UBL configuratie instellen voor digitale facturen (XRechnung 3.0)

Inleiding: Wat is UBL configuratie?

UBL configuratie is het instellen van standaard informatie over jouw bedrijf en je klanten voor digitaal factureren. Je stelt in hoe bankgegevens (IBAN/BIC), btw-nummers en bedrijfsidentificaties (KVK/OIN-codes) worden gebruikt in elektronische facturen. Dit is nodig voor de officiële XRechnung 3.0 standaard die in sommige EU-landen verplicht is.

Waarom UBL configuratie instellen?

Je moet UBL configuratie instellen omdat:

• Sinds 1 januari 2025 is digitaal factureren verplicht in sommige EU-landen
• XRechnung 3.0 is de officiële standaard voor elektronische facturen
• Bedrijven en overheden eisen correcte elektronische facturen
• Je anders niet kunt voldoen aan wettelijke verplichtingen
• Facturen automatisch kunnen worden verwerkt in andere systemen
• Het zorgt voor correcte integratie met financiële systemen
• Je bankgegevens, btw-nummers en bedrijfsidentificaties op de juiste manier worden doorgegeven

Let op: XRechnung 3.0 is momenteel de ondersteunde standaard in Easyflor. Deze lijst kan in de toekomst worden uitgebreid voor andere landen.

Hoe stel je UBL configuratie in?

Dit gaat in 6 stappen waarbij je informatie instelt over jezelf (als leverancier) en over je klanten.

---

Voorbereiding: Naar UBL configuratie menu

Facturen tegel openen

1. Ga naar de tegel "Facturen"
2. Je ziet nu verschillende opties

UBL configuratie openen

1. Klik op "(Overig) UBL Configuratie"
2. Je ziet nu het configuratiescherm

---

Deel 1: Leverancier instellingen (Jouw bedrijf)

Eerst stel je de informatie over je eigen bedrijf in. Dit zijn de gegevens die op uitgaande facturen komen te staan.

---

Stap 1: Leverancier betalingsmogelijkheden

Hier stel je in hoe je bankgegevens worden geïdentificeerd in elektronische facturen.

Rekeningnummer begunstigde categorie leverancier

Wat is dit?

• Dit bepaalt hoe je bankrekeningnummer wordt aangeduid
• "Begunstigde" betekent: degene die het geld ontvangt (jij als leverancier)

Wat moet je invullen?

• Categorie: IBAN
• IBAN staat voor International Bank Account Number
• Dit is het internationale bankrekeningnummer formaat

Voorbeeld:

• Je Nederlandse bankrekening: NL12ABCD0123456789
• Categorie: IBAN

---

Filiaalnummer rekening begunstigde categorie leverancier

Wat is dit?

• Dit bepaalt hoe je bank-identificatiecode wordt aangeduid
• Dit is de code die de bank identificeert (niet het rekeningnummer zelf)

Wat moet je invullen?

• Categorie: BIC
• BIC staat voor Bank Identifier Code
• Dit is de code van je bank (bijvoorbeeld ABNANL2A voor ABN AMRO)

Voorbeeld:

• Je bank is ING
• BIC code: INGBNL2A
• Categorie: BIC

---

Stap 2: Leverancier belastingregeling

Hier stel je in hoe je btw-nummer wordt geïdentificeerd.

Belastingnummer categorie leverancier

Wat is dit?

• Dit bepaalt hoe je btw-nummer wordt aangeduid
• BTW = Belasting Toegevoegde Waarde

Wat moet je invullen?

• Categorie: BTW-Nummer
• Of: VAT (Value Added Tax) - dit is de Engelse term
• Dit is je officiële btw-identificatienummer

Voorbeeld:

• Je Nederlandse btw-nummer: NL123456789B01
• Categorie: BTW-Nummer

---

Stap 3: Leverancier eindpunt ID

Hier stel je in hoe je bedrijfsidentificatie wordt aangeduid. Dit is belangrijk voor systeem-integratie.

Eindpunt-ID categorie leverancier

Wat is dit?

• Dit bepaalt welk type bedrijfsidentificatie je gebruikt
• "Eindpunt" betekent: jouw bedrijf in het digitale systeem

Wat moet je invullen?

• KVK code: Voor Nederlandse bedrijven (Kamer van Koophandel nummer)
• OIN code: Voor overheidsorganisaties of andere systemen

Voorbeeld:

• Je bent een Nederlands bedrijf
• Je hebt een KVK nummer: 12345678
• Categorie: KVK code

---

Eindpunt ID-schema leverancier

Wat is dit?

• Dit is een technisch nummer dat aangeeft welk identificatiesysteem je gebruikt
• Het is gekoppeld aan de categorie hierboven

Wat moet je invullen?

