IPAFFs exporteren voor verzending naar het Verenigd Koninkrijk

Inleiding: Wat is IPAFFs?

IPAFFs staat voor "Import of Products, Animals, Food and Feed System". Dit is een systeem van de Britse overheid voor het registreren van planten en bloemen die het Verenigd Koninkrijk binnenkomen. Als je producten naar Groot-Brittannië verstuurt, moet je een speciaal bestand aanmaken met informatie over wat je verstuurt.

Waarom IPAFFs exporteren?

Je moet IPAFFs exporteren omdat:

• De Britse overheid dit verplicht stelt voor alle planten en bloemen die het land binnenkomen
• Je anders problemen krijgt bij de douane
• Je zendingen kunnen worden tegengehouden zonder deze informatie
• Het een wettelijke eis is sinds Brexit (het Verenigd Koninkrijk uit de EU ging)
• Je klanten in Groot-Brittannië hun producten anders niet ontvangen

Hoe exporteer je IPAFFs?

Stap 1: EPPO codes configureren (éénmalige instelling)

Voordat je IPAFFs kunt exporteren, moet je eerst vijf speciale productgroepen instellen. De Britse overheid wil deze groepen apart kunnen zien in het bestand.

Welke productgroepen moet je apart instellen?

1. Chrysanten
2. Anjers
3. Orchideeën
4. Gipskruid (Gypsophila)
5. Solidago (Guldenroede)

Waarom deze vijf? De Britse overheid heeft speciale regels voor deze producten en wil ze daarom apart kunnen volgen.

EPPO codes en Commodity codes per productgroep

Voor elke productgroep heb je drie codes nodig. Hier is de informatie die je moet gebruiken:

1. Chrysanten

• Code: 06031400
• Code UK: 0603140000
• EPPO: 1CHYG

2. Anjers

• Code: 06031200
• Code UK: 0603120000
• EPPO: 1DING

3. Orchideeën

• Code: 06031300
• Code UK: 0603130000
• EPPO: 1ORSG

4. Gipskruid (Gypsophila)

• Code: 06031970
• Code UK: 0603197090
• EPPO: 1GYPG

5. Solidago (Guldenroede)

• Code: 06031970
• Code UK: 0603197090
• EPPO: 1SOOG

Statistiekgroepen aanmaken en koppelen

Nu ga je deze codes invoeren in Easyflor en koppelen aan de juiste producten.

Stap 1: Naar statistiekgroepen

1. Ga naar "Artikelen"
2. Klik op "Artikelgroepen"
3. Zoek de artikelgroep die je wilt instellen (bijvoorbeeld "Chrysanten")

Stap 2: Statistiekgroep instellen

1. Klik op de artikelgroep
2. Zoek het veld voor "Statistiekgroep"
3. Als de statistiekgroep nog niet bestaat, maak deze aan met de codes hierboven
4. Vul de drie codes in:
   • Code: De normale code (bijvoorbeeld 06031400 voor chrysanten)
   • Code UK: De Britse code (bijvoorbeeld 0603140000 voor chrysanten)
   • EPPO: De EPPO code (bijvoorbeeld 1CHYG voor chrysanten)
5. Klik op "Opslaan"

Stap 3: Herhalen voor alle vijf de groepen Herhaal stap 1 en 2 voor alle vijf de productgroepen:

• Chrysanten
• Anjers
• Orchideeën
• Gipskruid
• Solidago

Let op: Deze stap hoef je maar één keer te doen. Daarna onthoud het systeem deze instellingen.

Stap 2: Het IPAFFs bestand exporteren

Nu de instellingen klaar zijn, kun je IPAFFs bestanden gaan maken voor je zendingen naar het Verenigd Koninkrijk.

Stap 1: Naar het exporteren menu

1. Ga naar "Factureren"
2. Klik op "Exporteren"
3. Klik op "IPAFFs"

Stap 2: Facturen selecteren Nu moet je kiezen welke facturen je wilt exporteren. Je hebt twee opties:

Optie A: Verzamelfactuur exporteren

• Gebruik deze optie als je één grote factuur hebt met alle producten voor het VK
• Selecteer deze verzamelfactuur

Optie B: Losse facturen exporteren

• Gebruik deze optie als je meerdere losse facturen hebt
• Selecteer alle facturen die vandaag worden verscheept naar het VK

Stap 3: Exporteren

1. Controleer of je de juiste facturen hebt geselecteerd
2. Klik op "Toepassen"
3. Het systeem maakt nu het IPAFFs bestand aan

Stap 4: Bestand downloaden

1. Het IPAFFs bestand wordt nu aangeboden als download
2. Sla het bestand op je computer op
3. Dit bestand is een CSV-bestand (een tekstbestand met komma's)

Klaar! Je hebt nu het IPAFFs bestand dat je moet uploaden naar het Britse systeem of moet meesturen met je zending.

