneer gebruiken?

  • Je hebt nieuwe producten in voorraad
  • Je wilt je assortiment promoten
  • Klanten moeten weten wat er beschikbaar is
  • Je doet een speciale actie op bepaalde producten

Stap 1: Assortiment mail aanmaken

Nieuwe mail starten

  1. Klik bovenin op de knop voor een nieuwe assortiment mail
  2. Er opent zich een scherm om de mail samen te stellen

Producten selecteren met filters

Je kunt kiezen welke producten in de e-mail komen:

Filters gebruiken:

  • Artikelgroep: Bijvoorbeeld alleen rozen of alleen tulpen
  • Prijs: Alleen producten tussen bepaalde prijzen
  • Voorraad: Alleen producten die op voorraad zijn
  • Leverancier: Alleen producten van specifieke leveranciers
  • Datum: Alleen producten die op bepaalde dag beschikbaar zijn
  • Andere filters: Afhankelijk van je systeem

Voorbeeld: Je wilt alleen rozen onder 2 euro laten zien die op voorraad zijn.

  • Filter 1: Artikelgroep = Rozen
  • Filter 2: Prijs = Maximaal 2 euro
  • Filter 3: Voorraad = Alleen op voorraad

Mail vormgeven

  1. Kies een lay-out voor je e-mail
  2. Voeg eventueel een eigen tekst toe
  3. Preview de e-mail om te zien hoe het eruitziet
  4. Pas aan als dat nodig is

Opslaan

  1. Geef de mailing een naam (bijvoorbeeld "Rozen actie februari")
  2. Klik op "Opslaan"

Stap 2: Ontvangers toevoegen

Nu moet je kiezen welke klanten deze e-mail moeten ontvangen.

Ontvangers selecteren

  1. Selecteer de mailing die je net hebt gemaakt
  2. Klik op "Ontvangers"
  3. Je ziet nu een lijst met klanten

Klanten kiezen

  1. Vink de klanten aan die de e-mail moeten ontvangen
  2. Je kunt ook alle klanten selecteren
  3. Of filter op specifieke klantgroepen
  4. Klik op "Opslaan"

Stap 3: E-mail verzenden

Verzenden

  1. Controleer of de mailing correct is
  2. Check of de juiste ontvangers zijn geselecteerd
  3. Klik op "Verzenden"
  4. De e-mail wordt nu naar alle geselecteerde klanten gestuurd

Klaar! Je assortiment mail is verzonden.

Soort 2: Tekst mail

Een tekst mail is een simpele e-mail met alleen tekst. Geen producten, geen plaatjes van voorraad, alleen jouw boodschap.

Wanneer gebruiken?

  • Je wilt een update geven over de webshop
  • De webshop is tijdelijk gesloten
  • Je hebt een algemene mededeling
  • Je wilt klanten bedanken
  • Je kondigt iets aan (nieuwe openingstijden, vakantie, etc.)

Stap 1: Tekst mail aanmaken

Nieuwe tekst mail starten

  1. Klik op "Meer" in het menu
  2. Kies "Tekst mail"
  3. Er opent zich een teksteditor

Tekst schrijven

  1. Typ je boodschap
  2. Bijvoorbeeld: "Beste klanten, onze webshop is van 1-15 augustus gesloten wegens vakantie. Vanaf 16 augustus zijn we er weer voor u!"
  3. Houd het kort en duidelijk
  4. Gebruik een vriendelijke toon

Opslaan

  1. Geef de mailing een naam (bijvoorbeeld "Vakantie mededeling")
  2. Klik op "Opslaan"

Stap 2: Ontvangers toevoegen

Ontvangers selecteren

  1. Selecteer de tekst mail
  2. Klik op "Ontvangers"
  3. Selecteer welke klanten de e-mail moeten ontvangen
  4. Opslaan

Stap 3: E-mail verzenden

Verzenden

  1. Check de tekst nog een keer
  2. Controleer de ontvangers
  3. Klik op "Verzenden"

Klaar! Je tekst mail is verzonden.

Soort 3: E-mail template (Sjabloon)

Een e-mail template is een vooraf gemaakte e-mail die je kunt hergebruiken. Als je elke week dezelfde soort e-mail stuurt, maak je er een template van.

Wanneer gebruiken?

