Hoe stel je zetel- en plaatnummers in voor EKT-berichten in Easyflor?

Wat zijn zetel- en plaatnummers?

Zetel- en plaatnummers zijn unieke nummers die je aan verschillende inkopers van één klant kunt geven. Als een klant meerdere mensen heeft die inkopen, krijgt elke inkoper zijn eigen nummer. Zo weet je altijd wie wat heeft besteld via EKT (Elektronische Klok Transactie).

Waarom gebruik je zetel- en plaatnummers?

Het probleem:

• Een klant heeft meerdere inkopers (bijvoorbeeld Inkoper A, B en C)
• Alle inkopers bestellen via hetzelfde bedrijf
• Je wilt weten welke inkoper welke bestelling heeft gedaan
• EKT-berichten moeten naar de juiste persoon gaan

De oplossing:

• Elke inkoper krijgt zijn eigen unieke zetel- en/of plaatnummer
• In de EKT-berichten zie je direct wie de inkoper is
• Je kunt bestellingen automatisch doorverdelen naar de juiste persoon
• Alles blijft overzichtelijk en georganiseerd

Praktijkvoorbeeld:

BEDRIJF: Bloemenhandel De Roos
    ↓
INKOPER A → Zetelnummer 3001
INKOPER B → Zetelnummer 3002
INKOPER C → Zetelnummer 3003

Nu kun je zien:

• Bestelling met nummer 3001 = van Inkoper A
• Bestelling met nummer 3002 = van Inkoper B
• Bestelling met nummer 3003 = van Inkoper C

---

Wat is het verschil tussen zetel- en plaatnummer?

Zetelnummer:

• Een uniek nummer voor een inkoper binnen een bedrijf
• Bijvoorbeeld: 3001, 3002, 3003

Plaatnummer:

• Ook een uniek nummer voor een inkoper
• Werkt hetzelfde als een zetelnummer
• Welk nummer je gebruikt, hangt af van je leverancier

Belangrijk: Elk leverancier werkt anders! Sommige gebruiken zetelnummers, andere plaatnummers, en sommige beide. Vraag dit altijd na bij je leverancier!

---

Welke nummers moet je gebruiken?

Algemene richtlijnen:

Meestal start je met deze nummers:

• 1000-reeks: Voor interne plaatnummers (voor jezelf)
  • Bijvoorbeeld: 1001, 1002, 1003
• 3000-reeks: Voor plaatnummers van klanten
  • Bijvoorbeeld: 3001, 3002, 3003

Let op: Dit zijn richtlijnen! Check altijd bij je leverancier welke nummers je moet gebruiken.

Nummers moeten overeenkomen!

De nummers in Easyflor moeten exact hetzelfde zijn als de nummers bij je leverancier!

Voorbeeld:

BIJ JE LEVERANCIER:
Inkoper A = Plaatnummer 3001

IN EASYFLOR:
Inkoper A = Plaatnummer 3001 (exact hetzelfde!)

FloraHolland:

Bij FloraHolland kun je via hun portaal veel informatie vinden over zetel- en plaatnummers. Check daar welke nummers je moet gebruiken!

---

Hoe stel je zetel- en plaatnummers in?

Stap 1: Ga naar de debiteur

1. Klik op "Organisatie"
2. Klik op "Debiteuren"
3. Selecteer de klant (debiteur) die meerdere inkopers heeft

Stap 2: Ga naar EKT-adressen

1. Klik op "EKT adressen"
2. Selecteer de contactpersoon (inkoper) voor wie je een nummer wilt instellen

Stap 3: Vul het EKT-mailadres in

• Voor Easyflor-klanten is dit altijd: <klantomgevingnaam>@easyflor.eu

Voorbeeld:

• Als de klantomgeving "bloemenhandel" heet
• Dan is het EKT-mailadres: bloemenhandel@easyflor.eu

Stap 4: Vul het zetel- en/of plaatnummer in

• Vul een uniek Zetelnummer in (bijvoorbeeld: 3001)
• En/of vul een uniek Plaatnummer in (bijvoorbeeld: 3001)
• Gebruik nummers zoals je leverancier aangeeft

Stap 5: Herhaal voor elke inkoper

1. Ga terug naar "EKT adressen"
2. Selecteer de volgende contactpersoon (inkoper)
3. Vul hetzelfde EKT-mailadres in
4. Vul een nieuw uniek zetel-/plaatnummer in (bijvoorbeeld: 3002)
5. Herhaal totdat alle inkopers een eigen nummer hebben

Belangrijk: Gebruik altijd hetzelfde EKT-mailadres voor alle inkopers van één klant!

---

Automatische doorverdeling instellen

Wat is doorverdeling?

Nadat je zetel- en plaatnummers hebt ingesteld, moet je aan de ontvangerzijde (bij de klant) doorverdeling aanzetten. Zo worden bestellingen automatisch naar de juiste inkoper gestuurd.

Hoe doe je dit?

