Interne facturatie regelen tussen meerdere BV's

Inleiding: Wat is facturen kopiëren tussen administraties?

Facturen kopiëren tussen administraties betekent dat je verkopen van de ene administratie (bijvoorbeeld een Duitse BV) automatisch kunt doorbelasten naar een andere administratie (bijvoorbeeld de Nederlandse moeder-BV). Het is een manier om interne facturatie tussen verschillende bedrijfsonderdelen of landen te regelen.

Waarom facturen kopiëren tussen administraties?

Je wilt facturen kopiëren omdat:

• Je meerdere bedrijven hebt in verschillende landen (bijvoorbeeld Nederlandse BV en Duitse BV)
• De Duitse BV verkoopt aan klanten, maar de Nederlandse BV moet daar een factuur voor krijgen
• Je interne facturatie tussen bedrijven moet regelen
• Dit nodig is voor correcte boekhouding en belastingaangifte per land
• Je zo overzicht houdt over welk bedrijf welke omzet maakt
• Het fiscaal correct moet zijn volgens de wetgeving van beide landen

Praktisch voorbeeld:

• Je Nederlandse BV levert producten
• Deze worden verkocht via de Duitse BV aan Duitse klanten
• De Duitse BV moet een inkoopfactuur krijgen van de Nederlandse BV
• Zo betaalt de Duitse BV aan de Nederlandse BV voor de producten

Wat heb je nodig vooraf?

Voordat je facturen kunt kopiëren tussen administraties, moet je het volgende hebben ingesteld:

1. Twee administraties:

• Administratie 1: Nederlandse BV
• Administratie 2: Duitse BV
• Beide administraties moeten bestaan in Easyflor

2. Debiteuren correct ingesteld:

• Duitse klanten moeten zijn ingesteld onder de Duitse BV administratie
• Ze moeten ingesteld zijn om facturen te ontvangen van de Duitse administratie

3. Speciale debiteur aanmaken:

• In de Nederlandse administratie maak je een debiteur aan met de naam van de Duitse BV
• Deze debiteur vertegenwoordigt je eigen Duitse bedrijf
• Hieraan ga je de gekopieerde facturen sturen

Let op: Deze handleiding gaat ervan uit dat bovenstaande al is ingesteld. Zo niet, regel dit eerst voordat je verder gaat.

---

Hoe kopieer je facturen tussen administraties?

Stap 1: Naar het debetfacturen menu

Facturen tegel openen

1. Ga naar de tegel "Facturen"
2. Klik op "Debetfacturen"
3. Je ziet nu verschillende opties
4. Klik op "Kopieër"
5. Je komt nu in het scherm om facturen te kopiëren tussen administraties

---

Stap 2: Bronadministratie kiezen (waar komen de facturen vandaan?)

Administratie selecteren

1. Zoek het veld "Kies de administratie waarvan de administratie gekopieerd moet worden"
2. Dit is de administratie waar de verkopen zijn gedaan
3. In ons voorbeeld: Selecteer "Duitse BV"
4. Dit zijn de facturen die gekopieerd gaan worden

---

Stap 3: Filters instellen

Debiteuren en debiteur categorie

Deze velden kun je gebruiken om alleen specifieke klanten te kopiëren, maar meestal wil je alles:

1. Debiteuren: Laat leeg (tenzij je maar een paar specifieke klanten wilt kopiëren)
2. Debiteur categorie: Laat leeg (tenzij je een specifieke klantgroep wilt kopiëren)

Leeg laten betekent: Alle facturen uit de gekozen periode worden gekopieerd.

---

Stap 4: Periode instellen (BELANGRIJK!)

Dit is heel belangrijk om dubbele facturatie te voorkomen!

Datums invullen:

1. Datum van: Vanaf welke datum moeten facturen worden gekopieerd?

   • Bijvoorbeeld: 1 januari 2025
   • Dit is de startdatum van de periode

2. Datum tot: Tot welke datum moeten facturen worden gekopieerd?

   • Bijvoorbeeld: 31 januari 2025
   • Dit is de einddatum van de periode

⚠️ WAARSCHUWING:

• Facturen kunnen meerdere keren worden gekopieerd
• Als je niet oppast, kopieer je dezelfde facturen twee keer
• Dit zorgt voor dubbele facturatie en boekhoudfouten
• Gebruik daarom altijd duidelijke periodes (bijvoorbeeld per maand)
• Houd bij welke periodes je al hebt gekopieerd

Voorbeeld goede planning:

• Januari: 1 jan t/m 31 jan → Kopiëren op 1 februari
• Februari: 1 feb t/m 28 feb → Kopiëren op 1 maart
• Maart: 1 mrt t/m 31 mrt → Kopiëren op 1 april
• Enzovoort...

---

Stap 5: Doeladministratie kiezen (waar moeten de facturen naartoe?)

Administratie selecteren

1. Zoek het veld "Kies de administratie waarnaartoe de administratie gekopieerd moet worden"
2. Dit is de administratie die de factuur moet ontvangen
3. In ons voorbeeld: Selecteer "Nederlandse BV"
4. Hier komt de nieuwe inkoopfactuur

---

Stap 6: Debiteur kiezen (wie is de ontvanger?)

