Hoe factureer je alle openstaande facturen in één keer?

Wat is bulk factureren?

Bulk factureren betekent dat je alle openstaande orders van je klanten in één keer omzet naar facturen. In plaats van elke factuur apart aan te maken, doe je dit met een paar klikken voor al je debiteuren tegelijk.

Waarom zou je bulk factureren?

• Bespaar tijd door alles in één keer te factureren
• Voorkom dat je klanten vergeet te factureren
• Werk efficiënt aan het einde van de dag, week of maand
• Verstuur alle facturen op een vast moment

Stap 1: Start het factureringsproces

Ga naar de factureren module

1. Klik op de tegel "Factureren"
2. Ga naar "Facturen" → "Algemeen Debetfacturen"
3. Klik op "Creeër"

Stel de facturering in

Vul de volgende gegevens in:

• Debiteurcategorie of debiteur(en):

  • Selecteer specifieke klanten of categorieën die je wilt factureren
  • Laat leeg om ALLE openstaande orders te factureren

• Datum van:

  • Bepaalt hoe ver terug het systeem kijkt voor orders
  • Laat leeg om alle niet-gefactureerde orders mee te nemen

• Datum tot:

  • Tot welke datum orders meegenomen worden
  • Standaard: vandaag

• Factuurdatum:

  • De datum die op de factuur komt te staan
  • Standaard: vandaag

Belangrijk: Vink "Direct verwerken" NIET aan! Dit geeft je de kans om de facturen eerst te controleren.

Stap 2: Controleer en verwerk de facturen

Controleer de concept-facturen

1. Ga naar "Facturen" → "Te factureren Verwerken"
2. Bekijk alle aangemaakte concept-facturen (pro forma)
3. Controleer of alle gegevens kloppen

Verwerk de facturen

⚠️ Let op: Zodra je facturen verwerkt, krijgen ze een officieel factuurnummer en kunnen ze NIET meer verwijderd worden! Controleer daarom altijd eerst goed of alle gegevens kloppen.

Optie A: Alles in één keer verwerken

• Klik op "Verwerk" om alle facturen tegelijk definitief te maken

Optie B: Selectief verwerken

• Selecteer specifieke pro forma facturen
• Klik op "Verwerk" in de rechterkaart
• Alleen de geselecteerde facturen worden definitief gemaakt

Stap 3: Verstuur de facturen per e-mail

Verstuur de e-mails

1. Ga naar "Facturen" → "Te factureren Ongecontroleerd"
2. Klik op "E-mail"
3. De facturen worden automatisch naar de juiste klanten verstuurd

⚠️ Let op: Zodra facturen per e-mail zijn verzonden, kunnen er GEEN wijzigingen meer aan de factuur worden gemaakt! Controleer daarom altijd eerst of alle gegevens correct zijn voordat je verstuurt.

Lukt het versturen niet?

Als de e-mails niet verstuurd worden, controleer dan:

• Of de debiteur correct is ingesteld (zie handleiding "Debiteuren instellen en gebruiken")
• Of er contactpersonen met e-mailadressen zijn aangemaakt (zie handleiding "Contactpersonen aanmaken")

Extra optie: BCC naar je eigen e-mailadres

Wil je zelf ook een kopie ontvangen van elke verstuurde factuur? Dat kan!

Stel een BCC-adres in

1. Ga naar "Admin"
2. Ga naar "Configuratie"
3. Klik op "Factuur"
4. Klik op "Email adressen"
5. Klik op "Nieuw"
6. Voer je eigen e-mailadres in
7. Vanaf nu ontvang je automatisch een kopie van elke factuur die naar klanten wordt verstuurd

Voordelen van een BCC-adres:

• Je hebt altijd een kopie in je eigen mailbox
• Makkelijk voor je eigen administratie
• Je kunt controleren of facturen daadwerkelijk verstuurd zijn

Klaar!

Je hebt nu succesvol alle openstaande facturen in één keer verwerkt en verstuurd. Dit proces kun je dagelijks, wekelijks of maandelijks herhalen, afhankelijk van je werkwijze.

Extra hulp nodig? Raadpleeg de handleidingen "Debiteuren instellen en gebruiken" en "Contactpersonen aanmaken" voor meer informatie over de basisinstellingen.