Betalingen en creditfacturen verrekenen

Inleiding: Wat is verrekenen?

Verrekenen betekent dat je betalingen die klanten hebben gedaan of creditfacturen (teruggaves) die ze hebben gekregen, aftrekt van hun openstaande facturen. Bijvoorbeeld: een klant heeft 100 euro tegoed en moet nog 150 euro betalen. Na verrekening hoeft de klant nog maar 50 euro te betalen.

Waarom moet je verrekenen?

Je wilt verrekenen omdat:

• Klanten niet te veel betalen via automatische incasso (SEPA)
• Je eerst tegoeden en creditfacturen aftrekt voordat je geld int
• Je voorkomt dat klanten dubbel betalen
• Het eerlijk is: als een klant tegoed heeft, moet dit worden gebruikt
• Je administratie netjes en correct blijft

Belangrijk: Doe dit altijd voordat je een SEPA-betalingsrun maakt!

Hoe verrekenen je betalingen en creditfacturen?

Er zijn twee manieren: automatisch (voor veel klanten tegelijk) of handmatig (per klant). Kies de methode die het beste bij jouw situatie past.

Methode 1: Automatisch verrekenen (voor veel klanten tegelijk)

Gebruik deze methode als je voor veel klanten tegelijk wilt verrekenen. Dit is sneller dan alles handmatig doen.

Stap 1: Naar het verrekenen menu

1. Ga naar "Facturen"
2. Klik op "(Betalingen) Per debiteur"
3. Klik op "Verrekenen"

Stap 2: Filters instellen

Administratie kiezen:

1. Kies bij "Administratie" welke administratie je wilt verrekenen
2. Dit is meestal de hoofdadministratie van je bedrijf

Klanten filteren (optioneel): Je kunt ervoor kiezen om alleen bepaalde klanten te verrekenen:

• Debiteurcategorie: Bijvoorbeeld alleen "reguliere klanten" of "groothandelklanten"
• Specifieke debiteuren: Kies specifieke klanten als je niet iedereen wilt verrekenen
• Niets invullen: Als je alle klanten wilt verrekenen

Stap 3: Te verrekenen creditfacturen instellen

1. Kies bij "Te verrekenen creditfacturen" eventueel de soorten betalingen waarmee je wilt verrekenen
2. Voorbeelden:
   • Contante betalingen
   • Bankoverschrijvingen
   • Creditfacturen (teruggaves)
3. Laat leeg als je alle soorten wilt verrekenen

Stap 4: Facturen selecteren om mee te verrekenen

1. Kies bij "Verreken creditfacturen / betalingen met" welke facturen je wilt verrekenen
2. Voorbeelden:
   • Facturen met betaalkenmerk "SEPA B2B" (zakelijke automatische incasso)
   • Facturen met betaalkenmerk "SEPA Core" (particuliere automatische incasso)
   • Alle openstaande facturen
3. Dit zijn de facturen waar de tegoeden vanaf worden gehaald

Stap 5: Verrekenen uitvoeren

1. Controleer of alle instellingen goed staan
2. Klik op "Toepassen"
3. Het systeem verrekent nu automatisch alle betalingen en creditfacturen
4. Wacht tot het proces klaar is (dit kan even duren als je veel klanten hebt)

Klaar! Alle betalingen en creditfacturen zijn nu verrekend met de openstaande facturen.

Methode 2: Handmatig verrekenen (per klant)

Gebruik deze methode als je maar een paar klanten hebt of als je precies wilt controleren wat er wordt verrekend.

Stap 1: Naar openstaande betalingen

1. Ga naar "Facturen"
2. Klik op "(Betalingen) Openstaand"
3. Je ziet nu een lijst met alle betalingen die nog moeten worden verrekend

Wat zie je in deze lijst?