  • Je stuurt elke week een assortiment overzicht
  • Je stuurt elke maand een nieuwsbrief
  • Je hebt een standaard opmaak die je altijd wilt gebruiken
  • Je wilt tijd besparen door niet elke keer opnieuw te beginnen

Voordelen:

  • Maak één keer, gebruik vaak
  • Automatisch versturen mogelijk
  • Consistente uitstraling
  • Tijdbesparend

Stap 1: Template aanmaken

Naar template menu

  1. Klik op "Meer"
  2. Kies "Mailing template"
  3. Of ga naar "Mailing template" in het hoofdmenu

Nieuw template

  1. Klik op "Nieuw"
  2. Kies het type: Assortiment mail of Tekst mail

Template vormgeven

  1. Maak de e-mail precies zoals je hem wilt
  2. Voor assortiment mail: stel filters in
  3. Voor tekst mail: schrijf de standaard tekst
  4. Geef het een herkenbare naam
  5. Opslaan

Stap 2: Automatisch verzenden instellen (optioneel)

Je kunt een template automatisch laten versturen op vaste tijden.

Verzendtijden instellen

  1. Selecteer het template
  2. Zoek "Verzendtijden" of "Automatisch verzenden"
  3. Klik op "Nieuw"

Tijd kiezen

  1. Dag: Kies de dag van de week (bijvoorbeeld elke maandag)
  2. Uur: Kies het uur (bijvoorbeeld 08:00)
  3. Minuut: Kies de minuut (bijvoorbeeld 00)
  4. Opslaan

Voorbeeld: Elke maandag om 08:00 wordt automatisch een assortiment mail verstuurd.

Stap 3: Template gebruiken

Mailing maken van template

  1. Ga naar Mailing
  2. Kies "Nieuw" of "Meer"
  3. Selecteer "Vanuit template"
  4. Kies het template dat je wilt gebruiken
  5. De mailing wordt aangemaakt met de instellingen van het template

Ontvangers toevoegen

  1. Selecteer de mailing
  2. Klik op "Ontvangers"
  3. Voeg de klanten toe
  4. Opslaan

Verzenden

  • Bij handmatig: Klik op "Verzenden"
  • Bij automatisch: Gebeurt vanzelf op de ingestelde tijd

Klaar! Je template werkt nu.

Praktische voorbeelden

Voorbeeld 1: Wekelijkse assortiment mail

  • Situatie: Je wilt elke maandag je voorraad mailen
  • Actie:
    1. Maak assortiment mail template met filter "Op voorraad"
    2. Stel verzendtijd in: Maandag 08:00
    3. Voeg alle webshop klanten toe als ontvangers
  • Resultaat: Elke maandag om 8 uur krijgen klanten automatisch je voorraad

Voorbeeld 2: Rozen actie

  • Situatie: Je hebt veel rozen en wilt ze snel verkopen
  • Actie:
    1. Maak assortiment mail met filter "Artikelgroep = Rozen"
    2. Voeg tekst toe: "Rozen actie! 20% korting deze week"
    3. Selecteer alle klanten
    4. Verzend direct
  • Resultaat: Klanten zien je rozen aanbod en kunnen direct bestellen

Voorbeeld 3: Vakantie mededeling

  • Situatie: Je gaat 2 weken met vakantie
  • Actie:
    1. Maak tekst mail met boodschap over sluiting
    2. Selecteer alle klanten
    3. Verzend 1 week voor vakantie
  • Resultaat: Klanten weten dat je gesloten bent

Voorbeeld 4: Maandelijkse nieuwsbrief

  • Situatie: Elke eerste van de maand wil je een update sturen
  • Actie:
    1. Maak tekst mail template voor nieuwsbrief
    2. Stel verzendtijd in: Eerste van de maand, 09:00
    3. Voeg alle klanten toe
  • Resultaat: Automatisch elke maand een nieuwsbrief

Belangrijke tips

Tip 1: Test eerst met jezelf

  • Voeg je eigen e-mailadres toe als ontvanger
  • Stuur eerst een test e-mail
  • Check of alles goed ziet eruit
  • Pas aan als dat nodig is
  • Daarna pas naar echte klanten

Tip 2: Niet te vaak mailen

  • 1-2 keer per week is genoeg
  • Te veel mailen irriteert klanten
  • Ze kunnen zich uitschrijven
  • Kies kwaliteit boven kwantiteit

