Zahlungen und Gutschriften verrechnen

Einleitung: Was bedeutet Verrechnen?

Verrechnen bedeutet, dass du Zahlungen, die Kunden geleistet haben, oder Gutschriften (Rückerstattungen), die sie erhalten haben, von ihren offenen Rechnungen abziehst. Zum Beispiel: Ein Kunde hat 100 Euro Guthaben und muss noch 150 Euro bezahlen. Nach der Verrechnung muss der Kunde nur noch 50 Euro bezahlen.

Warum muss man verrechnen?

Du möchtest verrechnen, weil:

• Kunden nicht zu viel über automatische Lastschrift (SEPA) bezahlen
• Du zuerst Guthaben und Gutschriften abziehst, bevor du Geld einziehst
• Du verhinderst, dass Kunden doppelt bezahlen
• Es fair ist: Wenn ein Kunde Guthaben hat, muss dieses verwendet werden
• Deine Verwaltung ordentlich und korrekt bleibt

Wichtig: Mache dies immer bevor du einen SEPA-Zahlungslauf erstellst!

Wie verrechnest du Zahlungen und Gutschriften?

Es gibt zwei Methoden: automatisch (für viele Kunden gleichzeitig) oder manuell (pro Kunde). Wähle die Methode, die am besten zu deiner Situation passt.

Methode 1: Automatisch verrechnen (für viele Kunden gleichzeitig)

Verwende diese Methode, wenn du für viele Kunden gleichzeitig verrechnen möchtest. Das ist schneller als alles manuell zu machen.

Schritt 1: Zum Verrechnungsmenü

1. Gehe zu „Rechnungen"
2. Klicke auf „(Zahlungen) Pro Debitor"
3. Klicke auf „Verrechnen"

Schritt 2: Filter einstellen

Verwaltung wählen:

1. Wähle bei „Verwaltung" welche Verwaltung du verrechnen möchtest
2. Dies ist normalerweise die Hauptverwaltung deines Unternehmens

Kunden filtern (optional): Du kannst wählen, nur bestimmte Kunden zu verrechnen:

• Debitorkategorie: Zum Beispiel nur „reguläre Kunden" oder „Großhandelskunden"
• Bestimmte Debitoren: Wähle bestimmte Kunden, wenn du nicht alle verrechnen möchtest
• Nichts eingeben: Wenn du alle Kunden verrechnen möchtest

Schritt 3: Zu verrechnende Gutschriften einstellen

1. Wähle bei „Zu verrechnende Gutschriften" eventuell die Arten von Zahlungen, mit denen du verrechnen möchtest
2. Beispiele:
   • Barzahlungen
   • Banküberweisungen
   • Gutschriften (Rückerstattungen)
3. Lasse leer, wenn du alle Arten verrechnen möchtest

Schritt 4: Rechnungen zur Verrechnung auswählen

1. Wähle bei „Gutschriften / Zahlungen verrechnen mit" welche Rechnungen du verrechnen möchtest
2. Beispiele:
   • Rechnungen mit Zahlungsmerkmal „SEPA B2B" (geschäftliche Lastschrift)
   • Rechnungen mit Zahlungsmerkmal „SEPA Core" (private Lastschrift)
   • Alle offenen Rechnungen
3. Dies sind die Rechnungen, von denen die Guthaben abgezogen werden

Schritt 5: Verrechnung durchführen

1. Überprüfe, ob alle Einstellungen korrekt sind
2. Klicke auf „Anwenden"
3. Das System verrechnet jetzt automatisch alle Zahlungen und Gutschriften
4. Warte, bis der Vorgang abgeschlossen ist (dies kann bei vielen Kunden etwas dauern)

Fertig! Alle Zahlungen und Gutschriften sind jetzt mit den offenen Rechnungen verrechnet.

Methode 2: Manuell verrechnen (pro Kunde)

Verwende diese Methode, wenn du nur wenige Kunden hast oder genau kontrollieren möchtest, was verrechnet wird.

Schritt 1: Zu offenen Zahlungen

1. Gehe zu „Rechnungen"
2. Klicke auf „(Zahlungen) Offen"
3. Du siehst jetzt eine Liste aller Zahlungen, die noch verrechnet werden müssen

Was siehst du in dieser Liste?

