Eigen VBN codes aanmaken

Inleiding: Wat zijn eigen VBN codes?

Eigen VBN codes zijn korte afkortingen die jij zelf bedenkt en die je kunt gebruiken in plaats van de lange officiële VBN nummers. Bijvoorbeeld: in plaats van het nummer "27157" voor Red Naomi rozen, kun je zelf de code "RRN" aanmaken.

Waarom eigen VBN codes gebruiken?

Eigen VBN codes zijn handig wanneer:

• Je producten koopt bij leveranciers die geen EKT of VMP koppeling hebben
• De leverancier je alleen een Excel-bestand stuurt met je bestelling
• Je niet steeds lange VBN nummers wilt opzoeken in de Floricode database
• Je veel artikelen moet importeren en tijd wilt besparen
• Je makkelijk artikelen wilt importeren via Excel

Voorbeeld situatie: Je koopt rozen bij een kleine kweker. Hij stuurt je een Excel-bestand met daarin "Red Naomi 50cm". Om dit in Easyflor te krijgen, moet je normaal het VBN nummer 27157 opzoeken en invullen. Als je 20 verschillende producten koopt, kost dit veel tijd. Met eigen VBN codes kun je gewoon "RRN" gebruiken, en het systeem weet automatisch dat dit Red Naomi rozen zijn.

Hoe maak je eigen VBN codes aan?

Stap 1: Bepaal welke codes je nodig hebt

1. Bekijk welke producten je vaak koopt bij leveranciers zonder EKT/VMP
2. Bedenk voor elk product een korte, makkelijk te onthouden code
3. Voorbeelden:
   • Red Naomi rozen → RRN
   • Witte rozen → WR
   • Gele tulpen → GT

Stap 2: Het officiële VBN nummer opzoeken

Voordat je een eigen code kunt maken, moet je eerst het officiële VBN nummer weten:

1. Ga in Easyflor naar de Floricode database
2. Zoek het product op (bijvoorbeeld "Red Naomi")
3. Noteer het VBN artikelnummer (bijvoorbeeld 27157)

Stap 3: De eigen VBN code aanmaken

Nu ga je jouw eigen korte code aanmaken en deze koppelen aan het officiële VBN nummer:

1. Ga naar het menu voor eigen VBN codes (deze handleiding specificeert de exacte locatie niet, maar dit staat meestal onder "Artikelen" of "Instellingen")
2. Klik op "Nieuw" om een nieuwe code aan te maken
3. Vul de volgende dingen in:
   • Eigen code: Typ jouw eigen korte code (bijvoorbeeld RRN)
   • Naam: Geef een duidelijke naam voor in de software (bijvoorbeeld "Red Naomi Roos")
   • VBN artikel: Kies het officiële VBN artikel waar je deze code aan wilt koppelen (in dit geval 27157)
   • Artikelgroep: Kies in welke groep dit artikel moet komen (bijvoorbeeld "Rozen")
   • Hide: Vink dit aan als je de code wilt verstoppen (inactief maken)
4. Klik op "Opslaan"

Uitleg van de velden:

• RRN: Dit is jouw eigen aangemaakte code (kort en makkelijk)
• Naam: De naam die in de software wordt getoond
• VBN artikel: Het officiële nummer waar je code naartoe verwijst
• Artikelgroep: In welke map het product komt te staan
• Hide: Om de code onzichtbaar te maken als je hem niet meer gebruikt

Stap 4: De eigen code gebruiken in Excel

1. Open je Excel-bestand van de leverancier
2. In plaats van het lange VBN nummer 27157 te typen, typ je nu gewoon RRN
3. Als je het Excel-bestand importeert in Easyflor, herkent het systeem "RRN" en weet het automatisch dat dit Red Naomi rozen zijn
4. Klaar! Je hebt veel tijd bespaard

Praktisch voorbeeld

Zonder eigen VBN codes:

• Je krijgt een Excel met 20 producten van je leverancier
• Voor elk product moet je het VBN nummer opzoeken in de database
• Dit kost je misschien 30 minuten

Met eigen VBN codes:

• Je maakt één keer per product een eigen code aan (dit doe je eenmalig)
• In je Excel typ je gewoon de korte codes: RRN, WR, GT, etc.
• Je importeert de Excel in een paar minuten
• De volgende keer gebruik je dezelfde codes opnieuw

Samenvatting

Eigen VBN codes zijn snelkoppelingen die jij zelf bedenkt:

• Je koppelt een korte code (zoals "RRN") aan een lang VBN nummer (zoals 27157)
• Je gebruikt de korte code in Excel-bestanden van leveranciers
• Het systeem weet automatisch welk artikel je bedoelt
• Je bespaart veel tijd bij het importeren van producten