Tip 3: Relevante content

  • Stuur alleen wat interessant is
  • Niet alleen "we hebben rozen" maar "speciale aanbieding op rozen"
  • Geef waarde aan de klant
  • Wees specifiek

Tip 4: Goede timing

  • Stuur op werkdagen, niet in het weekend
  • 's Ochtends vroeg werkt goed (7-9 uur)
  • Niet op feestdagen
  • Test verschillende tijden en kijk wat werkt

Tip 5: Duidelijke onderwerpregel

  • Maak duidelijk waar de e-mail over gaat
  • Voorbeeld: "Nieuwe rozen in voorraad" of "Tulpen actie deze week"
  • Geen vage onderwerpen zoals "Update"

Tip 6: Templates voor terugkerende mails

  • Alles wat je vaker doet: maak een template
  • Scheelt veel tijd op lange termijn
  • Consistente uitstraling

Veelvoorkomende vragen

Vraag: Hoeveel klanten kan ik tegelijk mailen?

  • Technisch: alle klanten
  • Praktisch: alleen relevante klanten
  • Bijvoorbeeld: alleen klanten die bloemen kopen, niet klanten die alleen planten kopen

Vraag: Kunnen klanten zich uitschrijven?

  • Meestal wel, afhankelijk van instellingen
  • Dit is wettelijk vaak verplicht
  • Respecteer als iemand zich uitschrijft

Vraag: Zie ik wie de e-mail heeft gelezen?

  • Afhankelijk van je systeem
  • Sommige systemen bieden statistieken
  • Check dit in de mailing instellingen

Vraag: Kan ik afbeeldingen toevoegen?

  • Bij assortiment mail: automatisch (productfoto's)
  • Bij tekst mail: hangt af van je systeem
  • Check de mogelijkheden in je template editor

Vraag: Wat als ik een fout maak?

  • Eenmaal verzonden kun je niet terug
  • Daarom altijd eerst een test naar jezelf
  • Check alles dubbel voor je op verzenden klikt

Vraag: Hoeveel templates kan ik maken?

  • Geen limiet
  • Maak zoveel als je nodig hebt
  • Bijvoorbeeld: template per seizoen, per productgroep, etc.

Wat te doen bij problemen?

Probleem: E-mails komen niet aan

  • Check of e-mailadressen van klanten correct zijn
  • Vraag klanten om spam folder te checken
  • Check of verzenden echt is gelukt
  • Test met je eigen e-mailadres

Probleem: Verkeerde producten in assortiment mail

  • Check je filters
  • Mogelijk zijn filters te breed of te specifiek
  • Pas filters aan en test opnieuw

Probleem: Automatisch verzenden werkt niet

  • Check of verzendtijd correct is ingesteld
  • Check of ontvangers zijn toegevoegd
  • Check of template actief is
  • Mogelijk moet je het handmatig activeren

Probleem: Template niet zichtbaar

  • Check of je het hebt opgeslagen
  • Zoek in de juiste categorie (assortiment of tekst)
  • Ververs de pagina

Probleem: Klanten klagen over te veel mails

  • Verlaag de frequentie
  • Stuur alleen relevante content
  • Bied een uitschrijfoptie aan

Samenvatting

Mailings versturen naar webshop klanten doe je vanuit de tegel Winkel → Mailing:

Drie soorten e-mails:

  1. Assortiment mail: Toont je producten met prijzen, gebruik filters om specifieke producten te selecteren, ideaal voor voorraad updates
  2. Tekst mail: Alleen tekst, voor mededelingen zoals vakantie of updates over je webshop
  3. E-mail template: Herbruikbaar sjabloon voor terugkerende mails, kan automatisch worden verzonden op ingestelde tijden (dag, uur, minuut)

Basis stappen:

  • Maak de mailing aan (assortiment, tekst of vanuit template)
  • Selecteer de mailing → klik Ontvangers → voeg klanten toe
  • Verzend de e-mail (handmatig of automatisch via template)

Belangrijke tips:

  • Test eerst met je eigen e-mailadres
  • Mail niet te vaak (1-2x per week maximaal)
  • Gebruik templates voor terugkerende mails om tijd te besparen
  • Goede timing: werkdagen 's ochtends (7-9 uur)

Heeft u vragen of heeft u hulp nodig? Neem dan gerust contact met ons op via telefoonnummer +31 (0)71 30 20 310 of stuur een e-mail naar support@easyflor.nl.