Hoe koppel je specifieke debiteuren aan een werknemer in Easyflor?

Wat is debiteuren koppelen aan werknemers?

Soms wil je dat een werknemer alleen bepaalde klanten (debiteuren) kan zien in het systeem, en niet alle klanten. Door debiteuren te koppelen aan een werknemer, beperk je welke klanten deze persoon kan bekijken en bewerken.

Waarom zou je dit willen?

• Privacy: Niet iedereen hoeft alle klanten te zien
• Overzicht: Een werknemer ziet alleen zijn of haar eigen klanten
• Duidelijkheid: Elke werknemer werkt met zijn eigen klantenlijst
• Verantwoordelijkheid: Je kunt werknemers verantwoordelijk maken voor specifieke klanten
• Veiligheid: Gevoelige klantinformatie blijft beperkt tot de juiste personen

Voorbeelden wanneer je dit gebruikt:

Voorbeeld 1: Accountmanagers

• Accountmanager A bedient klanten uit Noord-Holland
• Accountmanager B bedient klanten uit Zuid-Holland
• Beide zien alleen hun eigen klanten

Voorbeeld 2: Stagiair

• Een stagiair mag alleen een paar test-klanten zien
• Niet de echte klanten van het bedrijf

Voorbeeld 3: Externe medewerker

• Een externe medewerker werkt tijdelijk mee
• Deze persoon mag alleen de klanten zien waarmee hij/zij werkt

Hoe koppel je debiteuren aan een werknemer?

Stap 1: Ga naar werknemers

1. Klik op de tegel "Organisatie"
2. Klik op "Werknemers"

Stap 2: Selecteer de werknemer

• Klik op de werknemer aan wie je klanten wilt koppelen

Stap 3: Ga naar debiteuren

• Klik op "Debiteuren" (in het menu van de werknemer)

Stap 4: Voeg debiteuren toe

1. Klik op "+Nieuw"
2. Klik op elke debiteur (klant) die je wilt koppelen
3. Herhaal dit totdat alle gewenste debiteuren gekoppeld zijn
4. Klaar!

Wat gebeurt er na het koppelen?

Voor de werknemer:

• De werknemer ziet alleen de gekoppelde debiteuren
• Alle andere klanten zijn onzichtbaar voor deze persoon
• Dit geldt in alle onderdelen van Easyflor (bestellingen, facturen, etc.)

Voor beheerders:

• Beheerders kunnen nog steeds alle klanten zien
• Je kunt de koppelingen later aanpassen of verwijderen

Extra tips

Tip 1: Controleer de koppelingen regelmatig

• Werkt een medewerker met nieuwe klanten? Voeg deze toe!
• Werkt een medewerker niet meer met bepaalde klanten? Verwijder de koppeling

Tip 2: Meerdere werknemers, dezelfde klant

• Je kunt dezelfde klant aan meerdere werknemers koppelen
• Bijvoorbeeld: zowel de accountmanager als de backoffice zien deze klant

Tip 3: Geen koppelingen = alle klanten

• Als je geen debiteuren koppelt aan een werknemer, ziet deze persoon alle klanten
• Koppel dus alleen als je echt wilt beperken!

Tip 4: Test het altijd

• Laat de werknemer inloggen en controleren of hij/zij de juiste klanten ziet
• Zo voorkom je verwarring

Samenvatting: Snelle stappen

1. Organisatie → Werknemers
2. Selecteer de werknemer
3. Klik op Debiteuren
4. Klik op +Nieuw
5. Selecteer alle gewenste debiteuren
6. Klaar!

Nu ziet de werknemer alleen de gekoppelde klanten in het systeem!