• Voor KVK: Schema-ID 0106
• Voor OIN: Schema-ID 0190

Voorbeeld:

• Je gebruikt KVK (Nederlandse bedrijven)
• Vul in: 0106

Overzicht:

• KVK (Nederlandse bedrijven) = Schema-ID 0106
• OIN (Overheid/andere systemen) = Schema-ID 0190

---

Deel 2: Klant instellingen

Nu stel je in hoe informatie over je klanten wordt verwerkt in elektronische facturen.

---

Stap 4: Klant belastingregeling

Hier stel je in hoe btw-nummers van klanten worden geïdentificeerd.

Belastingnummer categorie klant

Wat is dit?

• Dit bepaalt hoe het btw-nummer van je klanten wordt aangeduid
• Dit komt op facturen naar je klanten te staan

Wat moet je invullen?

• Categorie: BTW-Nummer
• Of: VAT (Value Added Tax)
• Hetzelfde als bij stap 2, maar nu voor klanten

Voorbeeld:

• Je klant heeft btw-nummer: DE987654321
• Categorie: BTW-Nummer

---

Stap 5: Klant eindpunt ID

Hier stel je in hoe bedrijfsidentificaties van klanten worden aangeduid.

Eindpunt-ID categorie klant

Wat is dit?

• Dit bepaalt welk type bedrijfsidentificatie je klanten gebruiken
• Vergelijkbaar met stap 3, maar nu voor klanten

Wat moet je invullen?

• KVK code: Voor Nederlandse zakelijke klanten
• OIN code: Voor overheidsinstellingen of andere systemen

Voorbeeld:

• Je klant is een Nederlands bedrijf met KVK nummer
• Categorie: KVK code

---

Eindpunt ID-schema klant

Wat is dit?

• Het technische schemanummer voor het identificatiesysteem van klanten
• Gekoppeld aan de categorie hierboven

Wat moet je invullen?

• Voor KVK: Schema-ID 0106
• Voor OIN: Schema-ID 0190

Voorbeeld:

• Je klanten zijn Nederlandse bedrijven (KVK)
• Vul in: 0106

Overzicht:

• KVK (Nederlandse bedrijven) = Schema-ID 0106
• OIN (Overheid/andere systemen) = Schema-ID 0190

---

Stap 6: Opslaan

Instellingen bewaren

1. Controleer of alle velden correct zijn ingevuld
2. Klik onderaan op "Toepassen"
3. De instellingen worden nu opgeslagen
4. Je systeem is klaar voor digitale facturen volgens XRechnung 3.0

Klaar! Je UBL configuratie is ingesteld.

---

Praktisch voorbeeld: Compleet ingevuld formulier

Stel je voor: Je bent een Nederlands bloemen-groothandelsbedrijf

Jouw bedrijfsgegevens:

• KVK nummer: 12345678
• BTW nummer: NL123456789B01
• Bank: ING
• IBAN: NL91INGB0123456789
• BIC: INGBNL2A

Jouw klanten:

• Voornamelijk Nederlandse bloemenwinkels met KVK nummers
• Ook enkele overheidsorganisaties met OIN codes

Zo vul je het in:

Leverancier betalingsmogelijkheden:

• Rekeningnummer begunstigde categorie: IBAN
• Filiaalnummer rekening begunstigde categorie: BIC

Leverancier belastingregeling:

• Belastingnummer categorie: BTW-Nummer

Leverancier eindpunt ID:

• Eindpunt-ID categorie: KVK code
• Eindpunt ID-schema: 0106

Klant belastingregeling:

• Belastingnummer categorie: BTW-Nummer

Klant eindpunt ID:

• Eindpunt-ID categorie: KVK code (meeste klanten zijn Nederlandse bedrijven)
• Eindpunt ID-schema: 0106

Opslaan: Klik Toepassen

Resultaat: Alle facturen voldoen nu aan XRechnung 3.0 standaard.

---

Belangrijke tips

Tip 1: Gebruik standaard categorieën

• IBAN voor bankrekeningnummers
• BIC voor bank identificatiecodes
• BTW-Nummer voor btw-identificatie
• KVK code voor Nederlandse bedrijven
• Dit zijn de meest gangbare en universele termen

Tip 2: Schema-ID's onthouden

• KVK = 0106 (Nederlandse bedrijven)
• OIN = 0190 (Overheid/andere systemen)
• Dit zijn vaste codes die je altijd hetzelfde invult

Tip 3: Check je eigen gegevens

• Zorg dat je je KVK, BTW, IBAN en BIC correct hebt
• Deze staan op je bankafschriften en officiële documenten
• Eén fout kan problemen geven met facturen

Tip 4: Klanten met verschillende codes

• Meeste zakelijke klanten: KVK (0106)
• Overheidsklanten: OIN (0190)
• Kies de meest voorkomende voor de standaard instelling

Tip 5: Doe dit één keer goed

• Deze instellingen hoef je maar één keer in te vullen
• Ze gelden voor alle facturen
• Neem de tijd om het correct te doen

Tip 6: Bewaar deze gegevens

• Noteer welke schema-ID's je hebt gebruikt
• Dit helpt als je later vragen hebt
• Of als je het moet uitleggen aan je boekhouder

Veelvoorkomende vragen

Vraag: Wat is het verschil tussen IBAN en BIC?

