Hoe maak je een contactpersoon aan in Easyflor?

Wat is een contactpersoon?

Een contactpersoon is iemand bij een klant (debiteur) naar wie je e-mails kunt sturen. Dit kan bijvoorbeeld de inkoper zijn, de financieel medewerker, of de eigenaar van het bedrijf.

Waarom heb je contactpersonen nodig?

• Je kunt geen e-mails versturen naar klanten zonder contactpersoon
• Elke klant heeft minimaal één contactpersoon nodig
• Je kunt per klant meerdere contactpersonen aanmaken (bijvoorbeeld één voor facturen en één voor bestellingen)
• Webshop-accounts worden aangemaakt per contactpersoon, niet per klant
• Je kunt instellen welke e-mails elke contactpersoon ontvangt (facturen, bestelbevestigingen, of beide)

Wanneer heb je meerdere contactpersonen nodig?

Voorbeelden:

• Contactpersoon 1: De inkoper die bestelbevestigingen wil ontvangen
• Contactpersoon 2: De boekhouder die alleen facturen wil ontvangen
• Contactpersoon 3: De eigenaar die alles wil ontvangen

Hoe maak je een contactpersoon aan?

Stap 1: Ga naar de debiteur

1. Klik op "Organisatie"
2. Klik op "Algemeen"
3. Klik op "Debiteuren"
4. Selecteer de klant (debiteur) waar je een contactpersoon voor wilt aanmaken

Stap 2: Maak een nieuwe contactpersoon aan

1. Klik op "Contact"
2. Klik op "Contactpersonen"
3. Klik op "+Nieuw"

Stap 3: Vul de gegevens in

Verplicht veld:

• Achternaam: Dit is het enige veld dat je MOET invullen
  • Heb je geen specifieke persoon? Vul dan bijvoorbeeld "Algemeen" of "Financiële administratie" in

Optionele velden:

• Voornaam
• E-mailadres (belangrijk voor het versturen van e-mails!)
• Telefoonnummer
• Andere contactgegevens

Stap 4: Stel in wat deze contactpersoon mag ontvangen

Dit is een belangrijke instelling! Scroll naar beneden in het menu naar "Standaard voor".

Hier kun je kiezen wat deze contactpersoon automatisch ontvangt:

Opties:

• Bestelbevestiging: Deze persoon ontvangt bevestigingen van bestellingen
• Factuur: Deze persoon ontvangt facturen
• Bestelbevestiging EN Factuur: Deze persoon ontvangt beide
• Niets aanvinken: Deze persoon ontvangt geen automatische e-mails

Voorbeelden:

• De inkoper → Vink aan: "Bestelbevestiging"
• De boekhouder → Vink aan: "Factuur"
• De eigenaar → Vink aan: "Bestelbevestiging" EN "Factuur"
• Een contactpersoon die alleen belt → Vink niets aan

Stap 5: Sla op

Klik op "Opslaan" om de contactpersoon aan te maken.

Belangrijke tips

Tip 1: Altijd minimaal één contactpersoon

Elke debiteur moet minimaal één contactpersoon hebben, anders kun je geen e-mails versturen!

Tip 2: Gebruik duidelijke namen

Als je geen specifieke persoon hebt, gebruik dan namen zoals:

• "Algemeen"
• "Financiële administratie"
• "Inkoopafdeling"
• "Receptie"

Tip 3: Meerdere e-mailadressen mogelijk

Je kunt meerdere contactpersonen aanmaken met verschillende e-mailadressen. Zo kunnen meerdere mensen dezelfde informatie ontvangen.

Tip 4: Webshop-accounts

Wil je dat een klant kan inloggen op de webshop? Dan moet je voor die specifieke contactpersoon een webshop-account aanmaken (niet voor de hele debiteur).

Samenvatting: Snelle checklist

Voor elke contactpersoon:

• Achternaam ingevuld (verplicht)
• E-mailadres toegevoegd (als je e-mails wilt versturen)
• "Standaard voor" ingesteld (bestelbevestiging, factuur, of beide)
• Contactpersoon opgeslagen

Onthoud:

• Elke debiteur heeft minimaal 1 contactpersoon nodig
• Je kunt meerdere contactpersonen per debiteur aanmaken
• Webshop-accounts zijn per contactpersoon, niet per debiteur
• De instelling "Standaard voor" bepaalt welke e-mails worden verstuurd