Speciale debiteur selecteren

1. Zoek het veld "Kies de aangemaakte debiteur"
2. Selecteer de debiteur die je hebt aangemaakt voor je Duitse BV
3. In ons voorbeeld: Selecteer "Duitse BV" (de debiteur, niet de administratie!)
4. Deze debiteur ontvangt de gekopieerde factuur

Wat gebeurt er? De Nederlandse BV stuurt een factuur naar "Duitse BV" (die eigenlijk je eigen bedrijf is). Dit is de interne facturatie.

---

Stap 7: Adressen invullen

Verzendadres:

1. Selecteer het verzendadres waar de factuur naartoe moet
2. Dit is meestal het adres van de Duitse BV
3. Of een centraal facturatieadres

Factuuradres:

1. Selecteer het factuuradres
2. Dit kan hetzelfde zijn als het verzendadres
3. Of een apart administratief adres

Tip: Als je deze debiteur goed hebt ingesteld, staan deze adressen er waarschijnlijk al automatisch in.

---

Stap 8: Factuurdatum kiezen

Datum instellen

1. Kies de factuurdatum
2. Dit is de datum die op de nieuwe factuur komt te staan
3. Meestal de laatste dag van de periode of de eerste dag van de volgende maand
4. Bijvoorbeeld: Voor januari facturen kies je 31 januari of 1 februari

---

Stap 9: Kopiëren uitvoeren

Factuur aanmaken

1. Controleer of alle instellingen correct zijn:
   • Bronadministratie: Duitse BV ✓
   • Periode: 1 jan - 31 jan ✓
   • Doeladministratie: Nederlandse BV ✓
   • Debiteur: Duitse BV ✓
   • Adressen: Ingevuld ✓
   • Factuurdatum: 31 januari ✓
2. Klik op "Toepassen"
3. Het systeem maakt nu de nieuwe factuur aan
4. Dit kan even duren als er veel verkopen waren

Wat gebeurt er?

• Alle verkopen van de Duitse BV in januari worden opgeteld
• Er wordt één grote factuur gemaakt
• Deze factuur wordt gestuurd aan de debiteur "Duitse BV" in de Nederlandse administratie
• De factuur bevat alle producten en bedragen uit de gekozen periode

---

Stap 10: Factuur controleren

Verificatie

1. Ga naar "Facturen" in de Nederlandse BV administratie
2. Zoek de nieuwe factuur aan "Duitse BV"
3. Open de factuur en controleer:
   • Staan alle producten erop?
   • Kloppen de bedragen?
   • Is de datum correct?
   • Zijn de adressen goed?
4. Als er fouten zijn: corrigeer ze of maak een creditnota

Klaar! De interne facturatie is nu geregeld.

---

Praktische voorbeelden

Voorbeeld 1: Maandelijkse interne facturatie

• Situatie: Elke maand moet de Duitse BV factureren aan de Nederlandse BV
• Actie:
  1. Eind januari: Kopieer facturen 1-31 januari
  2. Eind februari: Kopieer facturen 1-28 februari
  3. Enzovoort elke maand
• Resultaat: Nette maandelijkse interne facturatie

Voorbeeld 2: Kwartaal facturatie

• Situatie: Je factureert per kwartaal
• Actie:
  1. Eind maart: Kopieer Q1 (1 jan - 31 mrt)
  2. Eind juni: Kopieer Q2 (1 apr - 30 jun)
  3. Enzovoort per kwartaal
• Resultaat: Vier keer per jaar een grote interne factuur

Voorbeeld 3: Fout - dubbele facturatie

• Situatie: Je kopieert per ongeluk januari twee keer
• Probleem: Nederlandse BV krijgt twee facturen voor dezelfde verkopen
• Oplossing:
  1. Maak een creditnota voor de dubbele factuur
  2. Noteer welke periodes je al hebt gekopieerd
  3. Wees voortaan voorzichtiger met datums
• Preventie: Houd een logboek bij van gekopieerde periodes

Voorbeeld 4: Meerdere landen

• Situatie: Je hebt NL, DE en FR BV's
• Actie:
  1. Kopieer Duitse verkopen → Nederlandse BV
  2. Kopieer Franse verkopen → Nederlandse BV
  3. Twee aparte debiteuren: "Duitse BV" en "Franse BV"
• Resultaat: Overzichtelijke interne facturatie per land

---

Belangrijke tips

Tip 1: Houd een logboek bij

• Noteer welke periodes je al hebt gekopieerd
• Bijvoorbeeld in een Excel bestand:
  • Januari 2025: Gekopieerd op 1 feb ✓
  • Februari 2025: Gekopieerd op 1 mrt ✓
• Dit voorkomt dubbele facturatie

Tip 2: Vaste planning maken

• Bijvoorbeeld: Eerste werkdag van de maand kopieer je vorige maand
• Maak dit een vaste routine
• Zet het in je agenda
• Zo vergeet je het niet

Tip 3: Controleer altijd de factuur

• Check de nieuwe factuur na het kopiëren
• Klopt het totaalbedrag met je verwachting?
• Staan alle producten erop?
• Is de BTW correct?

