Wie gibt man Zahlungen in Easyflor ein?

Was sind Zahlungen in Easyflor?

Zahlungen sind die Beträge, die Kunden für ihre Rechnungen überweisen. In Easyflor können Sie diese Zahlungen auf verschiedene Arten eingeben und mit den richtigen Rechnungen verknüpfen, damit Ihre Verwaltung immer aktuell ist.

Warum muss man Zahlungen eingeben?

• Um zu verfolgen, welche Rechnungen bezahlt sind
• Für eine aktuelle Übersicht der offenen Beträge
• Um die Finanzverwaltung vollständig zu halten
• Für das Abgleichen von Kontoauszügen mit Rechnungen

Methode 1: Rechnungszahlung direkt hinzufügen (am einfachsten!)

Diese Methode verwenden Sie, wenn Sie genau wissen, für welche Rechnung die Zahlung ist.

Schritt 1: Gehen Sie zu offenen Zahlungen

1. Klicken Sie auf die Kachel "Rechnung"
2. Klicken Sie auf "Offen" unter Zahlungen

Schritt 2: Starten Sie eine neue Rechnungszahlung

• Klicken Sie oben auf "+ Rechnungszahlung"

Schritt 3: Wählen Sie den Kunden

• Wählen Sie den Debitor, der bezahlt hat
• Das System zeigt automatisch alle offenen Rechnungen dieses Kunden

Schritt 4: Wählen Sie die Rechnung/Rechnungen

• Wählen Sie die Rechnung, die bezahlt wurde
• Tipp: Sie können mehrere Rechnungen gleichzeitig auswählen, wenn der Kunde verschiedene Rechnungen auf einmal bezahlt hat
• Klicken Sie auf "Anwenden"

Schritt 5: Füllen Sie die Zahlungsdaten aus

Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Sie Folgendes eingeben:

• Zahlungsmethode: Wählen Sie, wie der Kunde bezahlt hat (Bank, Bar, etc.)
• Betrag: Dieser wird automatisch mit dem Rechnungsbetrag ausgefüllt
  • Sie können diesen Betrag anpassen, wenn der Kunde einen anderen Betrag bezahlt hat
  • Achtung: Bei mehreren Rechnungen wird der Betrag automatisch von alt nach neu verteilt
• Sonstige Daten: Diese sind optional (wie Referenznummer, Bemerkungen)

Schritt 6: Speichern Sie die Zahlung

• Klicken Sie auf "Speichern"
• Die Zahlung ist jetzt der/den ausgewählten Rechnung(en) hinzugefügt

Methode 2: Einzelne Zahlung hinzufügen (flexibel)

Diese Methode verwenden Sie, wenn Sie eine Zahlung erhalten haben, aber noch nicht genau wissen, mit welcher Rechnung Sie sie verknüpfen möchten.

Schritt 1: Gehen Sie zu Zahlungen pro Debitor

1. Klicken Sie auf "Rechnungen"
2. Klicken Sie auf "Pro Debitor" unter Zahlungen

Schritt 2: Wählen Sie den Kunden

• Wählen Sie den Debitor, von dem die Zahlung eingegangen ist

Schritt 3: Fügen Sie die Zahlung hinzu

1. Klicken Sie auf "Allgemein Zahlung hinzufügen"
2. Füllen Sie folgende Daten aus:
   • Zahlungsmethode: Wie hat der Kunde bezahlt?
   • Betrag: Der erhaltene Betrag
3. Klicken Sie auf "Anwenden"

Schritt 4: Mit Rechnungen verknüpfen (optional)

Nach dem Klicken auf "Anwenden":

• Die Zahlungsspalte wechselt automatisch zur Rechnungsspalte
• Alle offenen Rechnungen des Kunden werden angezeigt
• Sie können die Zahlung direkt über die offenen Rechnungen verteilen
• Sie können dies auch später tun, wenn Sie möchten

Was passiert mit Restbeträgen?

Gut zu wissen:

• Wenn nach dem Verteilen noch Geld übrig ist, merkt sich Easyflor diesen Restbetrag
• Diese offenen Zahlungen bleiben in der Übersicht sichtbar
• Sie können sie später noch mit neuen Rechnungen verknüpfen

Wo finden Sie alle Zahlungen?

Für eine vollständige Übersicht aller eingegebenen Zahlungen:

• Gehen Sie zur Kachel "Listen"
• Klicken Sie auf "Zahlungsliste"
• Hier sehen Sie alle verarbeiteten und unverarbeiteten Zahlungen

Welche Methode sollten Sie wählen?

Verwenden Sie Methode 1 (Rechnungszahlung) wenn:

• Sie genau wissen, für welche Rechnung die Zahlung ist
• Der Kunde die Rechnungsnummer angegeben hat
• Sie eine spezifische Rechnung abbuchen möchten

Verwenden Sie Methode 2 (Einzelne Zahlung) wenn:

• Sie eine Vorauszahlung erhalten haben
• Der Betrag über mehrere Rechnungen verteilt werden muss
• Sie die Zahlung zuerst eingeben und später verknüpfen möchten
• Es einen Restbetrag gibt, den Sie für zukünftige Rechnungen aufbewahren möchten

Zusätzliche Hilfe benötigt? Kontaktieren Sie Ihren Berater, wenn Sie Fragen zum Eingeben von Zahlungen haben.