Zie de aparte handleiding: Automatisch doorverdelen instellen

---

Compleet voorbeeld

Situatie:

Bloemenhandel De Roos heeft 3 inkopers:

• Inkoper Jan
• Inkoper Marie
• Inkoper Piet

Stap 1: Check bij je leverancier

• Vraag welke nummers je moet gebruiken
• Leverancier zegt: gebruik 3001, 3002, 3003

Stap 2: Stel in voor Inkoper Jan

1. Ga naar Organisatie → Debiteuren → "Bloemenhandel De Roos"
2. Klik op EKT adressen → Selecteer contactpersoon "Jan"
3. EKT-mailadres: bloemenhandelderoos@easyflor.eu
4. Zetelnummer: 3001
5. Opslaan

Stap 3: Stel in voor Inkoper Marie

1. Ga naar EKT adressen → Selecteer contactpersoon "Marie"
2. EKT-mailadres: bloemenhandelderoos@easyflor.eu (hetzelfde!)
3. Zetelnummer: 3002
4. Opslaan

Stap 4: Stel in voor Inkoper Piet

1. Ga naar EKT adressen → Selecteer contactpersoon "Piet"
2. EKT-mailadres: bloemenhandelderoos@easyflor.eu (hetzelfde!)
3. Zetelnummer: 3003
4. Opslaan

Resultaat:

Jan bestelt   → EKT met nummer 3001 → Automatisch naar Jan
Marie bestelt → EKT met nummer 3002 → Automatisch naar Marie
Piet bestelt  → EKT met nummer 3003 → Automatisch naar Piet

---

Belangrijke tips

Tip 1: Check altijd bij je leverancier

• Elke leverancier werkt anders
• Vraag welke nummers je moet gebruiken
• Vraag of je zetel- of plaatnummers moet gebruiken (of beide)

Tip 2: Gebruik consequente nummering

• Kies een systeem en blijf erbij
• Bijvoorbeeld: 3001, 3002, 3003, 3004, etc.
• Niet door elkaar: 3001, 3005, 3012, 3002

Tip 3: Hetzelfde EKT-mailadres

• Alle inkopers van één klant gebruiken hetzelfde EKT-mailadres
• Alleen het zetel-/plaatnummer is anders

Tip 4: Noteer de nummers!

• Schrijf op welke inkoper welk nummer heeft
• Zo raak je niet de controle kwijt
• Bijvoorbeeld in een Excel-bestand of notitie

Tip 5: Test het!

• Laat een inkoper een testbestelling doen
• Controleer of het EKT-bericht de juiste nummers heeft
• Zo weet je zeker dat alles werkt

Tip 6: FloraHolland portaal

• Werk je met FloraHolland? Check hun portaal
• Daar vind je veel informatie over zetel- en plaatnummers
• Je kunt daar ook nummers aanmaken en beheren

---

Veelgemaakte fouten

Fout 1: Nummers komen niet overeen

• Easyflor zegt: 3001
• Leverancier zegt: 3005
• Gevolg: EKT-berichten komen niet aan!
• Oplossing: Zorg dat de nummers exact hetzelfde zijn

Fout 2: Verschillende EKT-mailadressen gebruikt

• Inkoper A: mailadres1@easyflor.eu
• Inkoper B: mailadres2@easyflor.eu
• Gevolg: Verwarring en berichten komen niet aan
• Oplossing: Gebruik altijd hetzelfde mailadres per klant

Fout 3: Nummers vergeten in te vullen

• Contactpersoon aangemaakt, maar geen nummer ingevuld
• Gevolg: Geen unieke identificatie mogelijk
• Oplossing: Controleer altijd of het nummer is ingevuld

Fout 4: Doorverdeling niet aangezet

• Nummers zijn ingesteld, maar doorverdeling staat uit
• Gevolg: Bestellingen komen niet automatisch bij de juiste inkoper
• Oplossing: Zet doorverdeling aan bij de ontvanger

---

Samenvatting: Snelle checklist

Voorbereiding:

• Check bij je leverancier welke nummers je moet gebruiken
• Check of je zetel-, plaat-, of beide nummers nodig hebt
• Maak een lijst van alle inkopers die een nummer nodig hebben

Per inkoper instellen:

• Organisatie → Debiteuren → Selecteer klant
• EKT adressen → Selecteer contactpersoon (inkoper)
• Vul EKT-mailadres in: <klantomgevingnaam>@easyflor.eu
• Vul uniek Zetelnummer en/of Plaatnummer in
• Opslaan
• Herhaal voor elke inkoper (gebruik telkens hetzelfde EKT-mailadres!)

Na het instellen:

• Zet doorverdeling aan bij de ontvanger (zie aparte handleiding)
• Test met een proefbestelling
• Controleer of EKT-berichten de juiste nummers hebben
• Noteer welke inkoper welk nummer heeft

Nu kan elke inkoper zijn eigen bestellingen plaatsen met een uniek nummer! 📋