Créer vos propres emballages

Introduction : que sont vos propres emballages ?

Les emballages sont les boîtes, caisses, seaux et chariots dans lesquels les fleurs sont transportées. Easyflor fonctionne par défaut avec la liste officielle de codes et de prix de FloraHolland ; vous l'importez en une fois (voir Importer la liste de prix des emballages FloraHolland).

Si vous utilisez en plus vos propres codes d'emballage — des emballages que vous achetez vous-même, que vous facturez en interne ou que vous recevez d'un fournisseur ne travaillant pas avec les emballages FloraHolland — ceux-ci ne figurent pas dans cette liste. Vous les créez vous-même.

Pourquoi créer vos propres emballages ?

Vous créez vos propres emballages lorsque :

• Vous utilisez des emballages qui n'apparaissent pas dans la liste FloraHolland
• Vous travaillez avec un fournisseur qui utilise ses propres codes d'emballage
• Vous souhaitez facturer les emballages en interne entre sites ou administrations
• Vous souhaitez calculer une consigne ou une location sur des emballages que vous achetez vous-même

Vos propres emballages sont conservés lorsque vous importez ultérieurement la liste de prix FloraHolland. Cet import ne touche que les lignes d'emballage de FloraHolland et n'écrase pas vos propres saisies.

Préparation

Rassemblez d'abord ce dont vous avez besoin. Par type d'emballage :

• Un code qui n'est pas encore utilisé
• Le nom de l'emballage tel qu'il doit apparaître dans le système
• Le type et le matériau dont relève l'emballage
• La devise
• **Trois montants 😗* la consigne, le prix de location et le prix
• Les dimensions en millimètres, si vous souhaitez les enregistrer (facultatif)

Vérifiez également si le type et le matériau appropriés existent déjà. Ce sont deux listes de choix que vous gérez vous-même :

• Articles → Types d'emballage
• Articles → Matériaux d'emballage

Si le type ou le matériau dont vous avez besoin est absent, créez-le d'abord. Lors de la création de l'emballage lui-même, vous ne pouvez choisir que parmi ce qui existe déjà.

Étape 1 : vérifier si l'emballage existe déjà

Le système contient déjà des centaines de lignes d'emballage, en grande partie issues de la liste FloraHolland. Un code en double crée de la confusion sur les bons de livraison et les factures.

1. Ouvrez Easyflor
2. Allez dans Articles
3. Dans le menu de gauche, sous la rubrique Emballages, cliquez sur Emballages
4. Utilisez le champ de recherche en haut de la liste et recherchez le code ou le nom

Si l'emballage y figure déjà, utilisez cette ligne existante et n'en créez pas de nouvelle.

Étape 2 : créer le nouvel emballage

1. Cliquez en haut sur + Nouveau
2. La fenêtre Ajouter un emballage s'ouvre à droite
3. Remplissez les champs (voir ci-dessous)
4. Cliquez en haut sur ✓ Enregistrer

Les champs

Tous les champs marqués d'un astérisque rouge sont obligatoires. Sans eux, vous ne pouvez pas enregistrer.

Important concernant les trois prix

La consigne, le prix de location et le prix sont tous les trois obligatoires, même s'ils ne s'appliquent pas à votre type d'emballage. Dans ce cas, saisissez un 0. Le système n'accepte pas un champ de prix vide.

Si vous facturez par exemple uniquement une consigne et pas de location, saisissez le montant de la consigne et mettez un 0 au prix de location et au prix.

Étape 3 : vérifier que tout est correct

Testez l'emballage une fois avant de l'utiliser réellement :

1. Recherchez le nouvel emballage dans la liste sous Articles → Emballages et vérifiez que le nom et les trois montants sont corrects
2. Créez un achat ou une commande dans laquelle vous utilisez l'emballage
3. Vérifiez si la consigne et le prix de location sont repris avec les bons montants
4. Quelque chose ne va pas ? Rouvrez la ligne, modifiez-la et enregistrez-la de nouveau

Conseils

• Utilisez un code reconnaissable qui vous est propre, par exemple avec une lettre initiale fixe ou une série de numéros pour tous vos emballages. Vous voyez ainsi immédiatement quel emballage est le vôtre et lequel provient de la liste FloraHolland.
• Ne choisissez pas un code déjà présent dans la liste. Cherchez d'abord, créez ensuite.
• Créez d'abord les types et les matériaux. Pour l'emballage, vous ne pouvez choisir que parmi les valeurs existantes.
• Gardez une dénomination cohérente. Les emballages apparaissent sur les bons de livraison et les factures ; des orthographes variables entraînent des questions de la part des clients.
• Ajustez les montants dès que votre prix d'achat change. Les montants d'emballage se répercutent discrètement sur chaque commande.

Résumé

Créer vos propres emballages se fait ainsi :

1. Vérifiez que le type d'emballage et le matériau d'emballage appropriés existent, et créez-les d'abord si ce n'est pas le cas
2. Cherchez dans Articles → Emballages si l'emballage y figure déjà
3. Cliquez sur + Nouveau, remplissez tous les champs marqués d'un astérisque rouge et saisissez un 0 pour les prix qui ne s'appliquent pas
4. Cliquez sur ✓ Enregistrer et testez l'emballage une fois sur une commande