Administratie exporteren naar boekhouding

Inleiding: Wat is administratie exporteren?

Administratie exporteren betekent dat je alle facturen en financiële gegevens uit Easyflor haalt en naar een bestand stuurt dat je kunt gebruiken in je boekhoudprogramma. Zo hoef je niet alles handmatig over te typen.

Waarom administratie exporteren?

Je wilt de administratie exporteren omdat:

• Je niet alle facturen handmatig hoeft over te typen in je boekhoudprogramma
• Je tijd bespaart bij het doen van de boekhouding
• Je minder kans hebt op typefouten
• Je accountant of boekhouder de gegevens kan importeren
• Je een compleet overzicht krijgt van alle financiële transacties

Hoe exporteer je de administratie?

Stap 1: Naar het exporteren menu

1. Ga naar de tegel "Facturen"
2. Klik op "(Overig) Exporteren"
3. Je ziet nu verschillende exportopties

Stap 2: Administratie exporteren

1. Klik op "(Overig) Administratie"
2. Je ziet nu instellingen voor de export

Periode selecteren:

1. Selecteer vanaf welk moment de administratie moet worden geëxporteerd
2. Je kunt kiezen:
   • Vanaf een bepaalde datum (bijvoorbeeld 1 januari 2025)
   • Vanaf de laatste export (als je eerder al hebt geëxporteerd)
   • Een specifieke periode (bijvoorbeeld alleen de maand december)

Vertraging instellen:

1. Bij "Vertraag export met X" vul je 0d in
2. Dit betekent dat er geen vertraging is en alles direct wordt geëxporteerd
3. Klik op "Toepassen"

Klaar! Je export is nu klaar en het bestand is aangemaakt.

Stap 3: Controle en logboek bekijken

Na het exporteren is het slim om te controleren of alles goed is gegaan.

Naar het logboek:

1. Klik opnieuw op "Administratie"
2. Klik op "(Algemeen) Logs"
3. Je ziet nu de geschiedenis van alle exports

Wat kun je hier zien?

• Wanneer er is geëxporteerd
• Of de export succesvol was
• Of er fouten zijn opgetreden tijdens het exporteren

Fouten controleren: Als er fouten zijn, zie je dit in het logboek. Je kunt dan zien wat er mis is gegaan en dit oplossen.

Stap 4: Niet-geëxporteerde facturen bekijken (optioneel)

Soms worden niet alle facturen geëxporteerd. Dit kun je controleren.

Naar de facturen lijst:

1. Blijf in hetzelfde venster als stap 3
2. Klik op "Facturen"
3. Je ziet nu een lijst met facturen die niet zijn geëxporteerd

Waarom worden sommige facturen niet geëxporteerd? Mogelijke redenen:

• De factuur is nog niet definitief
• De factuur heeft een fout of ontbrekende gegevens
• De factuur valt buiten de geselecteerde periode
• Er is een technisch probleem met de factuur

Wat moet je doen?

1. Controleer de facturen in de lijst
2. Los eventuele problemen op
3. Exporteer opnieuw

Praktische tips

Tip 1: Exporteer regelmatig

• Exporteer bijvoorbeeld elke maand of elke week
• Zo blijft je boekhouding up-to-date
• Je voorkomt dat er te veel werk op de plank ligt

Tip 2: Controleer altijd het logboek

• Kijk na elke export even in het logboek
• Zo zie je direct of er problemen zijn
• Los fouten meteen op in plaats van ze te laten liggen

Tip 3: Bewaar je exports

• Sla de geëxporteerde bestanden op een veilige plek op
• Zo heb je altijd een backup
• Je kunt later terugkijken als er vragen zijn

Tip 4: Test eerst met een kleine periode

• Als je voor het eerst exporteert, test dan met één maand
• Controleer of alles goed gaat in je boekhoudprogramma
• Dan kun je daarna grotere periodes exporteren

Veelvoorkomende vragen

Vraag: Wat betekent "0d" bij vertraging?

• De "d" staat voor "dagen"
• "0d" betekent 0 dagen vertraging
• Je kunt ook "1d" invullen voor 1 dag vertraging, of "7d" voor een week

Vraag: Kan ik dezelfde periode twee keer exporteren?

• Ja, dat kan
• Maar let op: dit kan dubbele gegevens geven in je boekhoudprogramma
• Gebruik dit alleen als je een fout hebt gemaakt en opnieuw moet exporteren

Vraag: Wat als er facturen ontbreken?

• Check de lijst met niet-geëxporteerde facturen (stap 4)
• Los eventuele problemen op met die facturen
• Exporteer opnieuw

Samenvatting

Administratie exporteren doe je in een paar simpele stappen:

• Ga naar Facturen → (Overig) Exporteren → (Overig) Administratie
• Selecteer de periode die je wilt exporteren
• Vul "0d" in bij vertraging en klik op Toepassen
• Controleer het logboek om te zien of alles goed is gegaan
• Bekijk eventueel welke facturen niet zijn geëxporteerd en los problemen op