Tip 4: Duidelijke debiteur namen

• Noem de debiteur duidelijk: "Duitse BV (intern)" of "DE BV facturatie"
• Zo zie je in één oogopslag dat dit interne facturatie is
• Voorkomt verwarring met echte klanten

Tip 5: Communiceer met boekhouding

• Informeer je boekhouder over deze interne facturatie
• Zij moeten weten dat dit interne transacties zijn
• Dit is belangrijk voor correcte administratie

Tip 6: Gebruik dezelfde periodes

• Bijvoorbeeld altijd kalendermaanden
• Of altijd kwartalen
• Niet de ene keer 15 dagen, de andere keer 45 dagen
• Dit houdt het overzichtelijk

Veelvoorkomende vragen

Vraag: Kan ik facturen ook weer terug kopiëren?

• Nee, dit is een eenrichtingsverkeer
• Maak indien nodig een creditnota
• Of kopieer handmatig de andere kant op

Vraag: Wat als ik een periode vergeet?

• Geen probleem, kopieer die periode alsnog
• Let wel op dat je niet overlapt met een volgende periode
• Houd je logboek bij

Vraag: Kan ik selectief kopiëren (alleen bepaalde klanten)?

• Ja, gebruik de filters voor debiteuren of debiteur categorie
• Laat niet leeg, maar selecteer specifieke klanten
• Handig voor speciale situaties

Vraag: Wat als er fouten in de gekopieerde factuur staan?

• Je kunt de factuur aanpassen of
• Een creditnota maken en opnieuw kopiëren met correcte data
• Of handmatig corrigeren

Vraag: Moet dit voor BTW?

• Dit hangt af van fiscale regelgeving
• Raadpleeg je accountant
• Interne facturatie heeft vaak speciale BTW regels

Vraag: Hoe vaak moet ik kopiëren?

• Zo vaak als fiscaal/administratief nodig is
• Meestal maandelijks of per kwartaal
• Vraag je boekhouder wat het beste is

Wat te doen bij problemen?

Probleem: Geen factuur aangemaakt

• Check of alle verplichte velden zijn ingevuld
• Controleer of er wel verkopen waren in de gekozen periode
• Check of de bronadministratie verkopen heeft

Probleem: Factuur is veel te hoog of te laag

• Controleer de periode (datum van/tot)
• Mogelijk heb je een te lange of te korte periode gekozen
• Check de factuur details om te zien wat erin zit

Probleem: Dubbele facturen

• Je hebt waarschijnlijk een periode twee keer gekopieerd
• Maak een creditnota voor de dubbele factuur
• Noteer dit in je logboek
• Wees voortaan voorzichtiger

Probleem: Verkeerde debiteur geselecteerd

• Je hebt per ongeluk een echte klant geselecteerd in plaats van de interne debiteur
• Verwijder of crediteer de verkeerde factuur
• Kopieer opnieuw met de juiste debiteur

Probleem: Verkeerde administratie als doel

• Je hebt per ongeluk naar de verkeerde administratie gekopieerd
• Maak een creditnota in de verkeerde administratie
• Kopieer opnieuw naar de juiste administratie

Samenvatting

Facturen kopiëren tussen administraties doe je om interne facturatie tussen verschillende bedrijven te regelen:

Voorbereidingen (eenmalig):

• Zorg dat beide administraties bestaan (bijvoorbeeld Nederlandse BV en Duitse BV)
• Maak in de doeladministratie (NL BV) een debiteur aan met de naam van de bronadministratie (Duitse BV)
• Stel deze debiteur correct in met adressen

Facturen kopiëren (periodiek, bijvoorbeeld maandelijks):

1. Ga naar Facturen → Debetfacturen → Kopieër
2. Kies bronadministratie (waar komen facturen vandaan, bijvoorbeeld Duitse BV)
3. Laat debiteuren en categorie leeg (voor alle klanten) of selecteer specifiek
4. Belangrijk: Vul datum van en datum tot in (bijvoorbeeld 1 jan - 31 jan) om dubbele kopiëren te voorkomen
5. Kies doeladministratie (waar moeten facturen naartoe, bijvoorbeeld Nederlandse BV)
6. Selecteer de debiteur (de interne debiteur "Duitse BV")
7. Vul verzend- en factuuradres in
8. Kies factuurdatum (bijvoorbeeld 31 januari of 1 februari)
9. Klik Toepassen → nieuwe factuur wordt aangemaakt
10. Controleer de factuur in de doeladministratie

Waarom belangrijk:

• Fiscaal correcte interne facturatie tussen bedrijven in verschillende landen
• Overzicht over welk bedrijf welke omzet maakt
• Correcte boekhouding per administratie/land

Let op: Houd een logboek bij van gekopieerde periodes om dubbele facturatie te voorkomen!