• IBAN: Jouw bankrekeningnummer (NL91INGB0123456789)
• BIC: De code van je bank (INGBNL2A voor ING)
• Beiden zijn nodig voor internationale betalingen

Vraag: Moet ik dit voor elke factuur opnieuw instellen?

• Nee, deze instellingen gelden voor alle facturen
• Je stelt het één keer in en het werkt altijd
• Tenzij je gegevens veranderen (andere bank, etc.)

Vraag: Wat als mijn klant geen KVK nummer heeft?

• Nederlandse bedrijven hebben altijd KVK
• Buitenlandse bedrijven hebben andere nummers
• Of gebruik OIN voor overheidsorganisaties
• In twijfel: Vraag het aan de klant

Vraag: Wat is XRechnung 3.0 precies?

• Een Europese standaard voor elektronische facturen
• Vergelijkbaar met een standaard bestandsformaat
• Zorgt ervoor dat systemen elkaar begrijpen
• Verplicht in steeds meer EU-landen

Vraag: Ondersteunt Easyflor ook andere standaarden?

• Momenteel alleen XRechnung 3.0
• In de toekomst mogelijk meer standaarden
• Afhankelijk van eisen in andere landen

Vraag: Wat als ik een fout maak?

• Je kunt de instellingen altijd aanpassen
• Ga terug naar UBL Configuratie
• Pas de foute velden aan
• Klik opnieuw op Toepassen

Wat te doen bij problemen?

Probleem: Weet mijn KVK nummer niet

• Check je officiële bedrijfsdocumenten
• Kijk op kvk.nl en zoek je bedrijf
• Of bel de KvK: 088-585 22 22

Probleem: Weet mijn BTW nummer niet

• Check je btw-aangifte documenten
• Staat op facturen die je eerder hebt verstuurd
• Of check bij de belastingdienst

Probleem: Weet mijn BIC code niet

• Check je bankafschriften
• Kijk op de website van je bank
• Of bel je bank voor de BIC code

Probleem: Weet niet of klant KVK of OIN heeft

• KVK: Voor normale bedrijven
• OIN: Voor overheidsorganisaties (gemeentes, ministeries, etc.)
• Twijfel? Vraag het aan de klant

Probleem: Schema-ID vergeten

• KVK = altijd 0106
• OIN = altijd 0190
• Dit zijn vaste codes die nooit veranderen

Probleem: Kan niet opslaan

• Check of alle verplichte velden zijn ingevuld
• Ververs de pagina en probeer opnieuw
• Neem contact op met Easyflor support

Samenvatting

UBL configuratie instellen doe je om te voldoen aan digitale facturatie verplichtingen (XRechnung 3.0 standaard):

Stappen:

1. Ga naar Facturen → (Overig) UBL Configuratie

Leverancier instellingen (jouw bedrijf): 2. Betalingsmogelijkheden: Rekeningnummer categorie = IBAN, Filiaalnummer categorie = BIC 3. Belastingregeling: Belastingnummer categorie = BTW-Nummer 4. Eindpunt ID: Categorie = KVK code (of OIN), Schema = 0106 (voor KVK) of 0190 (voor OIN)

Klant instellingen: 5. Belastingregeling: Belastingnummer categorie = BTW-Nummer 6. Eindpunt ID: Categorie = KVK code (of OIN), Schema = 0106 (voor KVK) of 0190 (voor OIN)

Afronden: 7. Klik op Toepassen om alles op te slaan

Waarom belangrijk:

• Sinds 1 januari 2025 verplicht in sommige EU-landen
• XRechnung 3.0 is de officiële standaard voor elektronische facturen
• Zorgt voor correcte verwerking in financiële systemen
• Bedrijven en overheden eisen correcte elektronische facturen

Onthoud:

• IBAN = bankrekeningnummer, BIC = bankcode
• BTW-Nummer = belasting identificatie
• KVK = Nederlandse bedrijven (schema 0106), OIN = overheid (schema 0190)
• Eenmalig instellen, geldt voor alle facturen