• Betalingen die klanten hebben gedaan maar nog niet zijn toegewezen aan facturen
• Creditfacturen (teruggaves) die nog niet zijn gebruikt
• Het bedrag dat nog verrekend moet worden

Stap 2: Een betaling verrekenen

1. Klik op een betaling in de lijst
2. Je ziet nu de details van deze betaling
3. Je ziet ook een lijst met openstaande facturen van deze klant

Stap 3: Factuur kiezen

1. Klik op de factuur waar je de betaling mee wilt verrekenen
2. Het systeem trekt nu het bedrag van de betaling af van de factuur
3. De betaling is nu verwerkt

Stap 4: Herhalen Herhaal stap 2 en 3 voor alle betalingen die je wilt verrekenen, totdat je klaar bent.

Praktische voorbeelden

Voorbeeld 1: Automatisch verrekenen voor SEPA

• Situatie: Je wilt volgende week een SEPA-incasso doen
• Actie:
  1. Ga naar verrekenen
  2. Kies "SEPA Core" bij facturen om mee te verrekenen
  3. Klik op Toepassen
• Resultaat: Alle tegoeden zijn verrekend, klanten betalen nu het juiste bedrag

Voorbeeld 2: Handmatig verrekenen voor één klant

• Situatie: Klant Jansen heeft 50 euro betaald en heeft een factuur van 150 euro openstaan
• Actie:
  1. Ga naar Openstaand
  2. Klik op de betaling van 50 euro van Jansen
  3. Klik op de factuur van 150 euro
• Resultaat: Jansen heeft nog 100 euro openstaan in plaats van 150 euro

Voorbeeld 3: Creditfactuur verrekenen

• Situatie: Klant Pietersen heeft een creditfactuur van 30 euro (teruggave) en een openstaande factuur van 200 euro
• Actie:
  1. Automatisch verrekenen uitvoeren
  2. Of handmatig: creditfactuur koppelen aan de factuur
• Resultaat: Pietersen hoeft nog maar 170 euro te betalen

Belangrijke tips

Tip 1: Verreeken altijd vóór SEPA

• Doe dit minstens één dag voor je de SEPA-run maakt
• Zo voorkom je dat klanten te veel betalen
• Klanten worden blij als ze zien dat hun tegoed is gebruikt

Tip 2: Controleer het resultaat

• Kijk na het verrekenen of alles klopt
• Check een paar klanten handmatig
• Zijn de bedragen correct verlaagd?

Tip 3: Gebruik automatisch voor grote groepen

• Heb je meer dan 10 klanten? Gebruik automatisch verrekenen
• Dit scheelt veel tijd
• Het maakt minder fouten dan alles handmatig doen

Tip 4: Gebruik handmatig voor speciale gevallen

• Twijfel je over een klant? Doe het handmatig
• Wil je precies zien wat er gebeurt? Kies handmatig
• Speciale afspraken met een klant? Handmatig geeft meer controle

Tip 5: Maak het een routine

• Verreeken bijvoorbeeld elke vrijdag
• Of altijd de dag voor je SEPA-run
• Zo vergeet je het nooit en blijft alles netjes

Veelvoorkomende vragen

Vraag: Wat als ik vergeet te verrekenen voor een SEPA?

• Klanten betalen dan te veel
• Je moet het geld later terugstorten
• Dit geeft extra werk en ontevreden klanten

Vraag: Kan ik verrekenen ongedaan maken?

• Ja, maar dit moet handmatig gebeuren
• Het is beter om het in één keer goed te doen
• Controleer daarom altijd voor je op Toepassen klikt

Vraag: Hoeveel tijd kost automatisch verrekenen?

• Voor 100 klanten: ongeveer 1-2 minuten
• Voor 1000 klanten: ongeveer 5-10 minuten
• Handmatig zou uren kosten!

Samenvatting

Verrekenen doe je om tegoeden en betalingen af te trekken van openstaande facturen:

• Automatisch verrekenen: Voor veel klanten tegelijk, via Facturen → Per debiteur → Verrekenen, kies filters en klik Toepassen
• Handmatig verrekenen: Voor losse klanten, via Facturen → Openstaand, klik op betaling en koppel aan factuur
• Waarom belangrijk: Voorkomt dat klanten te veel betalen bij SEPA automatische incasso
• Wanneer doen: Altijd vóór je een SEPA-betalingsrun maakt, bijvoorbeeld elke vrijdag of de dag ervoor