Bestaande RMA's wijzigen

Inleiding: Wat is een RMA wijzigen?

Soms heb je een RMA (Return Merchandise Authorization) aangemaakt, maar zit er een fout in. Bijvoorbeeld: je hebt per ongeluk 50 stuks ingevoerd in plaats van 30. Je wilt dit dan aanpassen, maar dat is niet zo simpel als bij een gewone bestelling. Er is een speciale manier om dit goed te doen zonder dat je voorraad in de war raakt.

Let op: Deze handleiding gaat over het wijzigen van bestaande RMA's. Wil je een nieuwe RMA aanmaken? Gebruik dan de handleiding "RMA aanmaken".

Waarom is het moeilijk om RMA's te wijzigen?

RMA's zijn niet zomaar te wijzigen omdat:

• Bij elke RMA wordt op de achtergrond automatisch een verdeling gemaakt naar een weggooi-debiteur
• Als je zomaar dingen aanpast, klopt je voorraad niet meer
• Het systeem moet precies bijhouden wat er is weggegoid of teruggestuurd
• Je wilt voorkomen dat producten die eigenlijk weg moeten, per ongeluk worden verkocht

Voorbeeld: Je maakt een RMA voor 100 rozen die kapot zijn. Het systeem boekt deze 100 rozen naar "Weggooi". Als je dit zomaar aanpast naar 50, dan komen die andere 50 rozen terug in de voorraad en kunnen ze per ongeluk worden verkocht (terwijl ze kapot zijn!).

Hoe werkt een RMA in het systeem?

Belangrijk om te weten: Wanneer je een RMA maakt en op "Afschrijven" klikt, gebeurt er dit:

• Het systeem maakt een verdeling naar een weggooi-debiteur
• Bijvoorbeeld: 100 stuks RMA = 100 stuks verdeeld naar "Weggooi"
• Dit betekent dat de 100 stuks uit je normale voorraad zijn gehaald

Hoe wijzig je een RMA?

Situatie 1: Je wilt het aantal verhogen (meer weggooien)

Voorbeeld: Je had een RMA gemaakt voor 50 kapotte rozen, maar het zijn er eigenlijk 70.

De juiste manier:

1. Maak een nieuwe RMA aan voor de extra aantallen (in dit geval 20 stuks extra)
2. Verwerk de nieuwe RMA op dezelfde manier als de eerste
3. Klaar! De voorraad klopt nu weer

Waarom zo?

• Als je het aantal zomaar verhoogt in de verdeling, komen de producten terug in je voorraad
• Dan kan een verkoper of webshop ze per ongeluk verkopen (terwijl ze kapot zijn!)
• Door een nieuwe RMA te maken blijft alles correct geregistreerd

Situatie 2: Je wilt het aantal verlagen (minder weggooien)

Voorbeeld: Je had een RMA gemaakt voor 100 kapotte rozen, maar het zijn er eigenlijk maar 70. Je wilt 30 rozen terug in de voorraad.

Wat er kan gebeuren als je het zomaar aanpast:

• Je krijgt een foutmelding en het lukt niet
• Of: het lukt wel, maar verkeerde voorraad wordt uit je voorraad gehaald

De juiste manier:

Stap 1: Naar de weggooi-debiteur

1. Ga naar de tegel "Verdeling"
2. Ga naar de RMA weggooi-debiteur (dit is de speciale klant waar alle weggegooide producten naartoe gaan)
3. Kies de besteldag waarop de RMA is aangemaakt

Stap 2: Product verwijderen uit verdeling

1. Zoek het product dat je wilt aanpassen
2. Verwijder het product uit de verdelingen
3. Het product staat nu terug in je voorraad (alle 100 stuks zijn weer beschikbaar)

Stap 3: Verdeling aanpassen

1. Verander nu de verdeling naar het juiste aantal (in dit voorbeeld 70 stuks)
2. De andere 30 stuks blijven in je voorraad (want die waren niet kapot)

Stap 4: Producten opnieuw naar weggooi verdelen

1. Verdeel de 70 stuks die wel kapot zijn weer naar de weggooi-debiteur
2. Klaar! Je voorraad klopt nu weer

Praktische voorbeelden

Voorbeeld 1: Aantal verhogen

• Situatie: RMA voor 50 kapotte tulpen, maar het zijn er 80
• Oplossing: Maak een nieuwe RMA aan voor 30 tulpen extra
• Resultaat: Totaal 80 tulpen zijn nu correct weggeboekt

Voorbeeld 2: Aantal verlagen

• Situatie: RMA voor 200 kapotte rozen, maar het zijn er maar 150
• Oplossing:
  1. Ga naar weggooi-debiteur en verwijder de 200 rozen uit verdeling
  2. Verdeel opnieuw 150 rozen naar weggooi
  3. De andere 50 rozen blijven in voorraad
• Resultaat: 150 rozen weggeboekt, 50 rozen terug in voorraad

Voorbeeld 3: Verkeerd product

• Situatie: RMA voor rozen, maar het hadden tulpen moeten zijn
• Oplossing:
  1. Verwijder de rozen uit de weggooi-verdeling
  2. Rozen zijn terug in voorraad
  3. Maak een nieuwe RMA aan voor tulpen
• Resultaat: Rozen terug beschikbaar, tulpen correct weggeboekt

Waarom is deze manier belangrijk?

Als je het op de juiste manier doet:

• Je voorraad is altijd correct
• Kapotte producten worden niet per ongeluk verkocht aan klanten
• Je administratie blijft netjes en betrouwbaar
• Je bespaart tijd op de lange termijn
• Je voorkomt verwarring bij verkopen en inkoop

Als je het verkeerd doet:

• Je voorraad klopt niet meer met de werkelijkheid
• Kapotte producten kunnen per ongeluk worden verkocht aan klanten
• Klanten krijgen slechte kwaliteit producten
• Je administratie wordt een chaos
• Je moet later veel tijd besteden aan het oplossen van voorraadproblemen

Samenvatting

RMA's wijzigen doe je op een speciale manier om je voorraad correct te houden:

• Aantal verhogen: Maak een nieuwe RMA aan voor de extra aantallen (niet zomaar in de verdeling aanpassen!)
• Aantal verlagen: Verwijder eerst het product uit de weggooi-verdeling, verdeel dan opnieuw met het juiste aantal, de rest blijft in voorraad
• Waarom zo ingewikkeld? Omdat het systeem moet voorkomen dat kapotte producten per ongeluk worden verkocht en om je voorraad altijd correct te houden