Praktische voorbeelden

Voorbeeld 1: Dagelijkse export voor verzending

• Situatie: Je verstuurt elke dag producten naar klanten in Londen
• Actie:
  1. Ga naar Factureren → Exporteren → IPAFFs
  2. Selecteer alle facturen van vandaag voor het VK
  3. Klik op Toepassen en download het bestand
• Resultaat: Je hebt een bestand met alle producten die vandaag naar het VK gaan

Voorbeeld 2: Wekelijkse verzamelfactuur

• Situatie: Je maakt elke vrijdag één grote verzamelfactuur voor alle VK-klanten
• Actie:
  1. Ga naar Factureren → Exporteren → IPAFFs
  2. Selecteer de verzamelfactuur van deze week
  3. Download het bestand
• Resultaat: Eén bestand met alle producten van de hele week

Voorbeeld 3: Eerste keer instellen

• Situatie: Je gaat voor het eerst naar het VK exporteren
• Actie:
  1. Eerst: Stel de vijf statistiekgroepen in (stap 1)
  2. Dan: Exporteer je eerste IPAFFs bestand (stap 2)
• Resultaat: Het systeem is klaar voor toekomstige exports

Belangrijke tips

Tip 1: Eenmalige instelling

• De statistiekgroepen hoef je maar één keer in te stellen
• Daarna werkt het automatisch voor alle toekomstige exports
• Bewaar de codes goed voor het geval je ze later nodig hebt

Tip 2: Check voor verzending

• Maak het IPAFFs bestand altijd voordat de vrachtwagen vertrekt
• Zonder dit bestand kunnen je producten worden tegengehouden
• Beter te vroeg dan te laat!

Tip 3: Bewaar de bestanden

• Sla elke IPAFFs export op met een duidelijke naam (bijvoorbeeld "IPAFFs_10jan2026.csv")
• Zo kun je later terugkijken als er vragen zijn
• De douane kan om oude bestanden vragen

Tip 4: Test eerst

• Als je voor het eerst naar het VK verstuurt, test dan met een kleine zending
• Controleer of het bestand goed wordt geaccepteerd
• Dan weet je dat alles correct is ingesteld

Tip 5: Houd codes up-to-date

• De Britse overheid kan codes soms wijzigen
• Check regelmatig of de codes nog kloppen
• Update ze in het systeem als dat nodig is

Veelvoorkomende vragen

Vraag: Moet ik dit voor elke zending doen?

• Ja, voor elke zending naar het Verenigd Koninkrijk
• Dit is een wettelijke eis van de Britse overheid
• Zonder IPAFFs komt je zending niet door de douane

Vraag: Wat als ik geen van deze vijf producten verstuur?

• Je moet de statistiekgroepen toch instellen (stap 1)
• Bij het exporteren verschijnen ze dan gewoon niet in het bestand
• Het systeem voegt automatisch alleen producten toe die je echt verstuurt

Vraag: Kan ik het bestand later nog een keer downloaden?

• Ja, je kunt altijd terug naar Exporteren → IPAFFs
• Selecteer dezelfde facturen opnieuw
• Download het bestand opnieuw

Vraag: Wat doe ik met het bestand na het downloaden?

• Upload het naar het Britse IPAFFs systeem online
• Of stuur het mee met je transportdocumenten
• Je transporteur kan je hier meer over vertellen

Samenvatting

IPAFFs exporteren voor verzendingen naar het Verenigd Koninkrijk doe je in twee stappen:

• Stap 1 (eenmalig): Configureer statistiekgroepen voor chrysanten, anjers, orchideeën, gipskruid en solidago met hun EPPO codes en Commodity codes
• Stap 2 (per zending): Exporteer het IPAFFs bestand via Factureren → Exporteren → IPAFFs, selecteer de juiste facturen en download het CSV-bestand
• Waarom: Dit is verplicht voor alle planten en bloemen die naar Groot-Brittannië worden verstuurd sinds Brexit
• Wanneer: Voor elke zending naar het VK, altijd voordat de producten vertrekken