Hoe maak je een inkoop-debiteur aan in Easyflor?

Wat is een inkoop-debiteur?

Een inkoop-debiteur is een speciale "nep-klant" in het systeem die je gebruikt om producten in te kopen en direct in je voorraad te zetten. Het is eigenlijk geen echte klant, maar een trucje om inkoop via het bestellingensysteem te laten lopen.

Waarom gebruik je een inkoop-debiteur?

• Makkelijk inkopen: Je kunt via het normale bestellingensysteem inkopen
• Automatisch naar voorraad: Producten komen direct in je voorraad te staan
• Overzicht: Je ziet alle inkopen op één plek
• Voor specifieke locaties: Je kunt per locatie een inkoop-debiteur maken
• Geen extra systemen: Je gebruikt gewoon de bestaande tools in Easyflor

Wanneer gebruik je dit?

Voorbeelden:

• Je wilt bloemen inkopen voor locatie Amsterdam → Maak "Amsterdam Inkoop"
• Je wilt extra voorraad bestellen voor locatie Rotterdam → Maak "Rotterdam Inkoop"
• Je koopt producten in die niet via de normale inkoopkanalen komen

Deel 1: Inkoop-debiteur instellen

Stap 1: Maak een nieuwe debiteur aan

1. Klik op de tegel "Organisatie"
2. Klik op "Debiteuren"
3. Klik op "+Nieuw"

Stap 2: Vul de basisgegevens in

• Vul de gegevens in zoals je normaal een debiteur aanmaakt
• Administratie: Selecteer "Weggooi"
  • Dit is een speciale administratie voor dit soort "nep-debiteuren"
• Naam van de debiteur: Gebruik de naam van de locatie + het woord "Inkoop"

Voorbeelden van namen:

• "Amsterdam Inkoop"
• "Rotterdam Inkoop"
• "Magazijn Inkoop"
• "Locatie 1 Inkoop"

Stap 3: Sla de debiteur op

Klik op "Opslaan"

Stap 4: Stel de verkooplocatie in

1. Selecteer de debiteur die je net hebt aangemaakt
2. Klik op "Configuratie"
3. Klik op "Verdeling"
4. Onder "Doorverkopen": selecteer de locatie waarin de ingekochte producten moeten komen
   • Dit is de locatie waar de voorraad naartoe moet
5. Klik op "Toepassen"

Voorbeeld:

• Je maakt "Amsterdam Inkoop" → Selecteer locatie "Amsterdam"
• Alle producten die je "bestelt" komen nu in de voorraad van Amsterdam

Deel 2: Inkoop-debiteur gebruiken

Wanneer gebruik je dit?

Elke keer als je producten wilt inkopen en direct in je voorraad wilt zetten.

Stap 1: Ga naar bestellingen

1. Klik op de tegel "Bestellingen"
2. Selecteer de inkoop-debiteur die je hebt aangemaakt (bijvoorbeeld "Amsterdam Inkoop")

Stap 2: Kies de juiste dag

• Kies de dag voor de dag van vandaag
  • Dit betekent meestal "gisteren" of een dag eerder

Waarom? Zo komt het product direct beschikbaar in je voorraad.

Stap 3: Selecteer je inkooplijst

Optie A: Je hebt al een inkooplijstgroep

1. Klik op "Bestellingen"
2. Klik op "+Lijstgroepen"
3. Selecteer je inkooplijstgroep
4. Ga verder naar stap 4

Optie B: Je hebt nog geen inkooplijstgroep

1. Klik op "Naar Lijsten"
2. Selecteer de inkooplijst
3. Ga verder naar stap 4

Stap 4: Selecteer en bestel het product

1. Zoek het product dat je wilt inkopen
2. Vul de gewenste hoeveelheid in
3. Vul eventuele andere gegevens in (zoals prijs)
4. Klik op "Toepassen"

Stap 5: Klaar!

Het product staat nu in je voorraad op de gekozen locatie! 🎉

Visueel overzicht van het proces

STAP 1: Maak inkoop-debiteur
         ↓
STAP 2: Koppel aan locatie (bijvoorbeeld "Amsterdam")
         ↓
STAP 3: Maak een "bestelling" via deze inkoop-debiteur
         ↓
STAP 4: Product komt automatisch in voorraad van Amsterdam

Belangrijke tips

Tip 1: Gebruik duidelijke namen

• Noem de inkoop-debiteur altijd: [Locatienaam] Inkoop
• Zo weet je meteen waarvoor deze debiteur is

Tip 2: Eén inkoop-debiteur per locatie

• Maak voor elke locatie een aparte inkoop-debiteur
• Zo blijft alles overzichtelijk

Tip 3: Administratie "Weggooi"

• Gebruik altijd de administratie "Weggooi" voor inkoop-debiteuren
• Dit voorkomt dat deze "nep-klanten" tussen je echte klanten staan

Tip 4: Controleer de voorraad

• Controleer na het "bestellen" altijd of het product in de juiste voorraad staat
• Zo weet je zeker dat alles goed is gegaan

Tip 5: Let op de dag!

• Kies altijd een dag voor vandaag
• Anders komt het product niet meteen beschikbaar

Veelgemaakte fouten

Fout 1: Verkeerde administratie gekozen

• Gebruik altijd "Weggooi" als administratie
• Niet je normale administratie!

Fout 2: Verkeerde locatie gekoppeld

• Controleer goed bij "Doorverkopen" of je de juiste locatie hebt geselecteerd
• Product komt anders op de verkeerde plek!

Fout 3: Dag verkeerd gekozen

• Kies een dag voor vandaag (meestal gisteren)
• Anders is het product niet direct beschikbaar

Fout 4: Onduidelijke naam

• Noem niet gewoon "Inkoop", maar "Amsterdam Inkoop"
• Anders weet je later niet meer voor welke locatie het is

Samenvatting: Snelle checklist

Instellen (doe je één keer):

• Organisatie → Debiteuren → +Nieuw
• Administratie: Weggooi
• Naam: [Locatie] Inkoop (bijvoorbeeld "Amsterdam Inkoop")
• Opslaan
• Configuratie → Verdeling → Doorverkopen: selecteer locatie
• Toepassen

Gebruiken (doe je elke keer bij inkoop):

• Bestellingen → Selecteer inkoop-debiteur
• Kies dag voor vandaag
• Bestellingen → +Lijstgroepen (of Naar Lijsten)
• Selecteer inkooplijst
• Selecteer product en vul in
• Toepassen
• Controleer of product in voorraad staat!

Nu kun je makkelijk inkopen via Easyflor! 📦