• Zahlungen, die Kunden geleistet haben, aber noch nicht Rechnungen zugewiesen wurden
• Gutschriften (Rückerstattungen), die noch nicht verwendet wurden
• Den Betrag, der noch verrechnet werden muss

Schritt 2: Eine Zahlung verrechnen

1. Klicke auf eine Zahlung in der Liste
2. Du siehst jetzt die Details dieser Zahlung
3. Du siehst auch eine Liste offener Rechnungen dieses Kunden

Schritt 3: Rechnung auswählen

1. Klicke auf die Rechnung, mit der du die Zahlung verrechnen möchtest
2. Das System zieht nun den Betrag der Zahlung von der Rechnung ab
3. Die Zahlung ist jetzt verarbeitet

Schritt 4: Wiederholen Wiederhole Schritt 2 und 3 für alle Zahlungen, die du verrechnen möchtest, bis du fertig bist.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Automatisch verrechnen für SEPA

• Situation: Du möchtest nächste Woche eine SEPA-Lastschrift durchführen
• Aktion:
  1. Gehe zu Verrechnen
  2. Wähle „SEPA Core" bei den zu verrechnenden Rechnungen
  3. Klicke auf Anwenden
• Ergebnis: Alle Guthaben sind verrechnet, Kunden zahlen jetzt den korrekten Betrag

Beispiel 2: Manuell verrechnen für einen Kunden

• Situation: Kunde Jansen hat 50 Euro bezahlt und hat eine offene Rechnung von 150 Euro
• Aktion:
  1. Gehe zu Offen
  2. Klicke auf die Zahlung von 50 Euro von Jansen
  3. Klicke auf die Rechnung von 150 Euro
• Ergebnis: Jansen hat noch 100 Euro offen statt 150 Euro

Beispiel 3: Gutschrift verrechnen

• Situation: Kunde Pietersen hat eine Gutschrift von 30 Euro (Rückerstattung) und eine offene Rechnung von 200 Euro
• Aktion:
  1. Automatische Verrechnung durchführen
  2. Oder manuell: Gutschrift mit der Rechnung verknüpfen
• Ergebnis: Pietersen muss nur noch 170 Euro bezahlen

Wichtige Tipps

Tipp 1: Immer vor SEPA verrechnen

• Mache dies mindestens einen Tag vor dem SEPA-Lauf
• So verhinderst du, dass Kunden zu viel bezahlen
• Kunden freuen sich, wenn sie sehen, dass ihr Guthaben verwendet wurde

Tipp 2: Ergebnis überprüfen

• Schaue nach der Verrechnung, ob alles stimmt
• Überprüfe ein paar Kunden manuell
• Sind die Beträge korrekt reduziert?

Tipp 3: Automatisch für große Gruppen verwenden

• Hast du mehr als 10 Kunden? Verwende automatische Verrechnung
• Das spart viel Zeit
• Es macht weniger Fehler als alles manuell zu machen

Tipp 4: Manuell für Sonderfälle verwenden

• Zweifelst du bei einem Kunden? Mache es manuell
• Möchtest du genau sehen, was passiert? Wähle manuell
• Sondervereinbarungen mit einem Kunden? Manuell gibt mehr Kontrolle

Tipp 5: Mache es zur Routine

• Verrechne zum Beispiel jeden Freitag
• Oder immer am Tag vor deinem SEPA-Lauf
• So vergisst du es nie und alles bleibt ordentlich

Häufig gestellte Fragen

Frage: Was wenn ich vor einem SEPA-Lauf vergesse zu verrechnen?

• Kunden zahlen dann zu viel
• Du musst das Geld später zurücküberweisen
• Das gibt zusätzliche Arbeit und unzufriedene Kunden

Frage: Kann ich Verrechnung rückgängig machen?

• Ja, aber das muss manuell geschehen
• Es ist besser, es auf Anhieb richtig zu machen
• Überprüfe daher immer, bevor du auf Anwenden klickst

Frage: Wie lange dauert automatisches Verrechnen?

• Für 100 Kunden: etwa 1-2 Minuten
• Für 1000 Kunden: etwa 5-10 Minuten
• Manuell würde Stunden dauern!

Zusammenfassung

Verrechnen machst du, um Guthaben und Zahlungen von offenen Rechnungen abzuziehen:

• Automatisch verrechnen: Für viele Kunden gleichzeitig, über Rechnungen → Pro Debitor → Verrechnen, Filter wählen und auf Anwenden klicken
• Manuell verrechnen: Für einzelne Kunden, über Rechnungen → Offen, auf Zahlung klicken und mit Rechnung verknüpfen
• Warum wichtig: Verhindert, dass Kunden zu viel bei SEPA-Lastschrift bezahlen
• Wann machen: Immer vor einem SEPA-Zahlungslauf, zum Beispiel jeden Freitag oder am Tag davor