Hoe voer je betalingen in bij Easyflor?

Wat zijn betalingen in Easyflor?

Betalingen zijn de bedragen die klanten overmaken voor hun facturen. In Easyflor kun je deze betalingen op verschillende manieren invoeren en koppelen aan de juiste facturen, zodat je administratie altijd up-to-date is.

Waarom moet je betalingen invoeren?

• Om bij te houden welke facturen betaald zijn
• Voor een actueel overzicht van openstaande bedragen
• Om de financiële administratie compleet te houden
• Voor het matchen van bankafschriften met facturen

Methode 1: Factuurbetaling direct toevoegen (makkelijkst!)

Deze methode gebruik je wanneer je precies weet voor welke factuur de betaling is.

Stap 1: Ga naar openstaande betalingen

1. Klik op de tegel "Factuur"
2. Klik op "Openstaand'' onder Betalingen

Stap 2: Start een nieuwe factuurbetaling

• Klik bovenaan op "+ Factuurbetaling"

Stap 3: Selecteer de klant

• Kies de debiteur die betaald heeft
• Het systeem toont automatisch alle openstaande facturen van deze klant

Stap 4: Kies de factuur/facturen

• Selecteer de factuur die betaald is
• Tip: Je kunt meerdere facturen tegelijk selecteren als de klant verschillende facturen in één keer heeft betaald
• Klik op "Toepassen"

Stap 5: Vul de betaalgegevens in

Een nieuw scherm opent waar je het volgende invult:

• Betaalmethode: Kies hoe de klant heeft betaald (bank, cash, etc.)
• Bedrag: Dit wordt automatisch ingevuld met het factuurbedrag
  • Je kunt dit bedrag aanpassen als de klant een ander bedrag heeft betaald
  • Let op: Bij meerdere facturen wordt het bedrag automatisch verdeeld van oud naar nieuw
• Overige gegevens: Deze zijn optioneel (zoals referentienummer, opmerkingen)

Stap 6: Sla de betaling op

• Klik op "Opslaan"
• De betaling is nu toegevoegd aan de geselecteerde factuur/facturen

Methode 2: Losse betaling toevoegen (flexibel)

Deze methode gebruik je wanneer je een betaling hebt ontvangen maar nog niet precies weet aan welke factuur je deze wilt koppelen.

Stap 1: Ga naar betalingen per debiteur

1. Klik op "Facturen"
2. Klik op "Per debiteur" onder Betalingen

Stap 2: Selecteer de klant

• Kies de debiteur waarvan de betaling is binnengekomen

Stap 3: Voeg de betaling toe

1. Klik op "Algemeen Betaling toevoegen"
2. Vul de volgende gegevens in:
   • Betaalmethode: Hoe heeft de klant betaald?
   • Bedrag: Het ontvangen bedrag
3. Klik op "Toepassen"

Stap 4: Koppel aan facturen (optioneel)

Na het klikken op "Toepassen":

• De betalingskolom wisselt automatisch naar de factuurkolom
• Alle openstaande facturen van de klant worden getoond
• Je kunt de betaling direct verspreiden over de openstaande facturen
• Dit kun je ook later doen als je dat wilt

Wat gebeurt er met restbedragen?

Handig om te weten:

• Als er na het verspreiden nog geld over is, onthoudt Easyflor dit restbedrag
• Deze openstaande betalingen blijven zichtbaar in het overzicht
• Je kunt ze later alsnog aan nieuwe facturen koppelen

Waar vind je alle betalingen terug?

Voor een compleet overzicht van alle ingevoerde betalingen:

• Ga naar de tegel "Lijsten"
• Klik op "Betalingslijst"
• Hier zie je alle verwerkte en onverwerkte betalingen

Welke methode moet je kiezen?

Gebruik Methode 1 (Factuurbetaling) wanneer:

• Je precies weet voor welke factuur de betaling is
• De klant het factuurnummer heeft vermeld
• Je één specifieke factuur wilt afboeken

Gebruik Methode 2 (Losse betaling) wanneer:

• Je een vooruitbetaling hebt ontvangen
• Het bedrag over meerdere facturen verdeeld moet worden
• Je de betaling eerst wilt invoeren en later wilt koppelen
• Er een restbedrag is dat je wilt bewaren voor toekomstige facturen

Extra hulp nodig? Neem contact op met je consultant als je vragen hebt over het invoeren van betalingen.